Herausforderung: Internationalisierung

Finanz-Software muss viele Sprachen sprechen

Internationalisierung und Mobilität sind nur zwei der Faktoren, die die Entwicklung von modernen Finanz-Software-Lösungen derzeit beeinflussen. Allerdings kommen damit auch ein paar Hürden auf die Entwickler zu – und die Anwender selbst fürchten sich vor möglichen Sicherheitsrisiken. Zu Recht?

Neben den gesetzlichen Änderungen (Stichwort: GoBD), die eine kontinuierliche Anpassung von Finanzlösungen erfordern, sind mitunter die Digitalisierung und Cloud wichtige Faktoren, die die Entwicklung jener Software vorantreiben. So ermöglichen einige Systeme bereits heute in Verbindung mit integriertem Dokumenten-Management das papierlose Arbeiten, das laut Andreas Hermanutz wichtige Vorteile bringt: „Es spart Kosten, schont die Umwelt und macht Daten und Dokumente schneller auffindbar“, so der Geschäftsführer der Wolters Kluwer Software und Service GmbH. Darüber hinaus mache es die Arbeit in der Buchhaltung räumlich unabhängig.

Einen „klaren Trend in Richtung Cloud“ sieht auch Mathias Reinecke von der Exact Software Germany GmbH: „Denn als Business-Ökosystem bietet diese eine zentrale Datenbasis, eine integrierte Arbeitsplattform und einen gemeinschaftlichen Informations-Hub für das gesamte Unternehmen – auf das jederzeit und von jedem Ort zugegriffen werden kann“, weiß der Produkt-Marketing-Manager und General Manager Cloud Solutions. Ferner stehe das Thema „Automatisierung“ im Fokus. Es sei zwar nicht grundsätzlich neu, meint Scopevisio-Vorstand Michael Rosbach, werde aber durch verbesserte Technologien weiter ausdifferenziert. Beispiele dafür seien die elektronische Rechnungserkennung und automatisierte Belegdatenerfassung, die den Buchhalter bei vielen Routinearbeiten entlasten.

Darüber hinaus soll eine hohe Integrationsfähigkeit derzeit die Entwicklung von Finanz-Software-Lösungen prägen. Aufgrund der wachsenden Komplexität von Unternehmensprozessen müssen Fibu-Lösungen vor- und nachgelagerte Systeme wie Warenwirtschaft, Lohnprogramme und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP) nahtlos in ihre Prozesse einbinden können. Das gilt natürlich auch dann, wenn ein Mittelständler international aktiv ist – also Tochtergesellschaften im Ausland besitzt oder Produkte und Dienstleistungen grenzüberschreitend ein- und verkauft.

Alle Länderspezifika im Blick

„Die Internationalisierung mittelständischer Unternehmen spielt beim Thema ‚Finanz-Software’ eine immer stärkere Rolle“, bekräftigt Matthias Laux, Vice President Product Delivery CE bei Sage. Ins Ausland expandierende Unternehmen können es sich im Normalfall nicht dauerhaft leisten, in jedem Land mit einer eigenen landesspezifischen Software zu arbeiten. Wenn ein Unternehmen mit einer solch heterogenen Software-Landschaft eine Gesamtsicht auf das Unternehmen gewinnen will, muss es komplizierte Konstrukte und Schnittstellen bauen oder sich mit verzögerten Auswertungen zufriedengeben. Dagegen ist natürlich eine mandantenfähige Finanz-Software, die in der Lage ist, alle Länderspezifika abzubilden, eine attraktive Alternative.

Hürden sind hier allerdings die unterschiedlichen Sprachen und Währungen, Kursschwankungen sowie verschieden hohe Umsatzsteuersätze – all diese muss eine Finanz-Software bewältigen können. Laut Mathias Reinecke kein Problem: Das Handling unterschiedlicher Währungen sei bereits standardmäßig integriert und für viele Kunden ein Muss-Kriterium bei der Software-Auswahl. Kursschwankungen fließen dank offener Schnittstellen und Zugriff auf entsprechende Online-Quellen leicht in Kalkulationen oder die Rechnungsstellung ein. Und „unterschiedliche Umsatzsteuersätze können in den meisten Lösungen individuell hinterlegt und dann entsprechend verwendet werden“, versichert Reinecke.

Deutlich aufwendiger sind funktionale Anpassungen bzw. landesspezifische Erweiterungen. Denn eine Anwendung für mehrere Länder muss gegebenenfalls in der Lage sein, spezielle Module für komplexe Berechnungen oder Workflows anzubinden, „wofür eine saubere, modulare Software-Architektur mit klaren Schnittstellen erforderlich ist“, erklärt Matthias Laux. Ein Beispiel dafür sei die Lohnabrechnung – eine sehr landesspezifische Aufgabe, die kaum Gemeinsamkeiten über Grenzen hinweg zeige. Andere Beispiele seien Funktionalitäten für eine Region (z.B. Sepa für Europa) oder ein Land (z.B. Elster für Deutschland), die idealerweise ebenso über konfigurierbare Schnittstellen in Workflows eingebunden werden können.

Neben den verschiedenen Sprachen und Währungen sind zudem die lokalen Gesetzgebungen, insbesondere in der Buchhaltung und im Steuerrecht, zu berücksichtigen. Zudem kommen unterschiedliche Handels-, Vertrags- und Urheberrechte oder auch Datenschutzbestimmungen hinzu.

Zugriff von überall

Apropos Datenschutz: Dieser spielt vor allem auch beim Thema „Mobilität“ eine Rolle, welches ebenfalls die Entwicklung moderner Finanz-Software beeinflusst. Die Nachfrage nach mobilen Applikationen steigt mit den Möglichkeiten, die diese bieten. Sie sind ein wichtiger Beitrag zur Digitalisierung eines Unternehmens und auf dem Weg zu ganzheitlichen, mobilen Prozessen. „So wie Anwender im Privatbereich sich daran gewöhnt haben, jederzeit und überall beispielsweise auf ihre E-Mails zuzugreifen, erwarten die Business-Anwender dies auch zunehmend“, weiß Mathias Reinecke. Gleiches bestätigt Erik Heinrich, Geschäftsführer der Trifinance GmbH: „Es ist für Führungskräfte oder Projektmanager im Finanzbereich immer wichtiger – auch vor dem Hintergrund der steigenden Internationalisierung und der damit verbundenen Zunahme an Dienstreisen – mobil via Smartphone oder Tablet auf die Finanzbuchhaltung zugreifen zu können.“ Diese Entwicklung betreffe ebenfalls den Mittelstand.

„Mit mobilen Lösungen aus der Cloud sind Infos zu Umsätzen, Kosten, Erlösen und offenen Posten immer und überall abrufbar. Controlling-Reports und betriebswirtschaftliche Auswertungen stehen stets aktuell per Klick zur Verfügung“, listet Michael Rosbach die Vorteile einer mobilen Finanz-Software-Lösung auf. „Auch Rechnungen können von unterwegs freigegeben werden.“
Ein wichtiger Aspekt ist zudem die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater, die auf Basis einer gemeinsamen Plattform in der Cloud verbessert werden kann. Und hier erfolgen automatisch Updates, die insofern ein „Muss“ sind, da es im Finanzbereich häufig zu gesetzlichen Änderungen und neuen technischen Anforderungen kommt. Die Updates bei Cloud-Software geschehen geräuschlos, ohne Arbeitsunterbrechung und ohne Aufwand für den Anwender.

Durch die NSA-Affäre sensibiliert

Und wo ist der Haken? „Ich sehe keine Nachteile bei mobilen Anwendungen“, meint Matthias Laux, „außer vielleicht für die Work-Life-Balance der Manager, die jetzt auch am Strand Auswertungen zu ihren Unternehmen fahren können.“ Erik Heinrich sieht derweil die Stabilität und Sicherheit der Software etwas kritisch. Gerade die Sicherheit ist – neben der reinen Funktionalität – für die Akzeptanz einer mobilen Software-Lösung entscheidend. Sensibilisiert durch Cyber-Angriffe und insbesondere durch die NSA-Affäre, zeigen sich vor allem Mittelständler sehr skeptisch, was das Thema „Sicherheit in der Cloud“ betrifft. „Tatsächlich sind die Netzwerke vertrauenswürdiger Cloud-Anbieter besser geschützt als die lokalen Netzwerke speziell kleiner Firmen“, versichert Michael Rosbach, „weil Provider einen ungleich höheren Aufwand für eine sichere Infrastruktur betreiben.“

Im Rechenzentrum, in dem die Lösungen gehostet werden, kümmern sich IT-Spezialisten ausschließlich um das Thema „IT-Security“. Seriöse Cloud-Anbieter übertragen Daten stets über eine verschlüsselte Verbindung. Daten und Anwendungen werden durch Firewalls geschützt und redundant gespeichert, Backups regelmäßig erstellt. Risiken gibt es natürlich immer, weiß Rosbach, „die Frage ist nur, wie der Anbieter die Risiken beherrscht“. Laut Mathias Reinecke orientieren sich Finanzlösungen am Sicherheitsstandard der Banken. Und insbesondere deutsche Rechenzentren, die zur Speicherung und Verarbeitung von Unternehmensdaten genutzt werden, dürften seiner Ansicht nach bedenkenlos als sicher bezeichnet werden.

Dies lassen sich die Anbieter auch gerne von Prüfinstanzen mit entsprechenden Sicherheitszertifikaten bescheinigen. Diese dienen als Ausdruck nachweisbar sicherer Prozesse, die verwendet und kontinuierlich geprüft sowie verbessert werden. „Insbesondere deutsche Mittelständler legen viel Wert auf Sicherheitsnachweise durch Zertifikate von Software-Anbietern“, weiß Reinecke. Gleiches bestätigt Matthias Laux: „Von größeren Mittelständlern werden Zertifikate vermehrt nachgefragt, gerade im Bereich gehosteter Angebote.“ Hier seien beispielsweise Zertifikate der ISO/IEC-2700X-Familie wie ISO 27001 zu nennen, aber auch der BSI-Grundschutz, wobei sich beide nicht dediziert auf Cloud Computing beziehen. „Problematisch ist, dass es derzeit kein einheitliches, standardisiertes Siegel einer unabhängigen Prüfinstanz gibt“, kritisiert Michael Rosbach. Das mache es für Anwender schwierig, Zertifikate zu vergleichen und zu bewerten. Sie sind gezwungen, genau hinzuschauen, was jedes einzelne Gütesiegel aussagt.

Auf Augenhöhe mit dem Mittelstand

Schließlich ist der Markt für Buchhaltungslösungen recht groß und unübersichtlich. Wer hier auf der Suche nach einer passenden Software ist, sollte – unabhängig von Zertifikaten und Gütesiegeln – zunächst seine internen Prozesse analysieren und sich über die eigenen Anforderungen bewusst werden. In einem zweiten Schritt müssen diese dann gewichtet werden. „Danach wird der Markt vor dem Hintergrund dieser Anforderungen in Augenschein genommen, eine Vorauswahl getroffen und diese dann auf eine überschaubare Anzahl von Anbietern reduziert“, erklärt Rosbach. Die übrig gebliebenen Anbieter werden anschließend – auch im Hinblick auf Referenzen – geprüft. Gegebenenfalls finden zusätzliche Web-Demos oder Präsentationen vor Ort beim Anwender statt, bevor die finale Auswahl getroffen wird. Bei der Auswahl sollten allerdings unabhängig von den individuellen Anforderungen auch Aspekte wie die Vertrauenswürdigkeit des Anbieters, Qualität des Supports sowie Anpassbarkeit der Lösung an zukünftige Anforderungen berücksichtigt werden.

„Was den Nutzeraspekt anbelangt, sollte man sich das User Interface genauer ansehen und ruhig etwas länger in einer Testversion ausprobieren, auch mit mehreren Anwendern“, empfiehlt Ralf Schlüter, Leiter Produktmanagement bei Diamant Software. Da zeige sich dann auch ganz schnell, wie hoch der Einarbeitungs- und Schulungsaufwand sein wird. Moderne Software sei größtenteils intuitiv bedienbar und selbsterklärend. Nach Ansicht von Angelika Benes, Geschäftsführerin der Syska GmbH, muss der Anbieter über eine langjährige Erfahrung in der Entwicklung von Software für das Rechnungswesen sowie über einen zufriedenen Kundenstamm verfügen, da der Einsatz einer Fibu-Lösung eine langfristige Investitionsentscheidung sei. Zudem sollte der Anbieter „auf Augenhöhe“ mit dem Mittelstand agieren.

Automatisierung im Fokus

In den kommenden Jahren wird sich Finanz-Software weiter öffnen – für Branchen und die Kollaboration mit Partnern wie dem Steuerberater sowie Lieferanten und Kunden. Über Schnittstellen wird der Austausch zwischen Lösungen und die Erweiterung zu einem ganzheitlichen Business-Ökosystem weiter vorangetrieben. „Die dann gewonnenen Daten und Big-Data-Analysen machen Finanzauskünfte detailreicher“, ist sich Mathias Reinecke sicher. Zudem werden Prozesse wie etwa der Abgleich von Kontoauszügen mit offenen Posten verstärkt automatisiert. Und wo heute noch Rechnungen manuell erfasst oder gescannt werden, erfolgen in Zukunft der Austausch und die Verarbeitung von Buchungssätzen weitestgehend ohne menschliches Zutun.

Der Automatisierung schreibt letztlich auch Ralf Schlüter eine große Bedeutung zu: „War in den 2000er- Jahren das papierlose Büro noch Vision, wird es nach und nach zur Realität: E-Rechnungen, E-Banking – die meisten Belege sind bereits heute automatisierbar und damit nahezu fehlerfrei zu verarbeiten.“ Diese Optimierung sei inzwischen auch bei den Prozessen des Finanzwesens und Controllings angekommen.

Bildquelle: Thinkstock / iStock

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