Vorsicht bei Volumenlizenzen

Gebrauchte Software nicht immer günstiger

Unabhängig davon, ob ein Unternehmen neue oder gebrauchte Software kauft, sollte es in die Automatisierung des Software Asset Managements und der Lizenzoptimierungsprozesse investieren, rät Anton Hofmeier, Regional Vice President Sales DACH Flexera Software, im Interview.

Anton Hofmeier, Flexera Software

Anton Hofmeier, Regional Vice President Sales DACH Flexera Software

ITM: Herr Hofmeier, wie bewerten Sie die Gerichtsurteile der letzten Jahre, mit denen der Handel mit gebrauchter Software für rechtmäßig erklärt wird? Ist der Verkauf und Kauf gebrauchter Lizenzen damit problemlos möglich?
Anton Hofmeier:
Ob neue oder gebrauchte Software – Unternehmen wollen vor allem eins: Die Ausgaben für ihre Software so gering wie möglich halten. Unternehmen, die ihre Softwarebestände genau im Auge behalten, und ihre Softwarelizenzen optimieren, können so auch bei neuer Software 10 bis 30 Prozent Kosten einsparen. Umgekehrt bedeutet gebrauchte Software nicht immer auch eine effektive Einsparung. Bevor Unternehmen sich für oder gegen gebrauchte Software entscheiden, müssen sie zunächst wichtige Fragen klären: Wie ist der aktuelle Softwarebestand im Unternehmen? Wie viel davon wird tatsächlich genutzt? Und wie viel wird tatsächlich benötigt?

Unternehmen erwerben oft mehr Softwarelizenzen, als sie tatsächlich brauchen. Zum einen, da sie böse Überraschungen bei Audits von Softwareherstellern vermeiden wollen, zum anderen weil sie oft nicht wissen, welche Softwareprodukte und Nutzungsrechte überhaupt vorliegen. Oft ist auch nicht genau bekannt, welche Software tatsächlich genutzt wird. Um Softwareausgaben deutlich zu senken, ist daher ein detaillierter Einblick in Softwarebestände gefragt. Die Herausforderung dabei ist, die installierte und tatsächlich genutzte Software mit den in den Softwarelizenzvereinbarungen festgelegten Lizenzberechtigungen in Einklang zu bringen.

Ohne diese Transparenz besteht die Gefahr, dass Unternehmen zu viel ausgeben – ganz gleich, ob es dabei um neue oder gebrauchte Software geht. Darüber hinaus sind die Kosten für Softwarelizenzen im Vergleich zu laufenden Softwarewartungskosten häufig niedriger. Für Gebrauchtsoftware ist das Angebot an Wartung und Service-Angeboten derzeit noch sehr unübersichtlich und der tatsächliche Wert der Angebote daher nur schwer einzuschätzen. Erhoffte Einsparungen können sich so schnell ins Negative kehren, sobald laufende Wartungskosten mit ins Spiel kommen. 

Unabhängig davon welche Lösung Unternehmen letztendlich wählen, sollten sie vor allem in eine Automatisierung ihres Software Asset Management und ihrer Lizenzoptimierungsprozesse investieren. Damit lassen sich nicht nur Softwarekosten, sondern auch Risiken durch Lizenzverstöße reduzieren. Unternehmen kaufen so weder zu viel noch zu wenig Software und können vorhandene Lizenzen effizienter einsetzen, z.B. durch die Übertragung von Lizenzen auf andere Benutzer. 

ITM: Wo sehen Sie Risiken?
Hofmeier:
Das größte Risiko für Unternehmen besteht in einem fehlenden Software Asset Management – egal ob es sich dabei um neue oder gebrauchte Software handelt. Solange die Softwarebestände nicht effizient gemanagt werden und keine Klarheit über die tatsächliche Nutzung besteht, ist der Kauf von zusätzlicher Software immer riskant.

ITM: Was ist spezielle bei Volumenlizenzen zu beachten, also wenn etwa ein Kunde 100 Lizenzen im Paket erworben hat?
Hofmeier:
Vor allem sollten Unternehmen sicher gehen, dass sie Software in diesen Mengen überhaupt benötigen. Oft werben Anbieter mit attraktiven Preisnachlässen bei Enterprise-Lizenzabkommen. Diese Angebote können täuschen, denn oft benötigen Unternehmen gar keine Volumenlizenzen. Im Extremfall zahlen sie dann den vollen Preis für eine Ware, die sie kaum oder nicht benutzen.

ITM: Für wen kommt der Erwerb gebrauchter Software-Lizenzen mit Blick auf mittelständische Unternehmen überhaupt in Frage?
Hofmeier:
Diese Frage lässt sich nur beantworten wenn klar ist, wie viel Software tatsächlich gebraucht und genutzt wird. Erst dann können Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe – darüber entscheiden, ob sich der Kauf von gebrauchter Software wirklich lohnt.

ITM: Inwieweit beeinflusst Cloud Computing den Software- und Lizenzmarkt?
Hofmeier:
Die Cloud vereinfacht einiges: viele Prozesse um die Softwareinstallation entfallen, auf Informationen lässt sich weltweit zugreifen und Kosten sinken. Mit der Migration auf die Cloud verschwinden jedoch nicht gleichzeitig die Herausforderungen rund um die Softwarelizenzierung. Vielmehr entstehen zusätzliche Formen der Softwarebereitstellung und neue Lizenzmodelle.

Unternehmen, die neue Bereitstellungsmethoden wie Software-as-a-Service (SaaS) oder Infrastructure-as-a-Service (Iaas) implementieren möchten, sollten daher entsprechende Cloud-Technologien im Vorfeld umfassend prüfen. Das gleiche gilt für die Lizenzbestimmungen für den jeweiligen Cloud-Typ (public, private oder hybrid), denn jede Variante wirkt sich anders auf das Lizenzmanagement aus.

  • SaaS
    Im beliebten SaaS-Modell bezieht der Anwender eine Software üblicherweise über das Internet mittels eines Webbrowsers. Diese Bereitstellung entschärft vielleicht einige der drängendsten Compliance-Fragen, verhindert aber keineswegs überflüssige Softwareausgaben. In der Regel verwenden SaaS-Anwendungen wie Salesforce.com, Workday oder Dropbox Modelle auf Subscription-Basis. Viele Unternehmen haben bei SaaS-Anwendungen unnötige Mehrkosten, weil sie Lizenzen kaufen, mit denen selten oder fast nie gearbeitet wird. Zudem erwerben sie teure Subscriptions mit vielen – oft unnötigen – Features.
    Um überflüssige Ausgaben zu vermeiden, sollten Unternehmen Prozesse und Werkzeuge implementieren, mit denen sie die individuelle Softwarenutzung von Anwendern erfassen können. Jeder Anwender benötigt beispielsweise für das Einloggen eine Erlaubnis und vermeidet dadurch Verstöße gegen die Lizenz-Compliance. Dennoch kann – selbst im SaaS-Modell – ein Unternehmen weiterhin gegen die Compliance verstoßen, wenn sich mehrere Anwender einen einzigen Account teilen.
  • IaaS
    Im IaaS-Modell stellt der Anbieter der (Public) Cloud dem Anwender die notwendige Server- und Netzwerkinfrastruktur zur Verfügung. Normalerweise handelt es sich um eine virtualisierte Serverumgebung mit entsprechender Elastizität bei der Rechnerleistung: mehr Serverkapazität für Peak Loads und weniger Kapazität in ruhigeren Zeiten. Das macht IaaS zwar sehr attraktiv, jedoch gilt es auch hier hinsichtlich der Softwarelizenzierung einiges zu beachten. Unternehmen sind in der Regel nämlich auch für die Softwarelizenzen verantwortlich, die sie in der Infrastruktur des Cloud-Anbieters verwenden. Selbst dann wenn der Anbieter der Eigentümer der Server, des Betriebssystems sowie der Virtualisierungsplattform ist.

Im Vergleich zur Softwarenutzung on-premise erschweren einige IaaS-Aspekte das Lizenzmanagement, z.B. die dynamische Natur der Cloud-Umgebung, ungenaue Herstellerangaben zu Produktnutzungsrechten und die Auswirkungen der Cloud-Nutzung auf Lizenzbestimmungen. Daher sind vor allem Lösungen gefragt, die sich in der Public Cloud implementieren lassen. Nur so behalten Anwender vollständigen Überblick und Kontrolle über ihre Berechtigungen.

Eine der größten Herausforderungen der Cloud-Migration stellt die Buchung von IaaS-Services durch eine Business Unit ohne Freigabe der IT-Abteilung dar. Die Folgen: Die IT verliert die Kontrolle über Teilbereiche der Softwarebestände und können funktionierende Prozesse zur Steuerung des Lizenzverbrauchs nicht mehr durchsetzen. Es drohen zusätzliche Ausgaben, da entweder zu viel oder zu wenig Software im Hause ist.

ITM: Für ein erfolgreiches Softwarelizenzmanagement in der Cloud sollten Unternehmen vor allem drei Faktoren beachten:
Hofmeier:
IT-Abteilung und Lizenzmanager brauchen eine umfassende Kontrolle und genauen Überblick aller Lizenzen. Idealerweise erfolgt dies über einen eigenen Enterprise App Store, über den Mitarbeiter Anwendungen auswählen können, während ein Freigabeprozess im Hintergrund die Lizenzverfügbarkeit automatisiert abfragt.

Um gekaufte Lizenzen effizient nutzen zu können, ist eine Kontrolle der tatsächlichen Nutzung aller Lizenzen sowohl in der Cloud als auch on-premise nötig. Dafür sorgen Prozesse, die den gesamten Lebenszyklus dieser Lizenzen verwalten.

Die Lizenzoptimierung sollte automatisiert und fortlaufend geschehen. Nur so lassen sich alle Berechtigungen sowie die dazu gehörigen Produktnutzungsrechte richtig interpretieren und anwenden.

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