Anwender im Interview

Geschäftsreisebüro nutzt Software aus der Cloud

Beim Geschäftsreisebüro Intertours Reisen & Events GmbH laufen dank einer umfassenden Cloud-Lösung Kommunikation, Kundenpflege, Marketing und Verwaltung rund.

  • Full-Service-Geschäftsreisen auch für kleine und mittelständische Unternehmen ermöglicht die Intertours Reisen & Events GmbH.

    Full-Service-Geschäftsreisen auch für kleine und mittelständische Unternehmen ermöglicht die Intertours Reisen & Events GmbH.

  • Marc Will (34) ist Geschäftsführender Gesellschafter bei Intertours.

    Marc Will (34) ist Geschäftsführender Gesellschafter bei Intertours.

Jeder Berufstätige kennt lästige und zeitraubende Reiseplanungen und -buchungen: Aus angedachten drei, vier Klicks werden zwei Stunden, und dann wird einem doch der letzte freie Platz im Flieger vor der Nase weggeschnappt oder das Buchungs-Tool verweigert mitten im Bezahlprozess seinen Dienst. Und alles geht von vorn los. Gut, dass es Profis gibt, die sich um Full-Service-Geschäftsreisen auch für kleine und mittelständische Unternehmen kümmern, so wie die Intertours Reisen & Events GmbH mit Sitz in Offenbach am Main.

Der besondere Geschäftsservice des Mittelständlers beruht auf einer für den Kunden idealen Organisation von der Buchung bis zur Abrechnung von Geschäftsreisen. Das Controlling der Reiseaktivitäten und die regelmäßige Anpassung des Reisemanagements an die aktuellen Bedürfnisse der Kunden führen zu engen Geschäftsbeziehungen.

Da der Erfolg mit Firmenwachstum belohnt wird, erreichte die IT der Intertours, die eigentlich nur auf sechs Arbeitsplätze ausgelegt war, rasch ihre Kapazitätsgrenzen. Die Geschäftsführung geriet in Zugzwang, immer neue Hardware mit aktuellen Software-Lizenzen besorgen zu müssen. Doch gerade in Phasen des Firmenwachstums ist es nervig, sich auch noch um die Expansion der IT-Struktur kümmern zu müssen.

„Bisher bedurfte unsere IT eines enormen zeitlichen Aufwands für die Wartung einzelner Geräte und deren Einzellizenzierung. Dazu kam, dass unsere interne Kommunikation hauptsächlich über E-Mails lief, das war zu zeitintensiv und wurde zu einer zu aufwendigen organisatorischen Herausforderung“, beschreibt Intertoursgeschäftsführer Marc Will.

Mit der Cloud in Richtung Zukunft

Die hinzugezogenen Problemlöser des IT-Systemhauses Aluxo sorgten zügig für Abhilfe, indem sie eine neue, nach Bedarf skalierbare IT-Infrastruktur entwarfen, mit Intertours diskutierten und im Anschluss erfolgreich umsetzten. Zunächst empfahlen sie, den Gerätebedarf über das IT-Mietmodell „Workplace as a Service“ (WaaS) auf Basis der Microsoft-Cloud mit individuell konfigurierbaren Hard- und Software-Paketen zu decken. Neue Mitarbeiter werden dank WaaS zumeist innerhalb von 24 Stunden mit einem leistungsstarken aktuellen Gerät ausgestattet, auf dem die neueste Software bereits von Aluxo vorinstalliert ist.

Versicherung und Garantie sind im Rahmen eines Schutzbriefs enthalten. Sollte also ein Gerät beschädigt oder gestohlen werden oder schlichtweg nicht mehr funktionieren, wird es binnen 24 Stunden ausgetauscht. Durch die Datenspeicherung in der Cloud sind die Firmendaten stets gesichert. Bei einem Mitarbeiterzugang oder einem Wunsch nach Ersatz eines defekten Geräts genügte fortan eine Mail oder ein Anruf bei dem externen Partner und eine Mietvertragsunterzeichnung, um umgehend einen digitalen Arbeitsplatz in Form eines installierten, sofort einsatzfähigen Surface Pro 4 inklusive Office 365 bereitgestellt zu bekommen. Statt jahrelanger Abschreibung ist die monatliche Mietgebühr vollständig steuerlich als Betriebsausgabe absetzbar.

Neben den bewährten Anwendungen gab es für Intertours auch Neuentdeckungen bei Office 365, die die Zusammenarbeit befeuern: So läuft die interne Kommunikation des Unternehmens heute über „Teams“. Mit dieser neuen Chat-Umgebung lassen sich Besprechungen mit einzelnen Kollegen oder dem gesamten Team gut planen. Direkt aus Office 365 heraus hat das Team Zugriff auf alle wichtigen Funktionen; alle Inhalte, Werkzeuge, Kontakte und Unterhaltungen sind im Arbeitsbereich verfügbar. Auch Zugriff auf Sharepoint, One Note und Planner sind inte-griert und Dokumente lassen sich direkt in der Anwendung bearbeiten. Und braucht man kreativen Input von außen, kann man zu öffentlichen Teams Kontakt aufnehmen.

Über Intertours
Geschäftsfeld: Online-Geschäftsreisebüro
Standort: Offenbach am Main
Gründungsjahr: 2014 (Umfirmierung nach MBO)
Mitarbeiter: 6
www.intertours.de

Mit Kunden, externen Partnern oder Dienstleistern spricht Intertours nun häufig via Skype for Business in Form von Besprechungen mit Audio- und HD-Videounterstützung, Webkonferenzen oder einer Skype-Livekonferenz. Gerade auch für die Geschäftsreiseplanung im weltweiten Ausland schont das die Firmenkasse, da keine Telefongebühren anfallen. Ein Klick oder Touch per Smartphone, Tablet, PC oder Telefon in Kalender, Besprechungserinnerung oder Skype-for-Business-Fenster reicht aus, um teilzunehmen. Ob in der Teamarbeit oder im Kundengespräch: Mit gemeinsamer Dokumenterstellung in Echtzeit, Desktop- und Anwendungsfreigabe sowie Powerpoint-Präsentationen kann sich der Mittelständler nun gut präsentieren.

Flexible Lizenzierung

Um Flexibilität bei der Lizenzierung zu gewinnen, wurde diese auf das Cloud-Solution-Provider-Programm (CSP) von Microsoft umgestellt, was die tages- und bedarfsgenaue Abrechnung statt einer jährlichen Vertragslaufzeit ermöglicht und so die Software-Kosten optimiert. Dank dieses Modells mit Preisgarantie kann der Reisespezialist nun den Lizenzbedarf durch ein paar Klicks im CSP-Portal jederzeit selbst anpassen bzw. dies von seinem externen IT-Dienstleister vornehmen lassen.

Ein großer Schritt war auch der Wechsel vom gehosteten Exchange Server zur Auslagerung der Postfächer hin zu Office 365. Das Postfach ist mit 50 GB wesentlich größer als zuvor und Dienste wie Dynamics und Skype for Business sind direkt angeknüpft. Um bei allen Geschäftsreisen den Überblick zu bewahren, nutzt das Unternehmen zudem Dynamics CRM. Dort sind jeder Reisende sowie der Status von Reisen und Buchungen übersichtlich visualisiert.

Marc Will, Geschäftsführender Gesellschafter, Intertours, im Interview:

In unserem Betrieb spielen Informations- und Kommunikationstechnologien ...
... im Kundenservice die wichtigste Rolle, da wir schnell und unkompliziert mit unseren Kunden kommunizieren müssen. Nur bei nahtloser Kommunikation erhalten die Kunden einen Rundum-Service und werden im Tagesgeschäft entlastet.

In unserer Branche muss IT-seitig in der Regel …
... neben den Software-Lizenzen am meisten in Automatisierung und die dafür notwendigen Schnittstellen investiert werden. Denn so haben wir maximale Zeitkapazitäten, können unser Know-how nutzen und den besten Service liefern.

Die notwendigen Mittel vorausgesetzt …
... würde ich sofort die Erstellung eines Contact-Centers mit Live-Chat und Bot-Automatisierung, Mail, Social-Media-Anbindung und eines Kunden-Service-Portals inklusive vollständiger Integration in unser CRM Dynamics 365 anstoßen.

Von ITK-Anbietern für den Mittelstand erwarte ich …

... die Basics wie Erreichbarkeit und Zuverlässigkeit. Dazu proaktives Anbieten von möglichen Verbesserungen und eine transparente Berechnung.

Optimaler Support zeichnet sich dadurch aus, dass …
... auch das Zwischenmenschliche passt und Zusagen kurzfristig umgesetzt werden.

Bildquelle: Thinkstock

 

 

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