Standards bisher hinderlich

Gegensteuerung durch Zugferd?

Im Interview berichtet Tanja Hossfeld, Senior-PR-Manager EMEA bei Infor, dass in Europa das Edifact-Rechnungsformat sehr einflussreich sei. Zahlreiche branchenspezifische Standards würden auf diesem Format aufbauen. Aber genau hier liege das Problem: Der Rechnungsversand über unterschiedliche Branchen hinweg soll sich so sehr schwierig gestalten.

Tanja Hossfeld, Infor

„Große Rechnungssteller arbeiten oft bereits mit strukturierten Daten, während kleine Empfänger oftmals nur PDF-Rechnungen empfangen oder gar noch Papier einsetzen“, weiß Tanja Hossfeld, Senior-PR-Manager EMEA bei Infor.

ITM: Frau Hossfeld, wie können sich Unternehmen einen Überblick über die eigenen Finanzmittel und Geldgeschäfte verschaffen, wenn sie z.B. weltweite Standorte besitzen?
Tanja Hossfeld:
Wir sehen hier zwei Wege: erstens mit einer international ausgelegten Finanz-Management-Software. Idealerweise sind darin gesetzliche Vorgaben der verschiedenen Märkte berücksichtigt. Gleichzeitig bietet sie als zentrale Plattform die Möglichkeit, Daten zu konsolidieren und Informationen gesammelt zu betrachten. Ein alternativer Weg, der sich anbietet, wenn keine einheitliche Plattform zur Verfügung steht, ist die Verknüpfung über eine offene, standardbasierte Middleware. Sie ermöglicht es, Finanzlösungen unterschiedlicher Anbieter miteinander zu verknüpfen und wiederum in einer einzigen „Quelle der Wahrheit“ zusammenzuführen.

ITM: Inwieweit kann eine Liquiditätsmanagement-Lösung hierbei für Transparenz sorgen?
Hossfeld:
Der große Vorteil fortschrittlicher Lösungen liegt darin, dass alle Vorgänge jederzeit nachvollziehbar sind. Alle Aktionen sind im System gespeichert, Mitarbeiter können sich je nach ihrer Rolle im Unternehmen schnell und einfach einen Überblick über den Status einer Transaktion oder Rechnung verschaffen. Das hilft Unternehmen nicht nur bei der Effizienzsteigerung, sondern auch bei Compliance-Anforderungen.

ITM: Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl eines entsprechenden Anbieters plus Lösung achten? Was sind die heutigen Anforderungen an ein modernes Liquiditätsmanagement?
Hossfeld:
Da wären natürlich zunächst die offensichtliche Punkte für die internationale Anwendung einer solchen Software, wie Multilingualität oder Compliance bezüglich unterschiedlicher Rechtssysteme. Im Idealfall bietet der Anbieter regelmäßig Updates an, sobald sich rechtliche Standards ändern. Das sollte grundsätzlich ein wichtiges Auswahlkriterium sein: Wie gut ist der Anbieter in Sachen Finanz-, Steuer-, Handels- und Personalrecht aufgestellt, so dass er häufige Aktualisierungen leisten kann? Dazu sollten Verantwortliche auch darauf achten, dass die Lösung skalierbar ist, damit sie nicht an ihre Grenzen kommt, wenn das Unternehmen wächst. Ich habe außerdem bereits die Interoperabilität mit anderen Lösungen angesprochen, etwa ERP-Systemen oder Lösungen für Vertrieb und Einkauf. Ein anderer, häufig vergessener Aspekt ist eine intuitive, ansprechende Benutzeroberfläche, die leicht zu erlernen ist. Wer daneben langwierige und kostspielige Implementierungsprozesse umgehen will, sollte sich nach einer cloud-fähigen Lösung umsehen.

ITM: Welche Stolpersteine können den Zahlungsfluss über Ländergrenzen hinweg grundsätzlich ins Stocken bringen? Sind die Ursachen eher beim Rechnungssteller, -empfänger oder Übermittler zu suchen?
Hossfeld:
Zu einem gewissem Ausmaß können alle Beteiligten „schuld“ sein, wenn der Cash-Flow ins Stocken gerät. Beispiel Rechnungsformate: Große Rechnungssteller arbeiten oft bereits mit strukturierten Daten, während kleine Empfänger oftmals nur PDF-Rechnungen empfangen oder gar noch Papier einsetzen. Umgekehrt haben kleine Rechnungssteller gar nicht die Ressourcen, um strukturierte Daten zu versenden. Das gilt natürlich national wie global.

ITM: Welche Rolle spielen hierbei etwa kulturelle Besonderheiten?
Hossfeld:
Ich würde in diesem Zusammenhang nicht zwingend von kulturellen Eigenheiten sprechen, eher strukturellen Unterschieden. Wenn wir beim Beispiel elektronische Rechnung bleiben wollen: Von einer Marktdurchdringung von 90 Prozent wie in Brasilien oder Mexiko können wir hierzulande nur träumen. Diese Werte hängen mit Initiativen von Seiten der Regierungen zusammen, die sich von der Transparenz elektronischer Rechnungsbearbeitung Erfolge im Kampf gegen Steuerhinterziehung erhofften. Brasilianische Unternehmen profitieren jetzt von schnelleren Zahlungen. Hierzulande hat man sich lange Jahre an die falsche Illusion geklammert, pünktliche Zahlungen gehörten zum guten Ton – eine Maxime, die zunehmend ignoriert wird. Deutsche Unternehmen sind deshalb ins Hintertreffen geraten, weil man staatliche Anstöße schlicht für unnötig gehalten hat.

ITM: Inwieweit gibt es hier bereits Standardisierungen? Wie könnten die Zahlungsströme weiterhin beschleunigt werden?
Hossfeld:
Bislang sind Standards leider eher hinderlich als hilfreich – weil es zu viele von ihnen gibt. Sehr einflussreich in Europa ist das Edifact-Rechnungsformat, das in den siebziger Jahren entstand und heute von einer UN-Behörde gepflegt wird. Zahlreiche branchenspezifische Standards bauen auf diesem Format auf, beispielsweise das in der deutschen Automobilindustrie genutzte VDA-Format. Aber genau hier liegt das Problem: Rechnungsversand über unterschiedliche Branchen hinweg gestaltet sich so sehr schwierig. Möglicherweise kann der neue, branchenübergreifend gestaltete Zugferd-Standard des „Forums elektronische Rechnung“ hier aber gegensteuern.

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