Standard oder Individuallösung?

ERP-Umstellung: Die Gretchenfrage

Berichte über spektakulär gescheiterte ERP-Projekte sorgen regelmäßig für Schlagzeilen. Auch im Mittelstand führen ERP-Umstellungen oft zu Problemen. Haribo und Liqui Moly sind nur zwei Beispiele von vielen; hier kam es zu Lieferengpässen, Umsatzeinbußen und Riesenstress für alle Mitarbeiter. Das muss aber nicht sein.

  • Ein stilisiertes Fragezeichen

    Angepasster ERP-Standard oder maßgeschneiderte Individuallösung? Diese Frage umtreibt viele Unternehmer. ((Bildquelle: Getty Images/iStock))

  • Martin Hinrichs, Produktmanager der Ams.Solution AG

    Martin Hinrichs, Produktmanager der Ams.Solution AG, warnt bei Individualentwicklungen vor der „extrem hohen Abhängigkeit von wenigen Wissensträgern, was die Release-Fähigkeit und Weiterentwicklung der Systeme kaum mehr kalkulierbar macht“. ((Bildquelle: Ams.Solution AG))

  • Dirk Bingler, Sprecher der Geschäftsführung bei der GUS Deutschland GmbH

    Dirk Bingler, Sprecher der Geschäftsführung bei der GUS Deutschland GmbH, nennt die Unterstützung aller gängigen und modernen Kommunikationsprotokolle, wie zum Beispiel REST, eine Grundvoraussetzung für ein reibungsloses Zusammenspiel von ERP-Systemen. ((Bildquelle: GUS Deutschland GmbH))

  • Klaus Aschauer, Mitglied des Vorstands beim Microsoft-Partner Cosmo Consult

    Klaus Aschauer, Mitglied des Vorstands beim Microsoft-Partner Cosmo Consult, weist darauf hin, dass heute außer Datenintegration auch eine Prozessintegration notwendig ist. ((Bildquelle: Cosmo Consult))

  • Dr. Veit Wadewitz, geschäftsführender Gesellschafter der ERP-Beratung UBK

    Dr. Veit Wadewitz, geschäftsführender Gesellschafter der ERP-Beratung UBK: „Unterschiedliche ERP-Systeme basieren auf unterschiedlichen Sollprozessen und damit auf völlig verschiedenen Datenmodellen.“ ((Bildquelle: UBK))

  • Jürgen Richter, Inhaber der Erdinger Unternehmensberatung Catalyso

    Jürgen Richter, Inhaber der Erdinger Unternehmensberatung Catalyso: „Je stärker die Verzahnung, desto komplexer die Schnittstellen!“ ((Bildquelle: Catalyso))

„Never change a running system“ lautet eine alte Informatiker-Devise. Dennoch kommt auf Dauer kein Unternehmen um die Modernisierung seines ERP-Systems herum. Sonst türmen sich irgendwann so große „technische Schulden“ auf, dass als Radikalkur nur der Austausch des kompletten ERP-Systems bleibt – statt einer risikoärmeren und meistens auch kostengünstigeren schrittweisen Ergänzung und/oder Überarbeitung der vorhandenen Software. Technische Schulden entstehen, sobald bewusst oder unbewusst falsche oder suboptimale technische Entscheidungen getroffen werden. Die Gefahr ist gerade dann besonders groß, wenn ein ERP-System „super“ läuft. Warum sollte man dann Änderungen vornehmen?

Auf zu neuen Ufern

Werden notwendige Änderungen versäumt, führt das später immer zu Mehraufwand, der Weiterentwicklungen, Erweiterungen und Wartung teurer macht als eigentlich nötig. Zu dem Zeitpunkt der falschen Entscheidung hat man also technische Schulden aufgenommen, die man mit ihren Zinsen irgendwann abbezahlen muss, falls man nicht überschuldet enden will. Diese Schulden zeigen sich z.B. in schlechtem Programmcode mit der Folge von Test- und Wartungsproblemen, fehlender Dokumentation, mangelnder Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeits- und/oder Performance-Problemen sowie in regelmäßig wiederkehrenden Hardware-Engpässen. Das Design der Programmpakete, Subsysteme und Module ist uneinheitlich, komplex und passt nicht mehr mit der geplanten Anwendungsarchitektur zusammen.

Diese technischen Schulden sind durch einfaches Zählen nicht zu erfassen und deshalb auch nur schwer zu vermitteln. Solche Schulden können ERP-Hersteller ebenso auftürmen wie Mittelständler, die ihre Anwendungssysteme selbst entwickelt haben und in Eigenregie – vielleicht gemeinsam mit einem Systemhaus – betreiben. Gut geführte IT-Abteilungen bzw. Softwarehäuser vermeiden tunlichst, dass ihre technischen Schulden ausufern, und investieren deshalb regelmäßig in die Modernisierung, Weiterentwicklung und Ergänzung ihrer ERP-Software.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 7-8/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Allerdings ist selbst dann manchmal ein mehr oder weniger radikaler Schnitt notwendig, wie die Beispiele der Marktführer SAP, Microsoft und Oracle deutlich machen. So entstand bei SAP aus den Anfängen der „Standard-Anwendungs-Programmierung“ in den 1970er Jahren über die Systeme R/2 und später R/3 das 2015 vorgestellte aktuelle System S/4 Hana. Microsoft, erst kurz nach der Jahrtausendwende über die Zukäufe von Axapta/Navision und Greatplains/Solomon Software in den ERP-Markt eingestiegen, hatte danach im Jahr 2003 mit dem Projekt „Green“ die vollständige Neuentwicklung eines ERP-Systems angekündigt, sich aber später wieder umentschieden und alle vier Systeme weiterentwickelt. Heute bietet Microsoft unter dem Dach der ERP-Produktfamilie mit Dynamics 365 deren cloud-basierte Weiterentwicklungen an. Und auch Oracle will seinen durch zahlreiche Firmenkäufer entstandenen Produktzoo zusammenführen und hat zu diesem Zweck die Oracle ERP Cloud lanciert.

Oldtimer haben ausgedient

Vergleichbare Initiativen gibt es auch bei den meisten mittelständischen ERP-Herstellern. Comarch, PSI oder die Gus Group bieten keine „Oldtimer“ aus den 1980er Jahren mehr an, sondern haben längst moderne Nachfolger für die Ära von Cloud Computing, E-Commerce und Mobile Business entwickelt. Diese Entwicklungen der ERP-Hersteller werden natürlich nicht nur davon angetrieben, die technischen Schulden zu tilgen bzw. zu vermeiden. Sie investieren ihre Wartungseinnahmen in die Entwicklung völlig neuer Produkte, die der Kunde dann (nicht immer, aber in der Regel) neu erwerben muss; nur in Ausnahmefällen ist ein Umstieg im Rahmen des Wartungsvertrags möglich. Das sorgt immer wieder für Unmut bei den ERP-Kunden, die vom ERP-Hersteller verlangen, ihre Wartungsgebühren einzig und allein in die Tilgung der technischen Schulden ihrer Anwendungssysteme zu investieren.

Nutzt das Unternehmen selbst entwickelte Software, gibt es diese Problematik nicht. Einzig und allein der IT-Chef entscheidet, wann er technische Schulden aufnimmt und wann und wie er sie tilgt. Gerade Einzel-, Auftrags- und Variantenfertiger nutzen auch heute noch gern individuell programmierte Geschäfts-Software. „Sie setzen insbesondere in ihrem Kerngeschäft auf Individuallösungen“, beobachtet beispielsweise Martin Hinrichs, Produktmanager des ERP-Anbieters Ams.Solution AG, und nennt als typisches Beispiel Expertensysteme in der Angebotskalkulation oder Plantafeln in der Produktionssteuerung.

Hierzu muss man wissen, dass diese Mittelständler in hoch spezialisierten Nischen tätig sind. Oft fallen sie damit durch das Raster der gängigen ERP-Systeme. Vor allem dann, wenn sich die Geschäftslogik dieser Angebote an den Anforderungen der Serienfertigung orientiert. Da dies in neun von zehn Fällen der Fall ist, ist die Chance sehr hoch, dass Einzel-, Auftrags- und Variantenfertiger auf ERP-Systeme stoßen, die ihre dynamischen Geschäftsabläufe allenfalls eingeschränkt abbilden.

Limitation durch personelle Kapazitäten

Mittelständler setzen gerne auf Individual-Software, um einen allzu hohen Anpassungs- und Erweiterungsaufwand zu vermeiden. „Allerdings sinkt die Zahl solcher Unternehmen von Jahr zu Jahr“, weist Hinrichs auf die Limitation durch fehlende Kapazitäten hin. „Fast immer sind es wenige kluge Köpfe, die für die Entwicklung von Individual-Software verantwortlich zeichnen. Und zwar ganz gleich, ob es sich dabei um eigene Leute oder um die Mitarbeiter eines Ingenieurbüros handelt.

Somit besteht eine extrem hohe Abhängigkeit von wenigen Wissensträgern, was die Release-Fähigkeit und Weiterentwicklung der Systeme kaum mehr kalkulierbar macht. Gerade mit Blick auf die exponentiell steigenden Integrationsanforderungen von Industrie-4.0-Anwendungen ist dies eine hoch riskanter Entwicklungspfad.“

Kann ERP-Software überhaupt „Standard“ sein?
Dr. Tim Langenstein, Vorstand Beratung bei dem Essener ERP-Anbieter E.bootis, über den goldenen Mittelweg bei der Frage nach Standard- oder Individual-Software

Zwischen individuellen Unternehmensprozessen und Standard-Software muss kein Widerspruch bestehen. Natürlich spielt die Flexibilität eines ERP-Systems in der Prozessgestaltung eine ebenso große Rolle wie die Tatsache, dass es den Nutzer auch aktiv dabei unterstützt, neue Herausforderungen der kommenden Jahre am Markt erfolgreich zu meistern.

Der Fokus bei einer ERP-Auswahl liegt auf der optimalen und flexiblen Anpassung an die jeweiligen Unternehmens-
prozesse bei gleichzeitiger Sicherung von Kosten- und Zeitvorteilen. Die Frage, die sich stellt, lautet: „Welche der geforderten ERP-Funktionalitäten sind bereits im Standard enthalten und welche müssen gegebenenfalls noch hinzuentwickelt werden?”

Zur Auflösung dieses Zielkonflikts kann individualisierbare Standard-Software beitragen. Diese kombiniert im Bestfall das attraktive Kosten-Nutzen-Verhältnis einer ERP-Standardlösung mit einer hohen Flexibilität und der Abbildung projektindividueller Prozesse. Umfangreiche Möglichkeiten zur Parametrisierung können u.a. die Grundlage schaffen, um auf den Wandel flexibel und leistungsfähig reagieren zu können. Damit lässt sich das Beste aus zwei Welten vereinen: Standardlösungen für Standardprozesse und individuelle Weiterentwicklungen für einzigartige Prozesse.

Wichtig ist hierbei, dass die 100-prozentige Release-
und Wartungsfähigkeit des ERP-Systems trotzdem
im gleichen Maße gewährleistet bleibt. Im Sinne des
Mittelstands sollte darauf geachtet werden, dass ein
Release-Wechsel innerhalb weniger Stunden erledigt
werden kann.

Dazu kommt die Problematik der Integration vorhandener ERP-Systeme in Beschaffungs- oder Supply-Chain-Netze, denn hier ist in der Ära von E-Commerce und Realtime-Computing eine immer engere Verzahnung mit Fremdsystemen von Kunden und/oder Lieferanten gefordert. Warum diese Verzahnung so schwierig ist, weiß Dr. Veit Wadewitz, Geschäftsführender Gesellschafter der ERP-Beratung UBK: „Unterschiedliche ERP-Systeme basieren ja auf unterschiedlichen Sollprozessen und damit auf völlig verschiedenen Datenmodellen. Die Verknüpfung dieser Modelle über eine offene Schnittstelle ist aufgrund der auf der Empfängerseite wegen der Datenintegrität notwendigen Validierungen außerordentlich komplex.“ Dazukommen kann auch eine (teilweise) inkompatible Datenstruktur in Stammdaten und/oder Bewegungsdaten, was die direkte Anbindung von Fremdsystemen (z.B. CRM, WMS, PIM, Online-Shop) erschwert oder gar unmöglich macht.

Vielschichtige Komplexität

Meist sehr vielschichtig ist die Komplexität im Zusammenspiel von ERP-Systemen auch nach Ansicht von Klaus Aschauer. „Zum einen reden wir – speziell im Mittelstand – von Legacy-Systemen, deren programmtechnische Struktur ein reibungsloses Zusammenspiel mit modernen Systemen oft gar nicht ermöglicht“, sagt Aschauer, Mitglied des Vorstands beim Microsoft-Partner Cosmo Consult. „Zum anderen liegt es an unterschiedlichen Datenstrukturen und hoher Prozesskomplexität, die eine tiefergehende Integration verhindern.“

Moderne ERP-Systeme sollte man heute als „Plattform-Technologie“ verstehen. Zu diesen Plattformen zählt Aschauer natürlich auch Microsoft Dynamics 365, über deren Common-Data-Services die Datenstrukturen so standardisiert werden, dass ein Datenaustausch von beispielsweise Stammdaten nicht mehr notwendig ist. Der Grund ist laut Aschauer einfach: ERP-Systeme wie Dynamics 365 Finance & Operations oder Dynamics 365 Business Central, die Dynamics-Customer-Engagement-Systeme für Field Service, Customer-Relationship oder Marketing und auch die Office365-Produkte nutzen allesamt identische Daten.

Allerdings sind das allesamt auch Microsoft-Produkte, wohingegen in der Praxis unterschiedlichste Software-Produkte mit verschiedenen Release-Ständen und Erweiterungen/Anpassungen zum Einsatz kommen – von den Individuallösungen ganz zu schweigen.

Bei der ERP-Anbindung von Fremdsystemen kommt neben unterschiedlichen Datenstrukturen, fehlender Konnektivität und oft sehr proprietären Systemarchitekturen auch die möglichst „nahtlose“ Einbindung der Fremdsysteme in die Prozessabläufe hinzu. „Darum haben wir mit unserem Produktdatenmanagement einen variablen Konnektor für Zeichnungsverwaltung, CAD-Integration, Revisionsmanagement und Änderungsmanagement geschaffen, der eben nicht nur Daten von links nach rechts schiebt, sondern die Prozessebene berücksichtigt und diese optimiert“, erläutert Aschauer. Ein End-to-End-Ansatz im Sinne der ganzheitlichen Beratung und Betreuung der Kunden erfordere heute mehr und mehr Architekturberatung im Sinne des Open-Data-Ansatzes.

Eine weitere Problemzone bei der ERP-Integration sieht Dirk Bingler darin, „dass viele Mittelständler ihre ERP-Systeme lokal in ihrem abgesicherten Unternehmensnetz betreiben. Eine Verbindung zu anderen Geschäftspartnern herzustellen, ist daher aufwendig und birgt immer Sicherheitsrisiken.“ Erschwerend komme hinzu, dass – auch bei ERP-Systemen desselben Herstellers – verschiedene Release- und Customizing-Stände sowie individuelle Anpassungen im Einsatz seien. Für eine Kommunikation zwischen Unternehmen müssten die Daten bzw. Nachrichten dann mithilfe der Standardschnittstellen erst einmal „übersetzt“ werden.

Reibungsloses Zusammenspiel

Bei der ERP-Anbindung von Fremdsystemen kommt nach Ansicht des Sprechers der Geschäftsführung bei der Gus Deutschland GmbH die Vielfalt an CRM-, WMS- und PIM-Systemen oder auch Webshops hinzu, die ungleich größer ist als bei ERP-Anwendungen. „Zudem sind Nachrichtentypen zwischen diesen Systemen noch weniger standardisiert“, so Bingler weiter. Grundvoraussetzung für ein reibungsloses Zusammenspiel an dieser Stelle sei, „dass ein ERP-System alle gängigen und modernen Kommunikationsprotokolle, wie z.B. REST, unterstützt“.
Generell sollten Unternehmen, die neben dem ERP weitere IT-Anwendungen nutzen, klar definieren, welches System für welche Daten das führende ist. Ist eine Artikelbeschreibung also eher im ERP- oder aber im PIM-System hinterlegt? Oder erfasse ich Ansprechpartner bei einem Interessenten führend im CRM- oder im ERP-System?

Jürgen Richter, Inhaber der Erdinger Unternehmensberatung Catalyso, weist an dieser Stelle auch auf die grundsätzliche ERP-Problematik von Unternehmen eines Gruppen- oder Konzernverbunds hin. Werden dort verschiedene Systeme eingesetzt, kommt es darauf an, inwieweit die Unternehmen geschäftlich verzahnt sind und interagieren müssen. Dabei liegt es in der Natur der Sache, dass ERP-Systeme grundsätzlich schon einmal selbst alles andere als einfach sind, so Richter. Sie seien im Gegenteil ziemlich komplex. „Das betrifft sowohl die dahinter liegende Business-Logik als auch die Struktur der Datenmodelle. Unterschiedliche Systeme nutzen völlig unterschiedliche Logiken und Strukturen. Das gilt trotz der Tatsache, dass es am Ende immer um dasselbe geht – Ressourcen und Materialplanung.“

„Je stärker diese Verzahnung ist, desto komplexer werden die Schnittstellen“, warnt ERP-Experte Richter. Denn im Konzernverbund gehe es nicht nur um den Austausch von Finanzdaten zur Planung und Konsolidierung, sondern um den Austausch von mehr oder minder komplex strukturierten Plan- und Transaktionsdaten.“ Dazu können Planabsätze, Lieferpläne, Auftrags-, Produktionsdaten, Liefer-, Rechnungsinformationen und andere Daten zählen. Nach wie vor hält Richter in solchen Zusammenhängen den Einsatz von EDI für das Mittel der Wahl, um die unternehmensübergreifende Kommunikation disparater Systeme zu realisieren, denn: „Individuelle Schnittstellen gestalten sich schnell komplex, unflexibel und extrem wartungsintensiv.“

Deswegen versucht man innerhalb von Konzern- oder Gruppenstrukturen häufig, in allen Gruppenunternehmen eine einheitliche Software-Plattform einzusetzen, die ein unternehmensübergreifendes Datenmodell bietet. Das erleichtert die Kommunikation sowie eine unternehmensübergreifende Planung und Steuerung ungemein. Eine solche Strategie kann jedoch auch dazu führen, dass Unternehmen Prozesse und Standards übergestülpt werden, die aus Konzernsicht zwar wünschenswert, aber aus der Sicht des einzelnen Unternehmens nicht optimal sind.

Allerdings können moderne Werkzeuge Erstellung und Pflege der viel geschmähten Schnittstellen zu Fremdsystemen, zu anderen ERP-Plattformen oder auch zu Marktplätzen deutlich vereinfachen. So kann ein „Enterprise Service Bus“ (ESB), der gewissermaßen als Drehscheibe zwischen den unterschiedlichen Systemen fungiert, die herkömmlichen, meist deutlich aufwendigeren und pflegeintensiveren Punkt-zu-Punkt-Schnittstellen ersetzen. Zusätzlich verfügen diese Tools über eigene Logiken, mit denen die Datenaufbereitung oder Konvertierung unterstützt wird.

Denkt man dann noch an Konzepte wie Industrie 4.0, gewinnen diese Schnittstellen enorm an Bedeutung. „Denn was funktionierende Industrie-4.0-Lösungen im Kern brauchen, ist ein standardisierter Informationsaustausch entlang der gesamten Wertschöpfungskette“, weiß Ams-Experte Hinrichs.

Offene Architekturen gefragt

„Hierzu müssen alle ERP-Anbieter die Architektur ihrer Software öffnen. Und zwar völlig unabhängig davon, ob sie sich als Komplett- oder Spezialanbieter verstehen.“ Man selbst setze bereits seit Jahren auf ein System serviceorientierter Schnittstellen, die auf XML-Basis laufen. „Somit können die Wertschöpfungsteilnehmer selbst entscheiden, über welche Endgeräte die Daten erfasst oder weiterverarbeitet werden, die ins ERP einfließen“, erklärt Martin Hinrichs. Wenn es z.B. für mobile Servicetechniker sinnvoll sei, Materialbuchungen über die Kamera-App ihres Smartphones zu erledigen, dann würden diese Buchungsdaten über eine XML-Schnittstelle ins ERP-System zurückgeführt, wo der Auftrag entsprechend belastet, der Materialbestand aktualisiert und die Auftragsdokumentation angepasst wird, so Hinrichs weiter. „All diese Prozesse können voll automatisiert ablaufen, sobald die zugrunde liegende Buchung in der Zentrale eintrifft.“

Demzufolge ist es auch nicht entscheidend, ob ein Mittelständler selbst entwickelte Software, den hoch spezialisierten ERP-Standard eines Branchenspezialisten oder eine Branchenlösung auf Basis des ERP-Kerns eines „Global Players“ der Software-Branche einsetzt. Sowohl Individuallösungen als auch ERP-Spezialanbieter werden ihren Platz behaupten können, weil der Standardisierungsdruck sich durchaus beherrschen lässt: über offene Schnittstellen, den Einsatz standardisierter Kommunikationsverfahren und intelligente Tools für Datenaufbereitung und -konvertierung. Vorausgesetzt die technischen Schulden sind getilgt. Dafür ist ein aktives Patch-, Update- und Modernisierungsmanagement notwendig –
das Gegenteil der wohl am häufigsten missverstandenen IT-Empfehlung „Never change a running system“.

Vier Tipps für den ERP-Wechsel

1. Prozesse in den Mittelpunkt stellen:
Eine gute ERP-Lösung passt sich den Unternehmensabläufen an. Je klarer also die Optimalstrukturen definiert sind, desto besser und damit effizienter bildet die Lösung die Geschäftsprozesse ab. Strukturelle und organisatorische Neuausrichtungen im Unternehmen sollten vor dem Projektstart abgeschlossen werden.

2. Erstellung eines aussagekräftigen Pflichtenhefts:
Je konkreter Anforderungen, Bedürfnisse und Abgrenzungen zur alten Software formuliert wird, desto besser verlaufen die Software-Auswahl und der Systemwechsel. Es hat sich bewährt, eine konsistente Beschreibung aller Prozesse als Vorgabe für den ERP-Hersteller zu verwenden. Dabei muss berücksichtigt werden, dass dieser das Unternehmen, dessen Abläufe und Sonderfälle erst kennen lernen muss!

3. Zukunfts- und Investitionssicherheit sichern:
Ein neuer ERP-Hersteller sollte sicherstellen können, dass die Lösung auch in der Zukunft stets dem aktuellen Stand von Technik und Gesetzgebung entspricht. Das System sollte sich zudem ändernden Gegebenheiten in den Unternehmen (Unternehmenswachstum, Neuausrichtung) flexibel und einfach anpassen lassen. Erforderlich ist ein voll integriertes System, das alle Abläufe miteinander verknüpft, damit den Workflow optimiert und Auswertungen einfach unternehmensweit möglich macht.

4. Ausreichend Zeit einplanen:
Eine agile Herangehensweise verringert die Gefahr teurer Fehlentwicklungen immens. Die Lösung muss auch nach der Planung praxistauglich sein und passen. Daher sollte man sich Zeit nehmen, um alles gründlich durchzudenken, die Ziele klar zu definieren und realistisch Ressourcen, Zeit und Kosten zu kalkulieren. Die Arbeitsweisen des Altsystems sollten mit dem neuen verglichen, die Möglichkeit eines Parallelbetriebs genutzt und eine Kosten-Nutzen-Analyse aufgestellt werden. Mitarbeiter müssen frühzeitig mit einbezogen werden und ein enger Austausch mit dem ERP-Hersteller muss gewährleistet sein.

Quelle: Topix Business Software AG

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