Anforderungen an die Finanzprozesse

Expansionsziel Ausland: Nicht ohne flexibles E-Invoicing

Deutsche Mittelständler expandieren zunehmend häufiger ins Ausland. Schon hierzulande gilt der Mittelstand nicht gerade als digitaler Vorreiter und zeigt besonders bei elektronischen Rechnungsprozessen Nachholbedarf. Mit der Expansion ins Ausland kommen weitere Anforderungen an die Finanzprozesse hinzu, die es zu beachten gilt.

Wollen mittelständische Unternehmen im Ausland bestehen, müssen sie in der Lage sein, ihre Prozesse an die nationalen Vorgaben anzupassen.

Wollen mittelständische Unternehmen im Ausland bestehen, müssen sie in der Lage sein, ihre Prozesse an die nationalen Vorgaben anzupassen.

Mittelständische Unternehmen entern neue Märkte, um ihr Geschäft voranzutreiben und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Doch andere Länder bedeuten andere Sitten – und auch andere Gesetze, die es einzuhalten gilt. Häufig stellt auch der digitale Reifegrad eines Staates eine Herausforderung dar. Der deutsche Mittelstand gilt nämlich nicht gerade als Vorreiter in Sachen Digitalisierung. Oft laufen Prozesse, die bei europäischen Nachbarn bereits digital und automatisiert erfolgen, hierzulande noch analog und manuell ab. Dieser Rückstand beginnt bereits bei der Verarbeitung einer Rechnung. Während es in vielen europäischen Ländern wie Dänemark, Österreich, Frankreich und Italien schon lange Pflicht ist, Zahlungsaufforderungen elektronisch zu verschicken, wird E-Invoicing in Deutschland noch stiefmütterlich angegangen.

Expansion bedeutet Länderexpertise


Wollen mittelständische Unternehmen im Ausland bestehen, müssen sie in der Lage sein, ihre Prozesse an die nationalen Vorgaben anzupassen und – wo nötig – zu digitalisieren. Nutzt ein Unternehmen in Deutschland bereits E-Invoicing, bedeutet das jedoch nicht, dass das System einfach auch im Ausland zum Einsatz kommen kann. Zwar bemüht sich die Europäische Union, elektronische Rechnungsprozesse länderübergreifend zu vereinheitlichen, doch noch ist keine einheitliche Regelung getroffen worden. Aktuell haben Unternehmen in jedem Land mit anderen Formalitäten, anderen steuerrechtlichen Aspekten und technischen Anforderungen zu kämpfen. So wird in Italien beispielsweise ein Zeitstempel benötigt. In Frankreich muss das Stammkapital auf der Rechnung ausgewiesen sein. Und in Spanien wurde erst kürzlich das Tax Reporting eingeführt, das Unternehmen vorgibt, Rechnungen innerhalb weniger Tage an die Finanzbehörden zu übermitteln. Bei so vielen verschiedenen Regelungen fällt es schwer, den Überblick zu behalten. Doch Mittelständler werden zunehmend gezwungen, sich mit elektronischen Rechnungen auseinanderzusetzen.

Denn E-Invoicing wird Pflicht. Nordische Länder, wie beispielsweise Norwegen, haben bereits 2012 die Zulieferer zentraler Regierungsbehörden dazu verpflichtet, Rechnungen an die öffentliche Verwaltung ausschließlich elektronisch in einem XML-basierten Format zu übermitteln. Auch in Deutschland gibt es ein solches Gesetz, das bis spätestens 2019 vom öffentlichen Bereich umgesetzt werden muss. Und Italien hat erst 2017 bei der EU beantragt, auch in der Privatwirtschaft E-Invoicing verpflichtend einzuführen. Sollte der Antrag genehmigt werden, könnten weitere EU-Staaten dem Gesetzesentwurf folgen.

Deutsche Unternehmen kommen also nicht umhin, ihre Rechnungsprozesse zu digitalisieren, wenn sie Geschäfte im Ausland machen wollen. Doch wie gelingt es ihnen, alle Anforderungen der unterschiedlichen Einkaufs- und Absatzmärkte zu erfüllen?

Umstellung nicht in jedem Land einfach


Zunächst einmal bedarf es eines funktionierenden E-Invoicing-Prozesses in Deutschland. Auf dieser Basis lässt sich das System für andere Länder adaptieren. Doch die elektronische Rechnung lässt sich nicht gleichzeitig in mehreren ausländischen Niederlassungen eines Betriebes einführen. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen würde das einen enormen Aufwand bedeuten. Denn sie müssten sich nicht nur zeitgleich mit den komplexen länderspezifischen Anforderungen auseinandersetzen, sondern auch die Teilnehmer ihrer Lieferkette, z.B. Lieferanten, informieren.

Daher empfiehlt es sich, erst einmal Rechnungen in den Niederlassungen zu digitalisieren, in denen das Unternehmen ein hohes Rechnungsaufkommen hat und das Kerngeschäft betreibt. Auch sollte geprüft werden, welche Lieferanten sich E-Invoicing-affin zeigen und wo sich Zahlungsprozesse vergleichsweise einfach digitalisieren lassen. Dies ist in Ländern Nordeuropas oder Belgien und Holland der Fall, da sich hier die gesetzlichen Regelungen nicht wesentlich von denen in Deutschland unterscheiden. In Italien beispielsweise ist das Aufsetzen von elektronischen Rechnungssystemen mit größerem Aufwand verbunden. Das Land verlangt von jedem Lieferanten, der Rechnungen an die öffentliche Verwaltung stellt, dass er ein zertifiziertes E-Mail-Postfach beantragt. Noch komplizierter ist es in den Clearance-Ländern, wie Südamerika oder die Türkei. Hier müssen alle Zahlungsaufforderungen zuerst an eine zentrale Finanzbehörde verschickt werden, bevor sie dem eigentlichen Empfänger zugestellt werden.

Flexibles E-Invoicing erfüllt Bedürfnisse


Bei diesen teils komplexen Anforderungen kommt es nicht selten vor, dass sich manche Lieferanten quer stellen. Vor allem für kleine Zulieferer ist das Thema E-Invoicing eine Kostenfrage. Es mangelt ihnen jedoch primär an technischem Know-how und der Bereitschaft, für die Anbindung an ein ihnen unbekanntes System zu zahlen. Um alle Lieferanten mit ins Boot zu holen, brauchen Unternehmen ein flexibles E-Invoicing-System, das auf die Wünsche mehrerer Teilnehmer eingehen kann.

Sonderwünsche führen, neben dem Anschreiben von Lieferanten und der Auseinandersetzung mit den landesüblichen Vorschriften, bei der Einführung von E-Invoicing zu einem weiteren Aufwand für Unternehmen, der für Mittelständler kaum zu leisten ist. Daher sollten sie sich externe Hilfe holen. Denn E-Invoicing-Anbieter Crossinx kennen die Fallstricke und sind in der Lage, flexibel auf die Bedürfnisse verschiedenster Parteien einer Lieferkette einzugehen. Außerdem sind sie bereits mit allen steuerrechtlichen und technischen Anforderungen im länderübergreifenden Rechnungsverkehr vertraut und passen das Rechnungssystem entsprechend an. Alles, was das Unternehmen noch tun muss: den Kontakt zu Lieferanten suchen und sicherstellen, dass alle Rechnungsdaten an die Plattform des Dienstleisters übermittelt werden können. Mit dieser Hilfe können sich mittelständische Unternehmen ihren Kernaufgaben und anderen Herausforderungen der Internationalisierung stellen.

Bildquelle: Thinkstock/Goodshoot

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