Modern Workplace

Gewohnheitstiere und Veränderungsprozesse

Im Interview erklärt Niculae Cantuniar, CEO von Ricoh Deutschland, wie die Transformation zum digitalen Arbeitsplatz funktionieren kann und welche Rolle das passende Change Management dabei spielt.

Niculae Cantuniar, CEO von Ricoh Deutschland

Niculae Cantuniar, CEO von Ricoh Deutschland

ITM: Herr Cantuniar, können Sie erklären, ob es für Sie einen Unterschied zwischen einem „Digital Workplace“ und einem „Modern Workplace“ gibt und worin dieser besteht?
Niculae Cantuniar:
Die Unterschiede sind eher fließend, wobei sich für uns als Technologieunternehmen vor allem in der Kommunikation zu unseren Kunden eigentlich alles um den „Digital Workplace“ dreht. Für uns lassen sich unter diesen Begriff, oder sagen wir dem Konzept des „Digital Workplace“, vorrangig Technologien und Services subsumieren, die wesentlich darauf abzielen, die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit zu ermöglichen und zu unterstützen. Das reicht von der IT-Infrastruktur über digitale Prozesslösungen, beispielsweise für das Enterprise Content Management (ECM), bis hin zu Social Collaboration Tools und mobilen Kommunikationstechnologien. Vor allem im Zusammenhang mit ECM spielen übrigens auch und ganz besonders Konzepte für Managed Document Services eine Schlüsselrolle als Interface zum digitalen Arbeitsplatz, genauer gesagt für die Digitalisierung papierbasierter Informationen und Dokumente.

Vor diesem Hintergrund bezieht sich der „Modern Workplace“ aus unserer Sicht auf die gesamte Arbeitsumgebung, vor allem im Hinblick auf Gestaltung und Architektur. Man könnte auch sagen, dass der „Digital Workplace“ ein integraler Bestandteil des „Modern Workplace“ ist. Zur landläufigen Vorstellung des „Modern Workplace“ gehören inzwischen aber auch Faktoren, welche die Arbeitsorganisation betreffen. Beispiele hierfür sind etwa Konzepte für Desksharing und mobiles Arbeiten sowie flexible Arbeitszeitmodelle. Die Inhalte beider Begriffe sind also außerordentlich vielschichtig.

ITM: Welches sind die spezifischen Herausforderungen, die das Modern-Workplace-Konzept für den Mittelstand mit sich bringt?
Cantuniar:
Einige wichtige Faktoren haben Sie bereits erwähnt. Die aus unserer Sicht größte Herausforderung geht für viele Unternehmen nach wie vor mit der Frage einher, wie man den Wandlungsprozess im eigenen Unternehmen anstößt und somit quasi in die Digitalisierung des Arbeitsplatzes und der Arbeit an sich einsteigen soll. Der Handlungsdruck wächst stetig. Vor allem der Mittelstand spürt das. Gleichzeitig tut man sich in den mittelständischen Chefetagen immer noch schwer damit, das Thema ganz konkret anzugehen. Viele fürchten hohe Investitionen und Reibungsverluste im operativen Geschäftsbetrieb. Schließlich sprechen wir hierbei auch über Veränderungen, die mitunter eingefleischte Arbeitsweisen und Geschäftsprozesse betreffen. Das Thema ist mehr als nur virulent, aber das operative Tagesgeschäft beherrscht die Wahrnehmung und gleichzeitig fehlen oft die Ressourcen und auch das Know-how, um sich strukturiert mit der Digitalisierung zu beschäftigen. Die Befürchtungen sind aus unserer Sicht jedoch unbegründet. Wichtig ist vor allem, sich einen erfahrenen Digitalisierungspartner zu suchen, der nicht nur erforderliche Technologiekonzepte bereitstellt, sondern den gesamten Transformationsprozess begleitet und vorantreibt.

Denn gerade beim Thema Workplace geht es nicht nur um Technologien, sondern auch und noch viel mehr um die Menschen, die in diese Arbeitsplatzkonzepte integriert werden sollen. Folglich spielen die Mentalität, man könnte sagen das besondere „Mindset“ der Mitarbeiter, eine herausragende Rolle. Denken Sie etwa an die verschiedenen Generationen, die in Unternehmen inzwischen in puncto Arbeitsplatzkonzepte berücksichtigt werden müssen. Das ist eine große Herausforderung, die ein organisatorisches und strukturiertes Change Management erfordern. Genau auf diese Beratung und Unterstützung legen wir bei unseren Digitalisierungsprojekten, vor allem bei kleinen und mittelständischen Unternehmen, großen Wert.

ITM: Wie erklären Sie sich, dass der zunehmende digitale Fortschritt im Büro und der damit einhergehende Wandel der Denkweise viele Mitarbeiter verunsichert?
Cantuniar:
Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und selbst wenn Veränderungen und der Wandel grundsätzlich als positiv und mitunter unerlässlich wahrgenommen werden, offenbart sich die Zurückhaltung oft dann, wenn es um die eigenen, oft eingefleischten Arbeitsweisen und Gewohnheiten geht. Deshalb ist es ja so wichtig und für den Erfolg unerlässlich, die Mitarbeiter von Beginn an in den Veränderungsprozess einzubinden, sie quasi abzuholen und mitzunehmen. Hierbei ist natürlich die Kommunikation ein ganz kritischer Faktor. Notwendigkeit und auch die Vorteile technologischer und organisatorischer Innovation müssen klar und nachvollziehbar herausgearbeitet und transportiert werden. Neben der Information ist aber vor allem die Qualifizierung und Weiterbildung wichtig. Unternehmen, die ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit neuen Technologien alleine lassen, riskieren schnell, Frustration und sogar Ablehnung hervorzurufen. Unsere aktuelle Studie „Future of Work“, die wir zusammen mit Arup durchgeführt haben, belegt das deutlich: Vier von fünf Arbeitnehmer erwarten, dass ihnen ihr Arbeitgeber die nötigen Hilfsmittel und Schulungen bereitstellt, wenn neue Technologien eingeführt werden. Interessanterweise fordern drei Viertel der Arbeitnehmer in diesem Zusammenhang, dass ihre Arbeitgeber sie vor allem dabei unterstützen müssen, eine bessere Work-Life-Balance zu erzielen, wenn sich die Technologie weiter verbessert und Prozesse automatisiert werden. Daran lässt sich erkennen, wie wichtig, umfassend und tiefgreifend das Thema ist.

ITM: Was kann man dieser Verunsicherung in Bezug auf neue technologische Entwicklungen entgegensetzen?
Cantuniar:
Wie gesagt, es kommt aus unserer Sicht vor allem auf die interne Kommunikation und ein gezieltes und strukturiertes Change Management an. Alle relevanten Anspruchsgruppen sollten bereits frühzeitig in den Prozess einbezogen werden. Nur so gelingt es, eine passende Digitalisierungsstrategie aufzusetzen, deren Umsetzung im Ergebnis die gewünschten Effekte hervorbringt. Wir haben in unseren Kundenprojekten gute Erfahrungen damit gemacht, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht nur mit wichtigen Informationen zu versorgen, sondern sie auch in Workshops und Schulungen fit zu machen für die Arbeit am „Digital“ oder „Modern Workplace“.

ITM: Viele Mittelständler fürchten auch, ein Modern Workplace mit UCC-Methoden etc. sei eine riesige Investition und mit einer großen Hardware-seitigen Umrüstung verbunden – davor scheuen sie zurück. Ist dies in Ihren Augen begründet?
Cantuniar:
Diese Sorgen sind aus unserer Sicht unbegründet. Zum einen ist vor allem der Einstieg in Digitalisierungsprojekte gar nicht mit so großen Investitionen verbunden, zum anderen – und das ist meiner Meinung nach viel wichtiger – überwiegen der Nutzen und Mehrwert durch den Einsatz digitaler Technologien am Arbeitsplatz deutlich, und zwar nicht nur im Hinblick auf Effizienz und Produktivität. Die Vorteile und der Nutzen, die sich beispielsweise durch dein gezielten Einsatz unserer Interactive Whiteboards in Verbindung mit anderen Kommunikationstechnologien, etwa im Hinblick auf die standortübergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen ergeben, sind enorm. Wichtig ist indes der richtige und konsequente Einstieg, und genau an dieser Stelle entfalten das Druck- und Dokumentenmanagement und mit ihm intelligente Multifunktionssysteme eine große Hebelwirkung. Mit anderen Worten: Unser Kerngeschäft ist insbesondere bei kleinen und mittelständischen Unternehmen der wichtigste Enabler für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und ist somit zu einem wichtigen Treiber für den „Digital Workplace“ avanciert.

ITM: Inwieweit ergänzen sich Modern-Workspace-Konzepte und der Wunsch nach mehr ökologischer Nachhaltigkeit?
Cantuniar:
Das ist ein ganz wichtiges Thema. Beide Aspekte gehen mittlerweile Hand in Hand. Viele unserer eigenen Technologien verbessern nicht nur die Arbeit, sondern tragen auch dem wichtigen Thema Nachhaltigkeit Rechnung. Das gilt beispielsweise für unsere Bürotechnologien, konkret unsere Multifunktionssysteme, die heute nicht nur teilweise oder sogar ganz aus recycelten Materialien oder Bauteilen bestehen, sondern auch in puncto Energieeffizienz und Stromverbrauch sehr nachhaltig sind. Fest steht, dass das Thema Nachhaltigkeit inzwischen längst auch immer mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Herzen liegt: Laut unserer neuen Future of Work-Studie sind zwei Drittel (65%) der befragten Arbeitnehmer der Meinung, dass ihr Arbeitgeber an der Lösung gesellschaftlicher Fragen wie beispielsweise dem Klimawandel beteiligen sollen. Nur logisch, dass das Thema Nachhaltigkeit somit auch eine zentrale Rolle bei der Umsetzung von Modern-Workplace-Konzepten spielen kann und sollte.

ITM: Wie kann z.B. Videokonferenz-Technologie helfen, Unternehmen und Mitarbeiter zu entlasten und welchen Vorurteilen begegnet dieser Gesprächstypus anno 2019 noch?
Cantuniar:
Videotelefonie ist heute bei vielen Unternehmen fest etabliert und die früheren Vorurteile größtenteils überholt. Videokonferenz-Tools sind inzwischen so ausgereift und leistungsstark, dass sie sich immer weiter durchsetzen werden. Auch die technischen Voraussetzungen im Hinblick auf Netzwerk und Verfügbarkeit haben sich in den meisten Unternehmen inzwischen deutlich verbessert. Das gewährleistet eine vernünftige Sprach- und Bildqualität. Natürlich sind die Themen Netzwerkausbau und Infrastruktur in einigen Regionen noch eine Herausforderung. Doch in immer mehr Unternehmen gehört es inzwischen zum Alltag, dass Teams über Technologie-Plattformen gemeinsam an Projekten arbeiten, die über verschiedene Abteilungen, Standorte oder gar Kontinente verteilt sind. Auch flexible Arbeitskonzepte wie Home Office und Mobile Working leisten dem Einsatz dieser Technologien Vorschub.

Vorurteile gegenüber diesem Typus, wie Sie es nennen, gibt es aus unserer Sicht nur dort, wo es beispielsweise aufgrund fehlender technischer Voraussetzungen vereinzelt zu Beeinträchtigungen oder Interferenzen kommt. Dies hat aber nicht mit den grundsätzlichen Vorteilen zu tun, von der die meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch bei uns im Unternehmen tagtäglich, vor allem im Hinblick auf Flexibilität und Mobilität, profitieren.

ITM: Möchte man sein Unternehmen tatsächlich zum Modern Workspace machen, welches sind die ersten Schritte, die man einplanen sollte?
Cantuniar:
Bevor man mit der Umsetzung konkreter Modern-Workplace-Konzepte beginnt, sollte man sich darüber im Klaren sein, dass es die Digitalisierungsstrategie, von der ich anfangs gesprochen habe, nicht von der Stange gibt. Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen. Kleine und mittelständische Unternehmen haben beispielsweise andere Bedürfnisse und Herausforderungen als Großkonzerne. Diese gilt es, im Vorfeld klar zu analysieren und zu definieren, um das Digitalisierungskonzept effektiv und gewinnbringend implementieren zu können. Genau hier setzen wir deshalb an: Als Digitalisierungspartner legen wir sehr großen Wert auf eine genaue Analyse im Vorfeld sowie die intensive Begleitung und Beratung unserer Kunden. Es geht eben um viel mehr als nur um Hardware und Software.

Bildquelle: Ricoh Deutschland

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