Social-Collaboration-Studie

„Es besteht noch viel Potenzial“

Im Gespräch mit Boris Ovcak, Director Social Collaboration bei Campana & Schott, über die wichtigsten Unified-Communications-and-Collaboration-Trends in Zeiten von Covid-19

Boris Ovcak, Campana & Schott

„Nur jedes zweite Unternehmen war auf die Herausforderungen der Remote-Arbeit gut vorbereitet“, weiß Boris Ovcak von Campana & Schott.

ITM: Herr Ovcak, die Unternehmen haben in den letzten fünf Jahren kontinuierlich Fortschritte bei der vernetzten Zusammenarbeit gemacht. Wie weit sind etwa mittelständische Unternehmen Stand heute bereits vorangeschritten mit der Implementierung eines Modern Workplace?
Boris Ovcak:
Tatsächlich sind die Unternehmen im deutschsprachigen Raum bei der Einführung und Nutzung von Social-Collaboration-Tools deutlich vorangekommen. Zwei Indikatoren aus der Deutschen Social-Collaboration-Studie der Technischen Universität Darmstadt und Campana & Schott hierzu: Der Reifegrad stieg auf einer Skala von 1 bis 7 seit 2016 von 3,48 auf 4,08. Dabei bedeutet ein hoher Reifegrad, dass häufig aktuelle digitale Technologien für Kommunikation und Zusammenarbeit zum Einsatz kommen, während es bei einem niedrigen Reifegrad weitgehend analoge Lösungsansätze und etablierte Technologien wie E-Mails sind.

Vor der Corona-Krise waren entsprechende Modern-Workplace-Initiativen bei weniger als einem Drittel der Unternehmen weder abgeschlossen, in Durchführung oder in Planung. Insgesamt haben Unternehmen knapp ein Fünftel ihrer Social-Collaboration-Initiativen bereits abgeschlossen Zum Vergleich: 2016 hatten bei 43,2 Prozent der Teilnehmer solche Projekte noch überhaupt keine Rolle gespielt.

Dennoch besteht noch viel Potenzial: Nur jedes zweite Unternehmen war auf die Herausforderungen der Remote-Arbeit gut vorbereitet. Etwa die Hälfte der Befragten dieser Studie sind in Unternehmen des gehobenen Mittelstands tätig.

ITM: Inwieweit sehen Sie in Covid-19 einen zusätzlichen Katalysator für die Einführung des Modern Workplace und damit UCC-Lösungen?
Ovcak:
Die Umfrage zur Studie erfolgte vor der aktuellen Krisensituation. Wir erleben seitdem eine deutlich verstärkte Nachfrage nach Social-Collaboration-Tools und UCC-Lösungen. Denn viele Unternehmen haben in der Vergangenheit aufgrund diverser Bedenken bei solchen Projekten gezögert – sei es wegen Cloud-Vorbehalten, Kostenfragen oder Innovationsstau. Im Zuge von Covid-19 müssen aber auch diese Unternehmen quasi von heute auf morgen fast alle Mitarbeiter ins Home Office schicken, um ihre Handlungsfähigkeit aufrechtzuerhalten. Hier sieht man gerade – auch belegt durch drastisch gestiegene Nutzungszahlen entsprechender Tools wie z.B. Microsoft Teams – hektische Aktivitäten, um Business Continuity zu er-möglichen.

Dabei dürfte auch langfristig die Nutzung von Modern-Workplace-Lösungen deutlich zunehmen. Sowohl die Belegschaft als auch das Management lernen gerade die Möglichkeiten und Potenziale des digitalen Arbeitsplatzes kennen und schätzen. Die IT wird hier nach Covid-19 nicht einfach zurückdrehen können, sondern wird vielmehr den Übergang von einem ad hoc eingeführten zu einem professionell gemanagten digitalen Arbeitsplatz bewerkstelligen müssen. Weiterhin wird durch die jetzige Situation für viele Unternehmen deutlich, inwiefern sie schon eine gewisse digitale Kultur im Unternehmen leben – oder auch nicht. Neben der eigentlichen Tool-Einführung einen Orientierungsrahmen zu liefern, warum und wie man zukünftig zusammenarbeiten möchte, wie man dadurch als Firma agiler und resilienter wird, das dürfte in einer zweiten Welle stark in der Vordergrund rücken.

ITM: Was sind Ihrer Ansicht nach dieser Tage die wichtigsten Unified-Communications-and-Collaboration-Trends?
Ovcak:
In diesen Tagen wird vieles durch die aktuelle Problematik überlagert. So wollen Unternehmen möglichst schnell ein Arbeiten im Home Office ermöglichen. Video-Conferencing, Chat und das gemeinsame Bearbeiten von Inhalten – eigentlich seit vielen Jahren verfügbare Funktionalitäten – sind gerade sehr im Trend. Dazu setzen Unternehmen vor allem Cloud-Lösungen ein, die schnell nutzbar und unglaublich skalierbar sind. Viele CIOs können die Vorteile der Cloud jetzt einfach an den Nutzungszahlen darlegen: doppelte Intensität je Nutzer und ein Anstieg der täglichen Nutzer von weniger als 20 auf über 60 Prozent der Belegschaft sind häufig anzutreffen. Mit eigenen Infrastrukturen wären nur die allerwenigsten Unternehmen in der Lage gewesen, dieses Wachstum innerhalb von wenigen Tagen mitzugehen. Da viele Unternehmen häufig Microsoft-Umgebungen im Einsatz haben, ist Teams stark im Trend, das bereits im Basis-Set-up hohe Sicherheitsansprüche abdeckt.

Spannend wird zu sehen sein, wie Unternehmen die nun häufig ad hoc eingeführten Tools mittelfristig mit einer adäquaten Governance versehen und vollständig in ihren bereits bestehenden digitalen Arbeitsplatz integrieren bzw. diesen stark modernisieren. Das dürfte nach der ersten großen Krisenbewältigung der zweite Trend werden.

Bei der langfristigen Strategie werden dann wieder Business-Ziele in den Vordergrund rücken, z.B. wird die Kundenzufriedenheit immer wichtiger. Dieses Ziel hat bei der Einführung von Social-Collaboration-Tools gemäß der Studie erstmals den zweiten Platz erreicht. Wie in den Vorjahren bleibt die Verbesserung der Unternehmenskultur am wichtigsten. Im Fokus stehen dabei vor allem die interdisziplinäre Zusammenarbeit, Innovationsorientierung, Veränderungsbereitschaft und Technologieaffinität.

ITM: Die 5. Auflage der Studie zeigt großen Nachholbedarf, aber auch besonders große Effizienzsteigerungen bei den Firstline Workern. Was ist unter letzteren zu verstehen und welche UCC-Lösungen sollten hier eingesetzt werden?
Ovcak:
Firstline Worker sind Mitarbeiter im direkten Kundenkontakt oder in der Produktion, die unmittelbar zur Wertschöpfung des Unternehmens beitragen. Dazu gehören etwa Mitarbeiter an Fertigungsstraßen, Pflegepersonal in Kliniken, Verkaufspersonal in Läden oder auch Sicherheits- und Reinigungskräfte. Sie bilden weltweit mit über 60 Prozent den größten Teil der Belegschaft. Wie im Vorjahr bleiben sie bei ihrem Social-Collaboration-Reifegrad deutlich hinter den Information Workern zurück, auch wenn die die Lücke fast halbiert werden konnte.

Beide Mitarbeitergruppen profitieren durch Social-Collaboration-Tools von einer höheren Arbeitseffizienz. Dieser Effekt ist bei Firstline Workern mit 41,56 Prozent sogar höher als der Durchschnitt von 38,74 Prozent. Als wichtigste Einsatzgebiete von Social-Collaboration-Tools nennen Firstline Worker insbesondere Tätigkeiten, die direkt mit ihrer eigentlichen Leistungserbringen verbunden sind, also z.B. das Stellen von Anträgen, die Suche nach Dokumenten und die Koordination im Team. Damit stehen strukturierte und wiederkehrende Aufgaben im Vordergrund. Diese Funktionen sollten bei ihren UCC-Lösungen im Vordergrund stehen.

Noch wichtiger ist aber, dass sie die Social-Collaboration-Tools überhaupt nutzen können. In dieser Mitarbeitergruppe sagen 16 Prozent, dass sie kein digitales Gerät zur Verfügung haben, um auf die Tools zuzugreifen. 29,5 Prozent verwenden dafür einen gemeinsamen Computer, knapp ein Viertel ein privates Gerät. Entsprechend sehen rund 60 Prozent der Firstline Worker erheblichen Verbesserungsbedarf bei der digitalen Ausstattung ihres Arbeitsplatzes.

ITM: Worin bestehen die grundsätzlichen Herausforderungen bei der Einführung eines Modern Workspace?
Ovcak:
Viele Unternehmen meinen, dass die größten Hürden in den Bereichen „Sicherheit“, „Performance“ und „Verwaltungsaufwand“ lauern. Natürlich sind Basiskonfigurationen an die unternehmensspezifischen Anforderungen z.B. hinsichtlich Datensicherheit und Compliance anzupassen. Aber: Das sind eher die letzten 20 Prozent einer Optimierung, die Basis liefert häufig schon ein deutlich höheres Niveau im Vergleich zu dem, was in vielen Unternehmen vorher anzutreffen war.

Entscheidender ist heute bei der Einführung eines Modern Workplace, dass er die tatsächlichen Use Cases, die Bedarfe aus alltäglichen Arbeitssituation im Unternehmen, abdeckt und für diese klare Orientierung des Verhaltens liefert. Dabei sind sowohl kulturelle Voraussetzungen als auch strategische Ziele zu berücksichtigen. Dies erfordert die Erstellung maßgeschneiderter Strategien für den digitalen Arbeitsplatz, in dessen Zentrum der Mensch stehen sollte.

Bildquelle: Campana & Schott

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