CRM-System an ERP-Software gekoppelt

ERP-System für Lufttechnikspezialist

Um die eigene Organisation zu verbessern führte die Nestro Lufttechnik GmbH im Jahr 2008 eine ERP-Software ein, die zunächst stark angepasst wurde – ein Fehler, der gerade korrigiert wird. Zudem wird die Software SmartCRM mit der neuen ERP-Lösung Microsoft Dynamics Nav, die sich im ERP-Software-Vergleich u.a. gegen SAP durchsetzen konnte, gekoppelt.

  • Lutz Peter Engert, Geschäftsführer der Nestro Lufttechnik GmbH

  • „2008 fiel die Entscheidung, sich nach einem neuen ERP-System umzuschauen. Klar war damals, dass wir mit unserem bestehenden CRM-System weiterarbeiten wollten, weil sich darin ja bereits ein gewachsener Datenbestand befand“, berichtet Lutz Peter Engert.

  • Über spezielle Terminals steuern die Mitarbeiter von Nestro Lufttechnik verschiedene Produktionsprozesse am Haupt-standort Schkölen in Thüringen.

  • Mit der Herstellung von Absaug-, Filter-, Oberflächen- und Heiztechnik sowie kompletter Entsorgungslösungen besitzt der Mittelständler ein breites Produktspektrum.

Im thüringischen Schkölen produziert Nestro Anlagen verschiedener Größen für den Abtransport schwebender Materialien, z.B. Holzspäne oder Lackpartikel. Folglich gehören Unternehmen der Papier- und Holzindustrie, Tischlereien und Möbelproduzenten ebenso zum Kundenkreis wie Lackierereien, Yacht- und Bootsbauer oder auch die C. Bechstein AG, deren Klaviere nur dann die angestrebte, absolut glatte Oberfläche aufweisen, wenn die Luft in den Lackierkabinen von jeglichen störenden Substanzen befreit wurde. Hinzu kommt der Bereich Entsorgungstechnik, wo vor allem für große Müllentsorger Anlagen konstruiert werden, die verschiedene Materialien voneinander trennen, und als relativ neues Betätigungsfeld der Bau von Strohheizungen und Biomasseanlagen.

Ähnlich vielseitig wie das Produktportfolio ist das Aufgabenfeld von Geschäftsführer Lutz Peter Engert, der seit 2011 für reibungslose Abläufe bei Nestro  sorgen soll. Dass die IT in diesem Zusammenhang eine gewichtige Rolle spielt, lässt sich allein daran ablesen, dass neben der konsequenten Rückführung des ERP-Systems in den Standard die Themen CAD, Sharepoint und Mobilität auf der Liste stehen. Wir wollten mehr erfahren.

ITM: Herr Engert, wie viele Mitarbeiter beschäftigt Nestro?
Lutz Peter Engert:
Aktuell 178 Mitarbeiter, davon ca. 25 im Vertrieb sowie 60 in der Verwaltung, der Projektausarbeitung, im Servicebereich und im konstruktiven Steuerungsbau. Die übrigen Mitarbeiter arbeiten in der Fertigung und in der Arbeitsvorbereitung.

ITM Produzieren Sie ausschließlich in Hainchen/Schkölen in Thüringen?
Engert:
Ja, die Produktion erfolgt mittlerweile ausschließlich in Thüringen. Unser ursprünglicher Standort im hessischen Röllbach dient noch als Vertriebsbüro, Handlager und Servicestation. Am Standort Olesno in Polen produziert unser Schwesterunternehmen Ventilatoren, welche wir vorrangig in unseren Anlagen verbauen.

ITM: Wie ist Ihr Vertrieb aufgestellt?
Engert:
Wir vertreiben unsere Produkte über ein duales Vertriebsnetz aus Händlern und Mitarbeitern weltweit und verfügen in Europa in fast jedem Land über kompetente Ansprechpartner. Dabei unterstützen uns juristisch eigenständige Schwesterfirmen in Polen und Ungarn, mit denen wir gemeinsam Projekte standortunabhängig auf unserem  ERP-System bearbeiten und die jeweiligen  Leistungen  verrechnen.

Innerhalb unseres Vertriebsteams haben wir Experten für die jeweiligen Produktsegmente, Branchen oder Länder.

ITM: Welche Märkte sehen Sie als Ihre Wachstumsregionen und wie wirkt sich die jeweilige Konjunktur auf Ihr Geschäft aus?
Engert:
Nachdem wir im Vorjahr in Westeuropa sehr gute Zahlen liefern konnten, zog in diesem Jahr insbesondere der osteuropäische Markt über unsere Vorstellungen hinaus an. Aber auch in vielen anderen Regionen der Welt etwa, wo es darum geht, Material ökologisch und ressourcenschonend zu verwerten sind wir im Gespräch.

Was konjunkturelle Schwankungen anbelangt, merken wir als Komponentenhersteller für große Absaug- und Filteranlagen dies mit einem Verzug von ein bis zwei Jahren.  Wenn etwa die Hersteller großer  holzverarbeitender Maschinen die Auftragsbücher voll haben, haben wir die Chance unsere Produkte anschließend zu platzieren.

ITM: Gibt es bestimmte Branchen, die stärker in Ihren Fokus rücken?
Engert:
In der Verarbeitung qualitativ hochwertiger Küchen und Möbel gibt es einen Trend hin zu schnellen, kleinen Einheiten. Hohe Qualität bedeutet auch immer, dass der Span- und Staubabtransport funktionieren und die Luft sauber sein muss. Diese beiden wesentlichen Anforderungen existieren auch im Yacht- und Bootsbau, wo edle Materialien mit Holz verarbeitet werden. Dort sind wir als Komponentenlieferant immer dabei.

Der Bereich der Verbrennung biogener Stoffe wie zum Beispiel Stroh ist derzeit ein von uns stark beachtetes Geschäftsfeld, weil wir hier immer mehr Anfragen, vor allem aus dem Ausland, erhalten.

ITM: Würden Sie sich eher als Einzel- oder als Serienfertiger bezeichnen?
Engert:
Das hängt ganz vom Produkt ab: In Filterhäusern gibt es eine Reihe von Standardbauteilen. Allerdings sind die betroffenen Losgrößen zu gering, als dass wir uns als Serienfertiger sähen. Vielmehr fertigen wir in der Mehrzahl individuell.

Wenn wir Filterhäuser, große Filteranlagen oder Silos bauen, versuchen wir, das Grundprogramm zu standardisieren. Wir stellen dabei aber fest, dass wir aufgrund der spezifischen Kundenanforderungen immer wieder Veränderungen berücksichtigen müssen, die dazu führen, dass wir eben kein Standardprodukt fertigen können und eine hohe Varianz der Bauteile im System abbilden müssen. Dies hat seine Ursache unter anderem in den baulichen Gegebenheiten vor Ort. Es ist selten, dass wir hier Einfluss nehmen können, denn neben den baulichen Aspekten sind immer auch die jeweilige Produktion sowie die individuellen Produktionsabläufe (Maschinenstandorte) entscheidend.

ITM: Welche Rolle spielt allgemein der ökologische Aspekt bei der Nachrüstung von Produktionsstätten mit Filter- und Absauganlagen?
Engert:
Wärmerückgewinnung und Energieeffizienz werden immer wichtiger: Man saugt warme Luft aus einer Produktionsstätte ab, reinigt sie und führt sie später sauber und richtig verteilt in die Halle zurück anstatt sie wie früher ungesäubert mit hohem Energiegehalt in die Umwelt  zurück zu blasen. Die optimale Anlagensteuerung mittels speicherbarer Programmierung und die Verwendung energieeffizienter Komponenten rückt dabei immer weiter in den Fokus.

ITM: Sie können also durch Innovation in diesen Bereichen punkten?
Engert:
Absolut. Wir sind zudem stark kundengetrieben und nehmen Ideen und Anforderungen sofort auf. Manche Entwicklungen, von denen wir glauben, dass sie öfter funktionieren könnten, bringen wir zur Serienreife. Innovationsthemen werden dabei immer wichtiger, sodass unsere Vertriebsmitarbeiter zunehmend als Projektanten gefordert sind.

ITM: Solange die Vertriebler immer von diesen Neuerungen und Entwicklungen wissen?
Engert:
Die Frage, wie wir Projektwissen weltweit verfügbar machen, ist in der Tat interessant. Im Moment geschieht dies noch über die direkte Kommunikation. Zusätzlich pflegen die einzelnen Vertriebler ihre eigenen Systeme, wobei die Projekte immer unter dem zugehörigen Kunden gespeichert werden.

Um einen noch besseren Austausch zu gewährleisten, arbeiten wir derzeit  an einer Sharepoint-Lösung, um beispielsweise FAQs allen Kollegen zur Verfügung zu stellen. Dies geschieht auch vor dem Hintergrund, dass in unseren Teams derzeit altersbedingt ein Umbruch stattfindet. Wir müssen versuchen, das Know-how, das sich unsere Mitarbeiter in 30 Jahren Welterfahrung angeeignet haben, im Unternehmen zu halten.

ITM: Inwieweit binden Sie CRM-Werkzeuge ein?
Engert:
Seit zehn Jahren legen wir alle Daten kundenspezifisch in unserem CRM-System ab. Die Herausforderung bestand nun darin, ein seit zehn Jahren gepflegtes CRM-System, das auch offline funktionieren muss, weil in Nowosibirsk eben keine Internetanbindung vorhanden ist, später mit dem ERP-System zu synchronisieren.

ITM: Das CRM-System stammt also nicht von Ihrem ERP-Lieferanten?
Engert:
Nein. Unsere Software SmartCRM basiert auf einer klassischen SQL-Datenbank, in der alle kundenrelevanten Informationen vom Erstkontakt bis zum Projektabschluss abgelegt werden: Telefonate, E-Mails, Angebote, Projektbeschreibungen, Serviceabfragen und Mahnungen.

Die CRM-Software ist gekoppelt mit unserem neuen ERP-System Microsoft Dynamics NAV. Sobald aus dem Angebot ein Auftrag wird, werden alle bis dahin gespeicherten auftragsrelevanten Daten überspielt, sodass wir einen Auftrag im ERP System generieren können. Somit vermeiden wir fehlerhafte Doppeleingaben und können die Daten direkt weiterverarbeiten. Dies geschieht auch im ERP-System mehrsprachig.

ITM: Wie lange dauert es durchschnittlich von der Auftragserteilung bis zur Lieferung?
Engert:
Kleinere Aufträge bis 15.000 Euro versuchen wir zwischen einem und 14 Tagen abzuwickeln, bei größeren peilen wir vier bis sechs Wochen an. Die Fertigung selbst ist dabei eher unproblematisch. Schwierigkeiten können sich hingegen bei Zulieferteilen oder auch beim Kunden ergeben, weil unsere Anlagen z.B. auf gegossenen Fundamenten stehen müssen, die nicht immer fertig sind.

Wir haben es leider manchmal auch mit Bränden zu tun: Wenn es brennt, dann in den Filterhäusern. In diesen Fällen benötigen die Kunden schnellen Ersatz, am besten innerhalb einer Woche, was wir in der Regel durch optimal abgestimmte Prozesse schaffen.

ITM: Sie haben jetzt Dynamics NAV im Einsatz, was hatten Sie zuvor im Einsatz?
Engert:
Vorher hatten wir das Warenwirtschaftssystem eines kleinen Softwareentwicklungsbüros im Einsatz, das seine Lösung sehr individuell auf uns zugeschnitten hatte. Der Chef dieses Entwicklungsbüros wurde später unser IT-Leiter. Das System hatte den Nachteil, dass es keine Auftragssteuerung, keine Auftragsfertigung und keine Projektbearbeitung abbilden konnte, sondern allein die Warenwirtschaft und ein wenig Fibu. Eine Anbindung an das CRM-System war ebenfalls nicht möglich. Insgesamt wurde die Software auch den Anforderungen der Handelsgesetzgebung nicht mehr gerecht.

2008 fiel dann die Entscheidung, sich nach einem neuen ERP-System umzuschauen. Klar war damals, dass wir mit unserem bestehenden CRM-System weiterarbeiten wollten, weil sich darin ja bereits ein über Jahre gewachsener Datenbestand befand. Wir suchten nach einer Lösung, mit der wir die komplette Fertigung der nächsten Jahre abbilden konnten. Drei Anbieter waren in der engeren Wahl: Proalpha, SAP und der Microsoft-Partner Cosmo Consult mit einer Dynamics NAV-Lösung.

ITM: Was sprach für Microsoft?
Engert:
Wir entschieden uns für Navision, weil uns SAP einfach zu groß und zu schwerfällig erschien für einen kleineren Mittelständler wie uns mit 25 bis 30 Millionen Umsatz und weniger als 200 Mitarbeitern.

Proalpha war von der Funktionalität her nicht schlecht, verlor aber letztlich, weil Cosmo Consult die besseren Verkäufer hatte. Cosmo Consult verstand es, die Vorzüge seines Produkts derart herauszustreichen, dass alle Beteiligten hier im Hause am nächsten Tag Microsoft Dynamics Nav  haben wollten.

ITM: Sie waren bei der Entscheidung noch nicht im Unternehmen. Hätten Sie anders entschieden?
Engert:
So wie das System heute läuft, hätte ich nicht anders entschieden. Jedoch begingen wir anfangs einen schwerwiegenden Fehler. Wir kauften Cosmo eine Programmierlizenz ab, mit der man in die Tiefen des Systems vordringen kann. Diese Lizenz hat man uns in guter Absicht verkauft, weil wir ja einen IT-Leiter hatten, der früher sogar unser gesamtes System programmiert hatte. Letztlich hat uns dieser Kauf aber über mehrere Jahre viel Zeit, Geld und Nerven gekostet.

ITM: Weil damit die Möglichkeit gegeben war, sich vom Standard zu entfernen?
Engert:
Ganz genau. Der Standard beruht auf Erfahrung, Marktkenntnis und hat viele Testphasen durchlaufen, weswegen wir heute eher schauen, welche Lösung der Standard bietet. Früher hingegen wollten wir individuelle Anpassungen, die der Anbieter zwar für nicht zielführend hielt, sie uns aber dennoch verkauft hat – weil wir es wollten.

ITM: Haben Sie die Anpassungen wieder „rückgebaut“?
Engert:
Im Grunde kann man es so sagen. Als ich 2011 als kaufmännischer Geschäftsführer ins Unternehmen eintrat, traf unser Inhaber Paulus Nettelnstroth die Aussage, man habe für eine große Summe ein ERP-System gekauft, das seinen Zweck nicht erfülle. Tatsächlich gab es anfänglich eine Reihe von Auseinandersetzungen und Schuldzuweisungen zwischen uns und unserem ERP-Dienstleister.

ITM: Diese Konfliktpunkte konnten jedoch ausgeräumt werden?
Engert:
Bei der Ergründung der Ursachen mussten wir feststellen, dass innerhalb unseres Systems mittlerweile Auswüchse zu finden waren, für die Dienstleister nichts konnte. Aufgrund der Individualprogrammierung konnten wir beispielsweise ohne Verbuchung eines Wareneingangs Ware ausliefern. Die Ursache dafür war ein vielleicht verständliches, aber allzu pragmatisches Handeln im Versand. Als ich dafür plädierte, die Strukturen grundlegend zu verändern und die Individualprogrammierung ad acta zu legen, stieß ich auf wenig Verständnis. Heute jedoch laufen die Prozesse auch in den Augen der damals betroffenen Mitarbeiter besser und effizienter.

ITM: Lag die Motivation des ehemaligen IT-Leiters vielleicht auch darin, den Mitarbeitern durch gewisse Zusatzprogrammierung den Umstieg zu erleichtern?
Engert:
Die Aufgabe der IT-Abteilung besteht in meinen Augen darin, Dienstleister für die Mitarbeiter zu sein. Sie müssen jederzeit perfekt arbeiten können. Meine Vermutung ist die, dass der klassische Dienstleistungsgedanke, die Anforderungen zu erfüllen, dazu geführt hat, dass die IT zum Wünscheerfüller mutierte. Die Komplexität, die daraus resultierte, konnte in einem kleinen Team gar nicht mehr überblickt werden.

ITM: Muss ein ERP-Dienstleister an solch einer Stelle nicht auch einmal eingreifen und bremsen?
Engert:
Das habe ich zunächst auch gedacht, bis mir unser Dienstleister dokumentieren konnte, von diesen Anpassungen vehement abgeraten zu haben. Ich verstehe auf der anderen Seite aber auch, dass der Lieferant irgendwann einwilligt, weil es ja ein Geschäft für ihn bedeutet.

Fakt ist, dass wir im Zuge dieser Umstrukturierung und Rückabwicklung einsahen, dass wir keinen Vollprogrammierer mehr brauchten, denn für diese Art der Programmierung haben wir einen Dienstleister. Lieber zahlen wie heute einen höheren Stundensatz an den Dienstleister und erhalten dafür die fundierte Meinung von vier oder fünf Programmierern, als das das Vielfache an Kosten entsteht, wenn man es falsch angeht.

ITM: Büßt man bei der Orientierung an den Standard aber nicht auch seine Individualität ein?
Engert:
Der Fertigungsstandard ist hinsichtlich der Prozessdurchführung auf Effektivität getrimmt. Die Frage ist: In welcher Reihenfolge erfolgen die Arbeitsschritte und wie lassen sich welche Sequenzen im System abbilden?

Im ERP-System wird innerhalb der Projektbearbeitung das Projekt bis auf die Ebene des Konstruktions- und Fertigungsauftrags spezifiziert. Dieser Fertigungsauftrag geht innerhalb des ERP-Systems an die Arbeitsvorbereitung, wo im Anschluss der Werker über die Stückliste und den Arbeitsplan den Auftrag erhält, was konkret zu welchem Zeitpunkt zu tun ist. Dieser Informationstransfer ist immer gleich, er ist Standard – man kann die Information auf einer Karteikarte ebenso bereitstellen wie über das ERP-System holen. Wichtig ist nur die Entscheidung, welches System das führende ist.

Insgesamt haben wir vier Datenquellen: Das ERP-, das CRM- und das CAD-System sowie zusätzlich unsere bis zur effektiven Nutzung des ERP-Systems genutzte file-basierte Datenspeicherung. Es existieren also drei SQL-Datenbanken und eine file-basierte Ablage.

ITM: Wie bringen Sie diese Systeme zusammen?
Engert:
Das lässt sich in meinen Augen nur mit Sharepoint zufriedenstellend lösen, woran wir gerade intensiv arbeiten. Die Sharepoint-Lösung, die innerhalb Dynamics NAV bereits existiert, – Dokumente lassen sich zum Beispiel an eine Debitorenkarte oder einen Vorgang anfügen – bestätigt uns darin, dass der Aufwand, den wir in diese Entwicklung investiert haben, nicht verloren ist. Gleiches gilt für unser SmartCRM und auch die filebasiert abgelegten Daten, weil wir sie mit Sharepoint auslesen können.

ITM: Welches ist denn das führende System? Wo haben Sie Ihr Konstruktionssystem eingeordnet?
Engert:
Auch im Konstruktionssystem wurde bis dato filebasiert abgespeichert, weil bislang ein PDM-System fehlte. Diese PDM-Lösung wird es nach der just vonstatten gehenden Umstellung von Solid Edge auf die 3D Anwendung von AutoDesk Inventor 2014 geben. Dann werden auch hier die Daten SQL-basiert abspeichert.

Noch nicht einig sind wir uns, ob wir dieses PDM-System führend aus dem Konstruktionssystem oder aus dem ERP-System bedienen. Normalerweise müssten wir das ERP-System wählen. Aber: Im Produktionsprozess liegt die Konstruktion vor der Fertigung, so dass der Konstrukteur zwangsläufig der Mitarbeiter ist, der den Vorgang definiert. Die Kaufleute wollen das ERP-System vorne sehen, die Konstrukteure verständlicherweise das CAD-System.

Wichtig ist dabei unser eigener Organisationsprozess, der Freigaben und Versionierung definiert. Wir müssen nun einen Weg finden, die Daten aus dem Konstruktionssystem automatisch ins ERP-System zu transportieren. Die Krux ist, dass wir die Stücklisten nicht bis zur 10. oder 15. Ebene manuell ins System übertragen können. Diese Fehlerquelle hatten wir ja bisher und wollen die in Zukunft vermeiden.

ITM: Die Umstellung auf 3D ist eine weitere Baustelle in kurzer Zeit?
Engert:
Das stimmt, letztlich haben wir aber nicht die Zeit, alles Schritt für Schritt um zu setzen. Dafür ist der Markt viel zu schnelllebig. Ein Beispiel: Wenn ich heute über eine Konstruktion in 3D rede, komme ich ganz schnell zu einem Angebotswesen in 3D und der künftigen Produktpräsentation beim Kunden?

Wenn man sieht, dass heute jeder zweite Verkäufer mit einem Tablet beim Kunden unterwegs ist und animierte Bilder von seinen Anlagen zeigt, wäre es natürlich auch für uns schön, wenn wir eine Lackierkabine animiert vorzeigen könnten.

ITM: Glauben Sie, dass diese Art der Präsentation lediglich hübsches Beiwerk ist?
Engert:
Nein, das ist die Zukunft. Wir haben heute schon große, global agierende Konzernkunden, die uns ihre kompletten Fabrikhallen – ganze Industriegebiete – in 3D zur Verfügung stellen und als Dateien überspielen. Darin können wir unsere Anlagen perfekt planen. Somit wird unsere Kalkulation extrem präzise, denn wir kennen die Gegebenheiten vor Ort.

Mit der 3D-Vorgabe des Kunden und unserer 3D-Konstruktion schaffen wir es, unsere Anlagen auch in optimal eingerichteten Werkhallen bestmöglich zu integrieren. Das wäre mit Zollstock und Millimeterpapier kaum zu bewerkstelligen.

ITM: Tablets benötigen, um effizient zu sein, jederzeit eine Online-Anbindung?
Engert:
In der Tat. Wir tun ja immer so, als seien wir schon weltweit vernetzt. Wir haben es aber in der Holz- oder der Entsorgungsindustrie mit Branchen zu tun, die in infrastrukturell kaum erschlossenen Regionen aktiv sind. Wir müssen also Wege finden, auch ohne Netz zu arbeiten.

Gerade im Angebotswesen muss der Mitarbeiter im Kundengespräch prüfen können, ob er ein Geschäft mit einem Kunden machen kann und welche Zahlungsmodalitäten infragekommen. Folglich brauchen wir immer Systeme, die über Datentransfer die Informationen auf das Endgerät des Mitarbeiters überspielen. Im Moment geben wir den Mitarbeitern alle Dokumente ausgedruckt mit.

ITM: Wie regeln Sie die Offline-Konnektivität?
Engert:
Applikationen, die auf den Mitarbeiter bezogen sind, werden lokal auf sein Endgerät geladen und wo immer möglich, findet eine Synchronisation mit seinen Daten statt – und zwar nur die Daten des jeweiligen Mitarbeiters mit seinem System. Und sollte einmal eine Information nicht rechtzeitig abgeglichen sein, gibt es ja immer noch das Telefon.

ITM: Würde sich bei Ihrer Systemlandschaft mit Navision und Sharepoint nicht Windows als mobile Plattform anbieten?
Engert:
Diese Diskussion haben wir dieser Tage erst geführt. Bislang nutzte unser Außendienst Blackberrys. Hauptargument für die Einführung war seinerzeit die Datenkompression, dank der die Telefonkosten insbesondere bei Auslandseinsätzen niedrig gehalten werden konnten. Diese Datenkompression bietet Blackberry jedoch nicht mehr an. Somit ist es nur noch eine Frage der Sicherheit und der Datenqualität. Und als geschlossenes System halte ich iOS für ein sicheres System. Das ist bei Android anders. Jeder, der sich ein bisschen damit auskennt, kann sich darin austoben.

Just heute morgen hatte indes unser Inhaber ein Microsoft Surface Pro 2 bei sich und wollte es eingerichtet haben. Perspektivisch wäre dies meiner Meinung nach auch eine gute Wahl. Denn wir befänden uns in unserer gewohnten Systemumgebung und hätten alle unsere Anwendungen zur Verfügung. Also werden wir diese Option tatsächlich prüfen und die Entwicklung weiter beobachten. Wenn Windows eine Bedienoberfläche bietet, die die Einfachheit von Tablets mit den Möglichkeiten eines vollwertigen Betriebssystems kombiniert, würden wir sofort aktiv.

ITM: Was ist denn Ihr mittelfristiges Ziel in Sachen Mobilität?
Engert:
Wir müssen bei der Inbetriebnahme und im Servicefall soweit kommen, dass wir mit einem mobilen Endgerät die aktuellsten Daten und Serviceaufträge in Echtzeit beim Kunden einsehen und abarbeiten können. Unser Kunde muss einen Serviceauftrag direkt auf dem Tablet unterschreiben können. Denn je schneller die Informationen ins ERP-System übertragen werden, desto eher verfügen wir über alle auftragsrelevanten Informationen und können unsere Leistung abrechnen.  Das schont unsere Liquidität. Deshalb sind wir an schnellen Kommunikationswegen interessiert. Dabei rückt die Frage nach der Kompatibilität mit unserem System in den Fokus. Für Sharepoint und Citrix gibt es jeweils Möglichkeiten, die immer nicht ganz perfekt sind, aber es gibt sie.

ITM: Sicherheit dürfte auch ein Thema sein?
Engert:
Ja, wobei es meines Erachtens in vielen Angriffen gar nicht darum geht, Daten zu stehlen, als vielmehr darum, zu schädigen. Nestro ist kein so großes Unternehmen, das es sein Know-how vor den Angriffen der Wettbewerber übermäßig schützen müsste. Wir sind aber groß genug für jemanden, der einfach nur schädigen will.

ITM: Ist vor diesem Hintergrund die sagenumwobene Cloud ein Thema?
Engert:
In Teilbereichen. Vor anderthalb Jahren haben wir unsere Kommunikation in die Cloud verlagert. Unseren Exchange-Server betreibt jetzt ein Dienstleister der Telekom. Das haben wir im Grunde deshalb getan, weil wir mit unseren zwei Mitarbeitern in der IT Abteilung nicht in der Lage sind, der rasanten technologischen Entwicklung – auch in puncto Sicherheit – zu folgen. Das Ergebnis: Ich habe noch in keinem Unternehmen so wenig mit Spam zu tun gehabt wie hier, weil der Dienstleister hochprofessionell arbeitet.

Wir sind mit unseren Aufgaben und Zielen ausreichend beschäftigt, wir können nicht noch Tiefenprüfungen durchführen, Blacklists durchforsten und Programme sperren. Vielmehr kann sich die IT auf die wesentlichen Dinge hier im Hause konzentrieren, beispielsweise die Standardisierung der Hardware. Wir kaufen heute nicht mehr nach Preis, sondern schauen auf Kompatibilität und Vereinheitlichung.

ITM: Sie sagten, Sie sähen sich nicht als Angriffsziel von Wirtschaftsspionage. Kann man sich in Zeiten des NSA-Skandals da so sicher sein?
Engert:
Natürlich diskutieren wir diese Punkte und fragen uns, was für unbeteiligte Dritte stehlenswert wäre. Kundendaten? Preisfindung und Preisgestaltung? Sicher sind wir an dieser Stelle sensibel, auf der anderen Seite müssen wir resignierend feststellen, dass wir technisch und finanziell nicht in der Lage sind, solch hohe Sicherheitsbarrieren aufzubauen, die einem professionellen, staatlichen Nachrichtendienst Paroli bieten könnten.

Hier stellt sich für mich eher die Frage, bis zu welchem Grad die Politik Einfluss auf die internationale Datenschutzgesetzgebung nehmen kann? Ab wann und wie hat man personenbezogene Daten zu verarbeiten, ab wann braucht man einen Datenschutzbeauftragten? Viele Sachverhalte sind ungeklärt und lassen uns gar keine andere Wahl, als auf die Expertise eines externen Datenjuristen zurückzugreifen.

Das Thema ist extrem komplex, wobei man auch sagen muss, dass wir im Zuge der NSA-Affäre über die hohe Kunst der Datenspionage sprechen. Die kleine Kunst der Datenspionage fängt mit dem USB-Stick an...

ITM: Heute stellen viele ihre Daten auch ganz freiwillig zur Verfügung. Unternehmen aber eher weniger, oder?
Engert:
Das stimmt, allerdings haben unsere Mitarbeiter lernen müssen, dass sie ihre Fehler in der Firma nicht über Facebook öffentlich machen sollten. Erwachsene Menschen muss man in ihrem Mitteilungsbedürfnis scheinbar beschneiden und die Möglichkeiten der Kommunikation einschränken. Auch für uns eine neue Herausforderung, denn, mit jeder  Freiheit die man dem einzelnen lässt erhöhe ich das Sicherheitsrelevante Risiko. Es muss deshalb gewisse Grenzen geben, die die Mitarbeiter akzeptieren müssen.

ITM: Zurück zum Thema ERP: Wie sieht es nach der Rückabwicklung auf den Standard mit der Releasefähigkeit und Releasewechseln aus?
Engert:
Wir haben bislang noch keinen Releasewechsel durchführen müssen und arbeiten mit der Version 2009. Dabei stehen wir vor einer grundsätzlichen Entscheidung: Obwohl das System bereits seit fünf Jahren bei uns im Einsatz ist, arbeiten wir erst seit zwei Jahren erfolgreich mit ihm. Somit konnten wir die Investition auch erst zwei Jahre voll auskosten.

Wir tun uns folgerichtig schwer damit, den Releasewechsel auf den rollenbasierten Client durchzuführen. Der bietet sicher viel zusätzliche Funktionalität, wir würden aber nicht nur die Software an sich ändern, sondern die Benutzeroberfläche aller Mitarbeiter und damit ihre Arbeitsweise. Unsere Projektkauffrauen und -ingenieure geben Projektdaten derzeit fast intuitiv und ohne hinzuschauen ein. Sie wissen, in welche Zeile welche Information gehört. Bei einer Umstellung würden wir erhebliche Performance-Einbußen erleiden, die wir im Moment nicht gewillt sind, hinzunehmen.

ITM: In welcher Projektgrößenordnung würden Sie einen solchen Releasewechsel einordnen?
Engert:
Das wäre ein sehr umfangreiches Vorhaben, so dass wir in der Tat darüber nachdenken, ein oder zwei Releases auszulassen. Wir wissen, dass es für uns aufgrund der vorgenommenen Individualisierung und trotz des Rückbaus weit mehr als ein Releasewechsel wäre. Es ist in meinen Augen besser, das System einfach weitere fünf Jahre zu nutzen, bevor wir komplett neueinsteigen und von Beginn an konsequent im Standard bleiben.

ITM: Lieber eine komplette Neuinstallation als ein Releasewechsel?
Engert:
Ja, und selbst Microsofts Fünfjahreszyklus ist im Grunde zu kurz. Denn man braucht ein Jahr, um das System einzuführen und richtig ans Laufen zu bringen. Selbst bei exzellenter Projektvorbereitung, mit exzellentem Lastenheft und guter Betreuung durch den IT-Dienstleister entstehen in solch einem Projekt Kosten von mehreren hunderttausend Euro. Klar ist, dass neben den Kosten für die Software und deren Einführung auch bei der Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter Einbußen zu erwarten sind, die letztlich Geld kosten.

Insofern versuchen wir, die Stärken unseres ERP-Systems, wie es sie im derzeitigen Stadium endlich für uns gibt, über einen längeren Zeitraum zu nutzen. Zugleich eruieren wir, wo wir noch effektiver werden können und stellen fest, dass das System im Standard Funktionalitäten bietet, mit denen wir bisher noch nicht gearbeitet haben, die uns aber weiter Vorteile bringen. Wir befinden uns im Feintuning.

ITM: Wie sehen Sie Ihre IT in fünf Jahren grundsätzlich aufgestellt? Könnten Sie sich einen externen Betrieb vorstellen?
Engert:
Wenn wir für eine neue Hardware-Infrastruktur erheblich Geld in die Hand nehmen müssten, würde ich wahrscheinlich ein Mietmodell dem Kauf vorziehen.  Weil ich auch hier wieder merke, dass wir mit unserer kleinen IT-Truppe gar nicht in Lage sind, die rasante Marktentwicklung immer im Blick zu behalten.

Wir haben sieben Terabyte aktiven Datenspeicher, den wir über ein RAID-System spiegeln. Wir betreiben eine Citrix-Serverfarm mit ca. 20 virtuellen Servern – damit sind wir mehr als ausgelastet. Wir können das System zwar betreuen, können es aber nicht weiterentwickeln. Dafür sind wir auf einen Partner angewiesen, der uns entsprechende Impulse gibt.

Im Mittelstand gab es vor zehn, fünfzehn Jahren einmal die Welle, die gesamte Wertschöpfungskette selbst abzubilden. Heute gilt: Mach’ was Du kannst und mache es richtig. Alles andere kaufe hinzu. Denn was nutzt es, wenn man an einem Zukaufteil drei Prozent verdient, der eigene Aufwand jedoch fünf Prozent beträgt?

ITM: Wie sollte der Austausch mit dem IT-Dienstleister laufen?
Engert:
Zunächst müssen wir als Anwender unsere Anforderungen möglichst klar formulieren, woraufhin der Dienstleister ebenso klar sagen muss, ob er sie umsetzen kann oder nicht. Wir müssen uns die Zeit nehmen, deutlich zu machen, was wir meinen. Und das tun wir leider nicht immer, was auch die Beziehung zum Software-Lieferanten schwierig macht.

ITM: Sie kamen ins Unternehmen und haben Abläufe hinterfragt. Wie fällt Ihr Fazit bis dato aus?
Engert:
Bei jedem Veränderungsprozess ist zu beobachten, dass nach einem kurzfristigen Performancegewinn ein Einbruch erfolgt. Danach verbessert sich das System dann stetig. Diesen Zyklus haben wir hier auch durchlebt. Man sollte nur nicht nach den ersten Misserfolgen anfangen zu zweifeln, sondern muss durchhalten, wenn man davon überzeugt ist, dass es der richtige Weg ist.

Dass das ERP-System nun funktioniert, ist die größte Bestätigung dafür, dass es richtig war, nicht mehr daran herumzubasteln. Es ist wichtig, mit Fachleuten wie unserem Dienstleister im Vorhinein zu diskutieren, um daraufhin eine fundierte Lösung für das Unternehmen zu finden, als es jedem einzelnen rechtmachen zu wollen. Kurzfristig schön endet mittelfristig meist in der Katastrophe.



Lutz Peter Engert

  • Alter: 49
  • Familienstand: verheiratet
  • Beruflicher Werdegang: Dipl. Wirtschaftsingenieur (FH), 2008- 2011 kaufmännischer Leiter einer Aktiengesellschaft, 2003 – 2008 verschiedene Funktionen (Business Consultant, später Vertriebsleiter) bei einem Automobikonzern, 1996-2003 Geschäftsführer einer Autohaus-Gruppe
  • Derzeitige Position: seit 09/2011 Geschäftsführer der Nestro Lufttechnik GmbH
  • Hobbys: Badminton, Alpin Ski




Die Nestro Lufttechnik GmbH...
...entwickelt Gesamtlösungen für die Absaug- und Filtertechnik in der Industrie, im Holz- und im Lackierhandwerk. Die Produkte und Dienstleistungen zielen auf eine Verbesserung der Arbeitssituation und der Lebensqualität durch die Reduktion von Schadstoffen in der Luft.

  • Mitarbeiter: ca. 180 Mitarbeiter.
  • Gründung: 19.12.1977
  • Produktionsfläche: 9.600 m²
  • Lagerfläche: 5.000 m²
  • Sonstiges: Ca. 7.000 Bestell-/ Kundenvorgänge jährlich

www.nestro.com

 

 

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