Schnell geprüft

Fundament für den Dokumenten-Workflow

Durch Qualität und Zuverlässigkeit insbesondere beim Bau von schlüsselfertigen Produktionsgebäuden ist die Firmengruppe Harsch über die Region hinaus bekannt. In der Verwaltung des Bauunternehmens unterstützt ein zentraler Dokumenten-Pool das effiziente Arbeiten. Ein Workflow sorgt in der Personalabteilung für die schnelle Auswahl der Bewerber und garantiert den Schutz der Daten.

  • Ein Stapel mit Dokumenten

    Durch klare Regeln und Strukturen sollten Prüfzeiten reduziert und zugleich der Prüfungsprozess besser kontrolliert werden. ((Bildquelle: Getty Images/iStock))

  • Ein Bauprojekt der Harsch Firmengruppe

    Die in dritter Generation familiengeführte Firmengruppe Harsch fungiert als leistungsstarker Partner bei gewerblichen und privaten Bauvorhaben. ((Bildquelle: Harsch Firmengruppe))

  • Jannik Watteroth, DMS-Projektleiter der Firmengruppe Harsch

    Jannik Watteroth, DMS-Projektleiter der Firmengruppe Harsch. ((Bildquelle: Firmengruppe Harsch))

Die Firmengruppe Harsch schreibt mit dem Einsatz von Betonfertigteilen im Industrie-, Gewerbe- und Wohnbau seit 1919 eine Erfolgsgeschichte. Das in dritter Generation familiengeführte Unternehmen gilt als leistungsstarker Partner für gewerbliche und private Bauvorhaben. Auch im Tief- und Straßenbau ist der Mittelständler tätig. Ein weiteres erfolgreiches Geschäftsfeld ist die Projektentwicklung – vom Grundstückserwerb über Planung, Finanzierung bis zum Bau von schlüsselfertigen Wohn- und Geschäftsgebäuden.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 6/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Dass die Firmengruppe Harsch dank ihrer qualifizierten Fachkräfte sämtliche Bauleistungen aus einer Hand liefern kann, schätzen ihre Auftraggeber besonders. Die technische Ausrüstung im Unternehmen ist immer auf dem neuesten Stand. Auch in der Verwaltung legt man großen Wert auf innovative Prozesse mit leistungsfähiger Informationstechnik. Dort ist neben dem ERP-System Microsoft Dynamics NAV seit Januar 2018 das Dokumenten-Management-System (DMS) Docuware im Einsatz.

Die Buchhaltung arbeitete bereits vor Einführung der Software mit einem digitalen Archivierungssystem. Dieses erwies sich jedoch für die Anforderungen und geplanten Projekte als nicht flexibel genug, erklärt Jannik Watteroth, DMS-Projektleiter der Firmengruppe Harsch. „Wir wollten eine ganzheitliche DMS-Lösung, um mit Workflows Arbeitsabläufe in der Verwaltung optimieren zu können“, so der IT-Spezialist. Im Fokus stand zunächst die Prüfung der täglich etwa 100 eingehenden Rechnungen, die bis dahin per Hauspost in verschiedene Abteilungen und Standorte geschickt werden mussten, was oft mehr als zehn Tage dauerte. Erstes Ziel war deshalb – neben der revisionssicheren Archivierung – die beleglose Bearbeitung der Rechnungen.

Durch klare Regeln und Strukturen sollten Prüfzeiten reduziert und zugleich der Prüfungsprozess besser kontrolliert werden. Für das neue DMS sprach vor allem die Flexibilität des Systems, sagt Watteroth: „Wir haben damit eine Lösung gefunden, die uns kein starres Konzept aufzwingt, sondern sich ganz an unsere Anforderungen anpassen lässt.“ Ein wichtiges Entscheidungskriterium war deshalb auch die Fachkompetenz des Docuware-Partners ikt Gromnitza, der diese Anpassungen ermöglichte.

Bewerbermanagement nach Plan

Nach intensiver Schulung aller involvierten Mitarbeiter wurde Anfang 2018 der DMS-Einsatz mit dem Pilotprojekt „Rechnungsprüfung“ begonnen. Um für weitere Digitalisierungsprojekte gut gerüstet zu sein, wurden 20 Arbeitsplätze in der Buchhaltung sowie 140 Arbeitsplätze in allen Verwaltungsabteilungen der Firmengruppe mit einem zweiten Bildschirm ausgestattet. Für das Scannen der Belege nutzen die Mitarbeiter bereits vorhandene Multifunktionsgeräte. Sämtliche Niederlassungen und Tochterfirmen haben mittels einer Virtualisierungslösung Zugriff auf das DMS. Von den mehr als 525 Mitarbeitern der Firmengruppe arbeiten heute 170 mit dem DMS, das über eine Schnittstelle mit dem ERP-System Navision verbunden ist. Künftig werden damit alle Ausgangsrechnungen automatisch archiviert.

Bereits nach wenigen Tagen Einarbeitungszeit funktionierte der komplexe Workflow zur Freigabe von Eingangsrechnungen problemlos, berichtet Jannik Watteroth. Heute ist die Prüfung meist innerhalb von drei Tagen abgeschlossen, selbst wenn verschiedene Positionen einer Rechnung von Sachbearbeitern in mehreren Niederlassungen freigegeben werden müssen. Durchlaufzeiten von Rechnungen konnten somit um 70 Prozent reduziert und Skontofristen besser eingehalten werden. „Durch den Erfolg dieses Pilotprojekts haben wir schnell neue Einsatzmöglichkeiten gefunden, auch auf Anregung der Mitarbeiter“, sagt der Projektleiter. Innerhalb eines Jahres wurden bereits über 30 kleine und größere Workflows eingerichtet – z. B. der besonders funktionsreiche Workflow zum Bewerbermanagement. Dieser unterstützt die Personalabteilung dabei, Bewerbungsverfahren optimal zu koordinieren und sie so zu beschleunigen.

Sämtliche Bewerbungen werden zunächst archiviert, anschließend erscheinen sie in der Aufgabenliste der Personalentwicklung. Darüber hinaus wird an den Bewerber nahezu automatisch eine Eingangsbestätigung versendet. Im nächsten Schritt werden die Bewerbungsunterlagen an die zuständigen Abteilungsleiter an den verschiedenen Standorten geschickt und von diesen innerhalb des Workflows bearbeitet. Nach deren Entscheidung gelangt die Bewerbung zurück zur Personalentwicklung, welche die weiteren Schritte übernimmt.

Die möglichen weiteren Arbeitsabläufe werden durch den Workflow umfänglich abgebildet, sei es das Schreiben einer Absage als auch die Arbeitsschritte bis zur Einstellung des neuen Mitarbeiters. Alle Berechtigten können sich jederzeit einen schnellen Überblick über den Stand der Dinge verschaffen und bei Nachfragen sofort Auskunft geben. Ein Prüfungsvorgang konnte so auf wenige Tage verkürzt werden, benötigte Fachkräfte stehen dem Mittelständler damit schneller zur Verfügung. Geplant ist, über Docuware Forms Online-Bewerbungen zu ermöglichen, um den Prozess zusätzlich zu beschleunigen.

Unterstützung für den IT-Support

Ein weiterer zeitsparender Einsatz des Formularmanagements ist ein IT-Ticketsystem. Bei Störfällen melden Mitarbeiter das Problem online über ein Webformular. Mit den gesammelten Informationen, die auch die Dringlichkeit des Störfalls einordnen, wird sofort ein Workflow initiiert. „Die IT-Mitarbeiter können damit zeitnah die wichtigen Probleme lösen, gleichzeitig ist alles genau dokumentiert“, sagt Jannik Watteroth.

Bei der Firmengruppe weiß man heute den durch die verschiedenen Workflows viel geringeren zeitlichen und organisatorischen Aufwand in der Verwaltung sehr zu schätzen. Das DMS ermöglicht es den Beschäftigten, effizienter zu arbeiten, obwohl sie ihre bisher gewohnten Arbeitsabläufe kaum ändern mussten. Mehr Sicherheit ist ein weiterer Vorteil.

Die Firmengruppe Harsch

  • Branche: Bauwesen
  • Gründung: 1919
  • Standort: Bretten
  • Mitarbeiter: 525

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