Checkliste für Unternehmen

Fünf Stolpersteine bei der SEPA-Umstellung

Viele mittelständische Unternehmen haben noch die SEPA-Umstellung 2014 vor sich. Viele zögern, da mit der Einführung des neuen Zahlsystems jede Menge Schwierigkeiten verbunden sind. Exact zeigt anhand von fünf Stolpersteinen, welche Fehlerquellen beim SEPA-Umstieg vermieden werden können.

SEPA ist die Abkürzung für Single Euro Payments Area, zu deutsch: Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum.

Die Umstellung aller Zahlsysteme von Bankleitzahl und Kontonummer auf IBAN und BIC muss bis zum 1. Februar 2014 erfolgt sein. Ab diesem Zeitpunkt sind Banken verpflichtet, Überweisungen und Lastschriften innerhalb der EU nur noch im SEPA-Format (Single Euro Payments Area) zu verarbeiten. Aufgrund der weitgreifenden Auswirkungen können nur sorgfältige Vorbereitungen einen fehlerlosen Umstieg gewährleisten. Deshalb sollten Unternehmen folgende fünf Stolpersteine beachten:

Stolperstein 1: abteilungsübergreifende Koordination
Wurde ein SEPA-Verantwortlicher festgelegt? Fast alle Abteilungen sind von der Änderung betroffen und müssen koordiniert werden. Ohne einen festen SEPA-Verantwortlichen geht leicht die Übersicht verloren und der Zeitplan kann nicht eingehalten werden.

Stolperstein 2: SEPA-Fähigkeit der Software
Sind sämtliche relevanten Software-Programme SEPA-fähig? Wenn dies nicht vorab geprüft wird, kann dies zu Verzögerungen und Problemen in der IT führen.

Stolperstein 3: zu enger Zeitplan
Ist genug Zeit für die Umstellung eingeplant? Es sollte kontrolliert werden, ob die konvertierten Daten korrekt, die einzelnen Stammdaten an SEPA angepasst und eine Gläubiger-Identifikationsnummer beantragt sind. Außerdem sollte der Zeitplan berücksichtigen, dass bereits ab dem 1.1.2014 AAG-Anträge ohne IBAN und BIC rigoros abgewiesen werden.

Stolperstein 4: unvorhersehbare Schwierigkeiten
Ist der Zeitpuffer für unvorhersehbare Schwierigkeiten ausreichend? Beispielsweise erschwert der auf 140 Zeichen verkürzte Verwendungszweck die Zuordnung von ausgehenden und eingehenden Zahlungen. Die Komplexität der SEPA-Umstellung sollte nicht unterschätzt werden.

Stolperstein 5: Änderungen rund um SEPA
Haben Unternehmen die künftigen Änderungen des SEPA-Verfahrens im Blick? Es ist unumgänglich, dass regelmäßig Informationen über die Weiterentwicklung von SEPA eingeholt werden. Die ersten Änderungen treten bereits im Frühjahr 2014 in Kraft.

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Bildquelle: © Deutsche Bundesbank/Gabriele Guha

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