Onlinebuchhaltung im Mittelstand

Finanzbuchhaltung aus der Cloud

Datenskandale hin oder her – der Trend, Software in die Cloud zu verlagern, nimmt weiter zu. Hier scheint auch die Onlinebuchhaltung an Bedeutung zu gewinnen, da sie den Anwendern mehr Flexibilität und Kostentransparenz verspricht als Inhouse-Lösungen. Gleichzeitig sind entsprechende Cloud-Lösungen aber auch mit Vorsicht zu genießen.

Ist beim Thema „Finanzbuchhaltung aus der Cloud" wirklich eine Aufholjagd vonnöten?

Laut Bitkom haben im vergangenen Jahr 40 Prozent der Unternehmen in Deutschland Cloud Computing genutzt. Im Vergleich zum Vorjahr soll dies ein Anstieg um drei Prozentpunkte gewesen sein. Weitere 29 Prozent der vom Verband befragten Unternehmen planen oder diskutieren den Einsatz entsprechender Software. Das große Interesse kann Jan Friedrich, Head of Marketing bei Sage, bestätigen. Er sieht das Thema „Cloud“ grundsätzlich als zukunftsweisend an, was kaufmännische Software anbelangt. „Kontinuierlich steigt die Nachfrage nach schnell verfügbaren und kostengünstigen Cloud-Lösungen. Immer mehr Hersteller bieten daher Lösungen aus der Wolke an, um den wachsenden Bedarf zu bedienen.“

Zunehmend im Kommen sind hierbei auch Onlinebuchhaltungslösungen. Dr. Michael Kaiser, Geschäftsführer von Papierkram.de, ist jedenfalls überzeugt, „dass sich in den nächsten Jahren der Markt für Finanzbuchhaltungssoftware grundlegend wandeln wird.“ Die typischen Desktoplösungen bzw. selbst gehosteten Pakete werden immer weiter von Cloud-Lösungen verdrängt werden. „Dieser Meinung sind nicht nur wir“, so Kaiser, „sondern auch Experten von IDC und Forrester, die den Marktanteil von Cloud-Lösungen für Finanzbuchhaltung (Fibu) kleiner und mittlerer Unternehmen bis 2016 bei 50 Prozent sehen.“

Auch aus Sicht von Andreas Hermanutz, Geschäftsführer Marketing und Vertrieb der Wolters Kluwer Software und Service GmbH, ist die Onlinebuchhaltung ein eminent wichtiger und schnell wachsender Markt. Man sei sich allerdings bewusst, dass andere Länder hier schon viel weiter seien. „Ich denke dabei weniger an die USA, sondern vielmehr an unseren direkten Nachbarn im Nord/Westen: Holland“, so Hermanutz. Vor sieben Jahren wurde dort die Onlinebuchhaltung „Twinfield“ auf den Markt gebracht, die heute eine der führenden Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS) in Europa darstelle. Udo Meyer, Director Outsourcing bei der Veda GmbH, wirft hingegen einen Blick auf den angelsächsischen Raum, denn gerade dort sei die Finanzbuchhaltung in einem Outsourcing-, ASP- (Application Service Providing) oder Cloud-Modell immens weit verbreitet. Selbst die öffentliche Hand, welche in der Regel bei aktuellen Themen und Trends häufig zurückhaltend agiere, nutze dort Outsourcing-Lösungen für den Finanzbereich. „Deutschland muss und wird da nachziehen, um den Anschluss nicht zu verlieren“, ist sich Meyer sicher.

Verhandlung auf Augenhöhe

Eine Aufholjagd scheint sich zu lohnen, immerhin bietet eine Verlagerung in die Wolke einige Vorteile und Möglichkeiten – so auch für Mittelständler. Denn sie müssen heutzutage – genauso wie Großunternehmen – im Gespräch mit Kunden, Partnern und Lieferanten einen direkten Zugriff etwa auf Umsätze, das Zahlungsverhalten oder die offenen Posten haben, um auf Augenhöhe verhandeln zu können. Eine Fibu-Cloud-Lösung macht dies möglich. Matthias Sommermann, Leiter Produktmanagement und Service Rechnungswesenprodukte bei der Datev eG, beschreibt zwei konkrete Anwendungsszenarien: „Wenn ein Mittelständler beispielsweise bei seiner Bank einen neuen Kredit aushandeln will, kann er seinem Gesprächspartner die gewünschten Auswertungen zu bestimmten Unternehmenskennzahlen direkt auf dem Notebook oder Tablet auf aktueller Basis zeigen.“

Aber auch was die Disposition der Arbeitszeiten angehe, bringe die Cloud Flexibilität: „Eine Mitarbeiterin in der Buchhaltung“, so Sommermann weiter, „die aus der Elternzeit zurückkommt und darauf angewiesen ist, zu bestimmten Zeiten ihr Kind zu beaufsichtigen, kann dann jederzeit auch von zu Hause aus ihre Aufgaben erledigen.“

Laut Udo Meyer ermöglichen Cloud-Lösungen die schnelle Einführung eines strategischen Finanzmanagements, welches innerhalb des Unternehmens nur sehr schwer oder aufwändig umzusetzen wäre, zumal es auch oftmals keinen IT-Spezialisten vor Ort gibt. Dank Onlinebuchhaltung entfällt ein komplizierter Installations- und Administrationsaufwand und die Anwender müssen sich nicht um Updates kümmern – diese laufen automatisch. „Preislich sind Onlinelösungen ebenfalls meist attraktiver“, ergänzt Jan Friedrich von Sage. „Anstatt einer kostspieligen Einmallizenz zahlt der Kunde einen wesentlich niedrigeren Grundpreis.“ Darüber hinaus ist keine Anfangsinvestition für teure Hardware vor Ort notwendig, so dass die Kosten insgesamt transparent bleiben. „Wer sich für eine Buchhaltungssoftware aus der Cloud entscheidet, setzt auf eine zukunftssichere Technologie“, bringt es Scopevisio-Vorstand Michael Rosbach auf den Punkt. „Geschäftsführung und Buchhaltung können von überall auf die Daten zugreifen und sie zudem einfach und sicher mit dem Steuerberater teilen.“

Skepsis beim Thema „Sicherheit“

Doch gerade beim Aspekt „Sicherheit in der Wolke“ zeigen sich Mittelständler eher skeptisch, was nicht zuletzt der NSA-Affäre geschuldet ist. Die Unternehmen fragen sich vor allem: Wo liegen meine Daten und welche Rechtsgrundsätze gelten für diesen Ort? Ist das entsprechende Rechenzentrum vor virtuellen Angriffen und Viren sicher? Wie wird gewährleistet, dass sich kein unbefugter Dritter Zugang zu den Finanzdaten verschaffen kann? Sind die Daten vor Verlust sicher? „Auf diese Fragen muss der Anbieter überzeugende Antworten liefern können“, betont Matthias Sommermann von Datev. Ein weiterer wichtiger Punkt seien die Schnittstellen des Systems zu Institutionen und vorgelagerten Programmen. Daneben spiele auch die Performance eine bedeutende Rolle, schließlich soll die Anwendung jederzeit verfügbar sein und flüssig laufen.

Hierfür müssen einige technische Voraussetzungen erfüllt sein. Notwendig ist eine stabile Internetverbindung am Unternehmenssitz, die einen problemlosen Zugriff auf die Anwendung garantiert. „Gerade in ländlichen Gebieten ist das leider noch nicht immer der Fall“, meint Sommermann. Ansonsten braucht der Anwender, so Jan Friedrich, nur noch die notwendigen Endgeräte, mit denen er die Fibu-Software nutzen will: vom Desktop-PC über das Notebook bis hin zum Tablet. Wichtig ist, dass sämtliche Geräte, die auf die Anwendung zugreifen sollen, mit Virenschutz und Firewall ausgestattet sind, um auch intern für Sicherheit zu sorgen.

Keine zu dünne Kapitaldecke

Um den richtigen Anbieter und das passende Lösungsangebot für das eigene Unternehmen zu finden, sollten die unterschiedlichen Fibu-Cloud-Lösungen genauer unter die Lupe genommen werden. Wichtig ist, dass sie bestimmte Kriterien erfüllen. Die meisten von ihnen würden auch für klassische Software gelten, weiß Bastian Wetzel, Geschäftsführer der Collmex GmbH, „also Funktionalität, Stabilität, Skalierbarkeit und Servicequalität. Hinzu kommen die cloud-spezifischen Themen Verfügbarkeit, Antwortzeiten und Datensicherheit.“ Gerade letztere ist, wie bereits festgestellt, ein wichtiger Punkt für die Anwender. „Der Betrieb in einem deutschen Rechenzentrum sowie eine eigene Datenbank pro Kunde bieten ein großes Plus an Sicherheit“, bemerkt Rüdiger Müller, Geschäftsführer Vertrieb und Marketing bei Diamant Software. Darüber hinaus müsse sich die Fibu-Cloud-Lösung auf einfache Weise in eine beliebige Systemumgebung integrieren lassen und mit den Bedürfnissen eines Unternehmens wachsen können. Ferner müsse der Anbieter einen leistungsfähigen Support vorhalten, d.h. über angemessene Service-Levels und eine professionelle Support-Organisation mit fachlichen und technischen Spezialisten verfügen. „Vorteilhaft ist, wenn Beratung und Schulung auch vor Ort beim Kunden angeboten werden“, so Müller. Langjährige Expertise und eine nachgewiesene Kundenzufriedenheit seien ein wichtiges Indiz für einen starken und verlässlichen Anbieter.

Ebenfalls von Bedeutung ist die Frage, ob der Anbieter auch in Zukunft seine Aufgaben erfüllen kann. „Hier sind etablierte Anbieter in der Regel sicherer als kleine, junge Unternehmen mit einer dünneren Kapitaldecke“, betont Matthias Sommermann. Laut Michael Kaiser von Papierkram sollte man auch nicht „blind“ das Cloud-Produkt wählen, das vom Anbieter der bisherigen, lokalen Fibu-Lösung offeriert wird. „Viele der klassischen Hersteller haben offensichtlich Probleme, von der Entwicklung herkömmlicher PC-Software auf eine webbasierte Entwicklung umzusteigen“, meint er.

Mit welchem Aufwand wiederum die Einführung einer entsprechenden Lösung verbunden ist, lässt sich laut der Anbieter nicht pauschal sagen. Eine Rolle spielen hier u.a. die Unternehmensgröße, -struktur und die Branche des Anwenders. So kann die Umstellung laut Kaiser wenige Stunden bis zu mehreren Monaten in Anspruch nehmen.

Die Abrechnung erfolgt in der Regel über Dienstleistungsverträge, „bei denen eine monatliche Gebühr pro Nutzer fällig wird“, erläutert Michael Rosbach von Scopevisio. „Dadurch gewinnen die Anwender an Flexibilität: Sie können Nutzerlizenzen jederzeit hinzu- oder abbuchen und den Funktionsumfang je nach Bedarf reduzieren oder erweitern.“ Andreas Hermanutz von Wolters Kluwer unterscheidet zwischen benutzerbezogenen (Anzahl der Anwender), nutzungsbezogenen (Anzahl der Buchungssätze, -zeilen, Dokumente) und anwendungsbezogenen (Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung etc.) Berechnungen, wobei auch er einen Abrechnungszeitraum von einem Monat in den Vordergrund rückt. Ein typisches Preismodell könnte so aussehen, „dass fünf bis 15 Euro monatlich für eine Einzellizenz für ein einzelnes Modul wie Finanzbuchhaltung (eventuell mit einer Begrenzung bzgl. der Buchungszeilen pro Jahr) gezahlt werden.“

Vom Alt- ins Neusystem

Läuft ein Vertrag aus oder der Anwender möchte beispielsweise aufgrund von Unzufriedenheit mit der eingesetzten Lösung den Anbieter wechseln, hat er mit den gleichen Problemen wie bei jedem Softwarewechsel zu rechnen. „Die Daten müssen vom Altsystem in das Neusystem übernommen werden“, beschreibt Bastian Wetzel von Collmex die Situation. „Da jedes Softwaresystem sein eigenes Datenmodell verwendet, ist die Überführung der Daten nicht immer einfach.“ Zu berücksichtigen sind grundsätzlich folgende Faktoren: Aus welchem System werden die Daten übernommen? Wie viele Jahre sollen übernommen werden? Wie groß ist die Datenmenge? Wie sind die Daten aufbereitet? „So kann es sein“, weiß Michael Rosbach, „dass Daten zunächst in Excel neu aufbereitet werden müssen, bevor sie in das neue System importiert werden können. Dies kann von einer kleinen Anpassung, die in fünf Minuten erledigt ist, bis hin zu einer aufwändigen Überarbeitung reichen, für die mehrere Tage benötigt werden.“ Entscheidend sei die Qualität der Altdaten.

Gute Zukunftschancen

Im Großen und Ganzen stehen die Zukunftschancen für „Fibu aus der Cloud“ sehr gut, ist sich Jan Frie­drich von Sage sicher. Die zunehmende Mobilität, das Arbeiten von unterwegs, zuhause oder im Büro, die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater, der online auf die Lösung zugreifen kann, sowie die Verknüpfung mit dem Onlinegirokonto zum automatischen Ausgleich der offenen Posten spreche speziell bei Mittelständlern eindeutig dafür. Doch „zumindest in den kommenden Jahren wird der Großteil der Unternehmen noch mit Vor-Ort-Lösungen arbeiten“, prognostiziert Sommermann. Auf Anbieterseite erwarte er allerdings in näherer Zukunft ein Wachstum in zweierlei Hinsicht: „Neue Cloud-Anbieter werden das Thema ‚Fibu’ besetzen wollen, während etablierte Fibu-Anbieter neben ihren PC-Lösungen auch Cloud-Angebote entwickeln werden.“ Im Zuge dieser Angebote spiele das Thema „Integration weiterer Komponenten“ sicherlich eine große Rolle.


Bildquelle: © Thinkstock/Digital Vision 

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