18.12.2017

Für den digitalen Rechtsverkehr gerüstet

Mithilfe einer Software-Lösung des Microsoft-Partners RA-Micro Köln hat Färber Rechtsanwälte die Kanzleiverwaltung vollständig digitalisiert. Gleichzeitig setzt man auf das Surface Book und Office 365. Damit haben die Juristen einen Schritt in Richtung mobiles Anwaltsbüro gemacht und sind für die Digitalisierung der Justiz gerüstet.

  • Kanzleiverwaltung goes digital

    Mit Hilfe einer Software-Lösung des Microsoft-Partners RA-Micro Köln hat Färber Rechtsanwälte die Kanzleiverwaltung vollständig digitalisiert.

  • Microsoft Surface Book

    Beimm Verhandlungstermin wird das Surface Book aufklappt.

Seit der Gründung im Jahr 2005 berät und betreut die Kanzlei Färber Rechtsanwälte bundesweit Mandanten auf dem Spezialgebiet des Arbeitsrechts. Die zwölf Mitarbeiter mit dem Sitz in Düsseldorf gehören zu den bekanntesten Arbeitsrechtlern in Deutschland und legen großen Wert auf die individuelle und persönliche Betreuung ihrer Mandanten. Dazu zählen neben Privatpersonen auch Unternehmen verschiedener Größenordnungen.

Ab dem 1. Januar 2018 sind Anwälte verpflichtet das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) zu verwenden. Dabei handelt es sich um eine Kommunikationsplattform für die verschlüsselte Korrespondenz von Anwälten und Gerichten, die einige Vorteile bietet: Die Kommunikation läuft schnell und sicher, ist nachweisbar und eine fristgerechte Einreichung von Unterlagen kann auch von unterwegs oder zuhause kontrolliert werden. Zahllose Kopien und Ausfertigungen von Schriftstücken für Gerichte und gegnerische Parteien entfallen. Das spart Kosten für Material und Porto und macht die Arbeit für Anwälte flexibler.

Bisher scheuen sich jedoch noch viele Anwälte und Kanzleien vor dem Schritt, das beA zu testen, während die verpflichtende Einführung zum Jahresende immer näher rückt. Anders macht es die Kanzlei Färber Rechtsanwälte. Die Mitarbeiter nutzen das elektronische Postfach bereits seit gut einem halben Jahr. Basis dafür ist die Kanzleiverwaltungs-Software RA-Micro des Microsoft-Partners RA-Micro Köln, die den gesamten Datenbestand aller laufenden Akten per E-Akte bereitstellt und in der Kanzlei bereits seit acht Jahren im Einsatz ist. Mit der Lösung lassen sich Stammdaten, Akten und Termine komplett digital verwalten, Korrespondenzen mit Kollegen und Gerichten führen und die eingescannte Tagespost sichten. Die Bedienung funktioniert simpel über eine E-Akten-Ordnerstruktur sowie die Eingabe von Suchbegriffen und ist mittels virtuellem Kanzleizugang „vStation“ auch von unterwegs möglich.

Die Kanzlei im Aktenkoffer dabei

Im Frühjahr 2017 hat RA-Micro Köln bei Färber Rechtsanwälte zudem das Microsoft Surface Book und Office 365 auf Partnerebene eingeführt. Dem Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht Harald Kaiser ist das Gerät seitdem ein ständiger Begleiter, sobald er das Büro verlässt. „In Kombination mit der Software ermöglicht mir das Device den Zugriff und die Bearbeitung sämtlicher Bestandteile einer Akte in Echtzeit – egal wann und an welchem Ort“, so Kaiser. Der Anwalt hat auch schon zu Zeiten der klassischen Papierakte unterwegs oder von Zuhause gearbeitet, damals aber noch ohne mobiles Device. „Der entscheidende Unterschied ist, dass man nicht die gesamte Akte einpacken konnte und dann im Zweifel nicht die relevante Anlage oder den richtigen Band dabei hatte, um weiterarbeiten zu können.“

Unter seinen Berufskollegen ist Harald Kaiser jedoch noch eine Ausnahme, wenn er zum Verhandlungstermin sein Surface Book aufklappt. Der Arbeitsrechtler nutzt das Device z. B. auch während der Wartezeiten vor Gericht, öffnet mobil Schriftstücke der gegnerischen Partei und macht Notizen und Markierungen mit dem Surface Pen direkt auf dem Display. „Da auch meine Termine in der Software verwaltet werden, erstellt diese nach einer Verhandlung automatisch ein Anschreiben für den Mandaten, in das ich dann die Ergebnisse eintrage. Im Idealfall kann ich die Korrespondenz bereits von unterwegs abschicken und muss nicht warten, bis ich zurück in der Kanzlei bin“, erläutert Kaiser.

Die digitale Anwaltskanzlei

Auch im Büro können die Partner der Kanzlei mit Hilfe des mobilen Device Arbeitsabläufe effizienter gestalten. Das Gerät wird vor Ort an eine Docking Station angeschlossen und dient in Kombination mit Monitor, Maus und Tastatur als Ersatz für einen stationären Rechner. „Wenn ein Mandant anruft, öffne ich mit wenigen Klicks seine Akte und bin auskunftsfähig, während früher zunächst die Papierakte herausgesucht werden musste“, sagt Kaiser.

Wichtig ist den Anwälten die Diktierfunktion: Über die eingebauten Mikrofone des Surface Book und ein Programm mit Spracherkennung verwandelt sich das Diktat im Handumdrehen in ein schriftliches Dokument. Eine enorme Zeitersparnis, hatte bislang ein Kanzleimitarbeiter das Eingesprochene abtippen müssen.

Nicht zuletzt ermöglicht die Software den Zugriff und die Bearbeitung einer Akte von mehreren Personen gleichzeitig. In der Vergangenheit waren Ordner oft mehrere Tage zur Ansicht bei der Gegenseite oder bei Gericht unterwegs und nicht verfügbar. Letztlich kann Färber Rechtsanwälte somit umfassende Projekte und Mandate deutlich schneller abarbeiten und schließen. „Ausgehend von der klassischen Struktur einer Kanzlei haben wir eine moderne Lösung erhalten, mit der wir die Umstellung auf das papierlose Büro und die Möglichkeit des mobilen Arbeitens mit vollständigem Live-Zugriff auf den gesamten Datenbestand erreichen konnten,“ so Kaiser.

Auch in Zukunft will man die Kanzlei weiter digitalisieren und die IT-Ausstattung modernisieren. Das Surface Book soll dann für alle Mitarbeiter eingeführt werden, um die Möglichkeit flexibler Arbeitszeitmodelle und Home Office voranzutreiben. Für die beiden großen Konferenzräume der Kanzlei soll zudem das Großbild-Device Surface Hub als vollwertige Alternative zu den gängigen Telefonkonferenzsystemen und Whiteboards eingerichtet werden.

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