Moderne Flotten-Management-Systeme (FMS)

Fuhrpark dank Flottenmanagement unter Kontrolle

In Zeiten steigender Transportkosten sollten gerade mittelständische Unternehmen für eine effiziente Steuerung ihrer eigenen Fuhrparks sorgen. Dabei können sie auf moderne Flotten-Management-Systeme (FMS) zurückgreifen, die neben Ortungsdiensten auch Funktionen für eine intelligente Auftragsplanung bieten.

Egal ob der Firmenwagen-Pool der Vertriebsmitarbeiter oder die Lkw-Flotte der Spediteure – viele Mittelständler unterhalten einen eigenen Fuhrpark, der einhergehend mit der steigenden Mitarbeiterzahl über die Jahre angewachsen ist. Dementsprechend viel investieren die Unternehmen mittlerweile in ihre Fahrzeugflotten, was der GE-Capital-Capex-Report 2015 verdeutlicht. So planen deutsche Mittelständler in den nächsten zwölf Monaten Investitionen von 44,7 Mrd. Euro in gewerbliche Fuhrparks – knapp 1,5 Mrd. Euro mehr als im Jahr 2014.

Neben der Modernisierung und dem Ausbau der Fahrzeugflotte beabsichtigen viele Firmen, ihre Flotten-Management-Systeme auf den aktuellen Stand zu bringen respektive eine moderne Lösung einzuführen. Dabei spielt die Flottengröße laut Gernot Dähne, Geschäftsführer der Dedenet GmbH, im Prinzip keine Rolle, denn ein FMS „kann bereits ab dem ersten Fahrzeug sinnvoll sein, wenn z.B. ein elektronisches Fahrtenbuch genutzt wird“.

Doch moderne Software-Lösungen können weit mehr: So werden Disponenten durch GPS-Positionsdaten mit intelligenter Kartendarstellung unterstützt und erhalten software-gesteuerte Auftragsvorschläge, woraus sich eine Wegstreckenoptimierung ergibt und folglich Kostenersparnisse resultieren. Davon ist auch der Vorstandsvorsitzende der Community4you AG, Uwe Bauch, überzeugt: „Ab einer Flottengröße von 50 Fahrzeugen wird kein Unternehmen auf die Vorteile des digitalen Flotten-Managements verzichten können.“

Die passende Flotten-Management-Lösung finden

Eine moderne FMS-Lösung sollte idealerweise aus einem im Fahrzeug installierten Fahrzeugortungs-, einem Navigationsgerät und einer Software bestehen. Darüber hinaus sollte das FMS per Browser zugänglich sein, „sodass Unternehmen von überall aus Zugriff auf die Flotte besitzen“, führt Axel Backof, Verkaufsleiter DACH+EE bei Tomtom Telematics, aus.

Auch eine Anbindung an vorhandene IT-Systeme für Disposition, Abrechnung und Verwaltung durch geeignete Schnittstellen sollte gegeben sein. Konkret bieten sich Standardschnittstellen sowohl zu MS Office und SAP als auch zu externen Fremdsystemen, z.B. von Tankstellen aller führenden Mineralölkonzerne, an.
Funktional sollte ein modernes FMS neben der Stammdatenverwaltung, der elektronischen Fahrzeugakte, der Fahrzeugortung und der Disposition, auch Beschaffungs- und Instandhaltungsprozesse abbilden können. Der Remote Tachograph Download, also das Fernauslesen aller digitaler Tachografen, rundet den Funktionsumfang in der Regel ab.

Branchenübergreifende Einsatzgebiete

Hauptprofiteure von FMS-Lösungen sind in erster Linie Speditionen mit ihren Lkw-Flotten. Neben den Positionsdaten der einzelnen Fahrzeuge erfasst eine moderne Software auch den Streckenverlauf sowie die Starts und Stopps der Fahrzeuge. „Fuhrpark-Manager bzw. Einsatzzentralen haben die Fahrzeuge jederzeit im Blick und wissen, welcher Fahrer am schnellsten den nächsten Auftrag ausführen kann“, erläutert Axel Backof.

Als Beispiel nennt er ein Berliner Rohrreinigungsunternehmen, dass dank der FMS-Lösung Webfleet in zwei Jahren 20 Prozent mehr Aufträge bei ansonsten gleich gebliebenen Voraussetzungen abwickeln konnte. Zeit sparen Mittelständler auch dadurch, dass Routen und Aufträge in Echtzeit inklusive der aktuellen Verkehrslage auf das Fahrer-Terminal übertragen werden. Damit sollen die aufwendige telefonische Abstimmung und die umständliche Routenprogrammierung entfallen. Mithilfe eines digitalen Fahrtenschreibers, dessen Daten in die Flotten-Management-Lösung einfließen, können Systeme zusätzlich die Einhaltung der vorgeschriebenen Lenk- und Ruhezeiten überwachen und bei Zeitüberschreitungen Interventionen veranlassen.

Doch nicht nur innerhalb der Speditionsbranche kommen entsprechende Lösungen zum Einsatz – ein weiteres FMS-Einsatzfeld ist beispielsweise der Kurier- und Lieferdienst. So können moderne Flotten-Management-Lösungen Nachweise von Kurierfahrten und Service-Aufträgen elektronisch übermitteln und über Schnittstellen in die Back-Office-Systeme übertragen.

Auch Maschinenparks lassen sich über FMS-Lösungen überwachen. Mit Basisfunktionen wie Ortung, Nachverfolgung des Streckenverlaufes sowie die Erfassung von Maschinenlaufzeiten behalten mittelständische Unternehmen den Überblick über ihre Baufahrzeuge. Dazu bieten sich Funktionalitäten wie eine Überwachung der Betriebsstunden und der Telemetriedaten über Beanspruchung bzw. Verschleiß oder Verbrauch der Fahrzeuge an.

Einen weiteren, branchenübergreifenden Ansatzpunkt nennt Matthias Engel von Ari Fleet Germany. Laut dem Vertriebsleiter können Mittelständler primär über die zur Verfügung gestellten Berichte Kosteneinsparungen erzielen. „Ein gutes Beispiel sind sicherlich die Auswertung von Schadensfällen, der daraus resultierenden Schadenquote und Entscheidung zum Versicherungsschutz für die Flotten.“ Dashboards visualisieren festgelegte KPIs (Leistungskennzahlen) und Service Level Agreements mit dem Versicherer und ermöglichen Korrekturen bei möglichen Abweichungen.

Diebstahlwarnung für die Fahrzeugflotte

Die letztjährige „Lkw- und Ladungsdiebstahl“-Fachkonferenz zeigte, dass in Deutschland jährlich rund 2.000 Lkw und 200.000 Warentransporte von Diebstahl betroffen sind. Gerade mittelständische Unternehmen können solche Ereignisse vor Lieferengpässe stellen. Im schlimmsten Fall verlieren sie gar einen wichtigen Kunden, weil sie diesen nicht rechtzeitig mit dringend benötigter Ware beliefern können. Der Anbieter Dedenet integrierte deshalb eine Diebstahlwarnung in sein FMS-System. Mit der automatischen Benachrichtigung bei unerlaubter Bewegung eines Fahrzeuges oder dem Verlassen einer vorgegebenen Zone soll das System einen umfassenden Schutz für Flotten und hochwertiges Transportgut bieten.

Einfluss von mobilen Lösungen

Wie in vielen anderen Unternehmensbereichen werden mobile Lösungen auch im Flotten-Management verstärkt Einzug halten. „Der Trend geht zu mobilen Lösungen, zur einfachen GPS-Ortung zum Anstecken ohne aufwendigen Einbau oder zu einfachen Tablets, die teure und komplizierte Handgeräte ersetzen“, ist sich Gernot Dähne sicher. Funktionen wie Auftragsübermittlung und die Abarbeitung von Check-Listen seien inzwischen über leistungsfähige und kostengünstige Tablet-PCs möglich. Tomtom stellt seine FMS-Lösung bereits für Smartphones und Tablets bereit. „Damit lässt sich die Flotte quasi mit einer Fingergeste steuern“, meint Verkaufsleiter Axel Backof. Auf den Fahrer-Terminals der neuesten Serie können Unternehmen zudem eigens entwickelte Apps installieren, um ihre spezifischen Prozesse abzubilden – etwa konkrete Arbeitsabläufe, wie z.B. eine Lkw-Abfahrtskontrolle.

Überdies berichten die verschiedenen FMS-Anbieter, dass sie sich verstärkt mit dem Trendthema „Connected Car“ beschäftigen und ihre aktuellen Systeme darauf ausrichten. „Kein Telematikanbieter wird auch in Zukunft existieren, der die Möglichkeiten des ‚Connected Car‘ außer Acht lässt“, prognostiziert Jost Geweke, CMO der Fela Management AG. Dieses Konzept biete vielfachen Zusatznutzen, den es zum Vorteil des Kunden optimal und adaptiert auszuwerten gelte. So etwa im Bereich Unfallabwicklung. Bosch Software Innovations integrierte in diesem Zusammenhang bereits ein intelligentes Risiko-Management in seine Lösung. So sind die im Fahrzeug vorhandenen Systeme in der Lage, einen Unfall zu erkennen und seinen Verlauf aufzuzeichnen. Erkennt das FMS-System eine Unfallsituation, wird das rund um die Uhr besetzte Kommunikationszentrum des Anbieters informiert. Die Mitarbeiter können daraufhin die Polizei und Rettungsdienste alarmieren und parallel Kontakt mit dem Fahrer aufnehmen.

Es zeigt sich, dass die Entwicklung im Bereich Flotten-Management nicht stillsteht. Im Gegenteil: Moderne FMS-Systeme liefern zukünftig immer mehr Fahrzeugdaten und erstellen im Anschluss verlässliche Prognosen über den Einsatz der eigenen Flotte. Das freut vor allem die Anwender, die ihren Fuhrpark dann – im Hinblick auf Auslastung, Zeit und Kosten – noch effizienter steuern können. 

Bildquelle: Volvo

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