22.01.2018 Musik Meyer: Maßanzug von der Stange

Großhandel setzt auf integrierte ERP-Lösung

Von: Rainer Hill

Die Musik-Meyer-Unternehmensgruppe mit Hauptsitz im hessischen Marburg vertreibt Musikinstrumente von über 50 Marken an den Fachhandel in Mitteleuropa. Darunter finden sich bekannte Marken wie beispielsweise Hohner, Korg oder Marshall. Seit der Ablösung einer Individual-Software auf Basis der iSeries-Plattform arbeiten 190 Anwender mit einer Standardbranchenlösung.

  • Großhandel für Musikinstrumente

    Musik Meyer GmbH, Großhandel von Musikinstrumenten und Zubehör

  • Musik Meyer Zentrale Marburg

    Der Unternehmenssitz in Marburg

  • Sascha Erber ERP-Projektleiter bei der Musik-Meyer-Unternehmensgruppe

    Sascha Erber, ERP-Projektleiter bei der Musik-Meyer-Unternehmensgruppe, ist sehr zufrieden mit dem reibungslosen Echtstart der neuen Unternehmens-Software.

  • Kommissionierung mit Fingerscanner

    Lager der Musik-Meyer-Unternehmensgruppe: Kommissionierung mit Fingerscanner und Windows-Terminals am Unterarm.

Nachdem eine seit dem Jahr 1984 von der eigenen IT-Abteilung im Unternehmen programmierte Individual-Software-Lösung auf Basis der Vorläufer der iSeries von IBM an ihre Grenzen gekommen war, entschied sich die Musik-Meyer-Unternehmensgruppe, auf eine Standard-Software zu setzen. Bei einer Recherche zum Software-Angebot für den Großhandel stieß das ERP-Projektteam auch auf Enventa ERP von Nissen & Velten. Der Hersteller empfahl das Partnerunternehmen ERP Novum und dessen Lösung Enventa eTrade. Musik Meyer entschied sich dann auch für diese Kombination. Gründe für die Entscheidung, so berichtet ERP-Projektleiter Sascha Erber, seien der Funktionsumfang des Systems, die Zukunftsfähigkeit der Software aufgrund ihrer .NET-Technologiebasis sowie die Anpassungsfähigkeit gewesen.

Einmal alles ausgewechselt

Das 25-köpfige Projektteam umfasste neben dem Projektleiter und einem weiteren Projektmitarbeiter prozessverantwortliche Mitarbeiter aus allen Abteilungen des Unternehmens. Zwei Geschäftsführer des Unternehmens machten die Mitarbeit im Team zur Chefsache. War ursprünglich noch daran gedacht worden, die Warenwirtschaft von Enventa ERP durch Schnittstellen an eine bereits genutzte Software für das Rechnungswesen sowie das selbst entwickelte Lagerverwaltungssystem anzubinden, so wurde diese Option aufgrund des hohen Aufwands und der damit verbundenen Nachteile verworfen. Das Projekt umfasste somit die Einführung des Rechnungswesens und der Warenwirtschaft von Enventa ERP, des Lagerverwaltungssystems und mehrerer B2B-Webshops auf Basis von Enventa eTrade sowie unternehmensspezifische Anpassungen und Ergänzungen.

Die Zielmärkte der Musik-Meyer-Unternehmensgruppe sind vor allem die Fachhändler in Deutschland, Österreich, der Schweiz und den Beneluxländern. Dominierend in der Organisation der Unternehmensgruppe sind die zum Teil miteinander konkurrierenden Divisionen, welche Marken exklusiv vertreiben und als Profit Center agieren. Dazu kommen zentrale Serviceabteilungen. ERP Novum entwickelte hierfür spezifische Funktionalitäten. Dabei sind die Sachbearbeiter und Artikel über Schlüssel den verschiedenen Vertriebsdivisionen zugeordnet, was sich über Filter darstellen lässt. Die Prozesse der Musik Meyer GmbH und der Schweizer Vertriebsschwester Musik Meyer AG sind über das Mandanten-Management des ERP-Systems abgebildet. Die Performance der einzelnen Profit Center soll mithilfe des Moduls Kostenrechnung ermittelt werden.

Drehscheibe Lager

Auch für das Lagerverwaltungssystem wurden einige unternehmensspezifische Prozesse programmiert. Das beginnt damit, dass ein virtuelles „schwimmendes Lager“ implementiert wurde: Werden Musikinstrumente aus den USA, China oder Japan vor Ort in Überseecontainer verladen, so findet der Eigentumsübergang an Musik Meyer statt und die Artikel müssen im Bestand verbucht werden. Danach sind sie aber bis zu sechs Wochen auf Containerschiffen und Lkws unterwegs, bevor die Ware durch das Lagertor in Marburg rollt. Erst dann sind sie tatsächlich verfügbar und können an die Musikhäuser verschickt werden. Zuvor läuft jedoch der Prozess der Qualitätskontrolle an.

Nach der Wareneingangsprüfung werden die Artikel eingelagert. Je nach Instrumentengattung und Zeitraum zwischen Ein- und Auslagerung kann eine weitere Qualitätskontrolle bei der Auslieferung an den Händler notwendig sein. Das alles wird im ERP-System erfasst. Das dynamische Hochregallager wird über das Lagerverwaltungssystem gesteuert. Ein automatisches Kleinteilelagersystem ist ebenfalls angebunden. Nicht zuletzt nutzen die Kommissionierer in der zweiten Stufe des Pickvorgangs Fingerscanner und kleine Windows-Terminals am Unterarm.

Von ERP Novum wurde auch ein Servicemodul entwickelt, welches die Prozesse der hauseigenen Werkstatt abbildet. Hier werden beispielsweise defekt angekommene Instrumente begutachtet und nach der Reparatur entweder wieder in den Lagerbestand eingebucht, als B-Ware deklariert oder als Retoure an den Hersteller eingestuft. Darüber hinaus werden auch Reparaturen im Rahmen der gesetzlichen Gewährleistung – und darüber hinaus – ausgeführt.

„Geben und Nehmen“: Ein gutes Team

Die Zusammenarbeit war auch dann konstruktiv, wenn im dreijährigen Projektverlauf Hürden auftauchten. So fiel beispielsweise im Projekt auf, dass im Standard von Enventa ERP ein Wechselkurs nur bei der ersten Fakturierung eines Auftrags aktualisiert wird. Aufgrund der langen Lieferzeiträume aus Übersee kann es bei Musik Meyer aber durchaus passieren, dass ein Einzelhändler drei Monate auf eine Auftragsposition wartet. In diesem Zeitraum können die Kurse von Währungen wie US-Dollar, britischem Pfund oder Yen schon mal deutlich schwanken. Das heißt, der aktuelle Wechselkurs für die Berechnung des Preises muss zum Auslieferungszeitpunkt jeder Position eines Auftrags neu gezogen werden.

Eine völlig unerwartete Herausforderung ergab sich unmittelbar vor dem geplanten Live-Start der ERP-Lösung am 1. Januar 2017. Das Washingtoner Artenschutzabkommen CITES, welches den Handel mit geschützten Tier- und Pflanzenarten sowie deren Produkten – wie beispielsweise Tropenholz – einschränkt, war ausgeweitet worden. Unter anderem waren mehr als 300 verschiedene Palisanderarten, die im Musikinstrumentenbau gerne verwendet werden, unter Artenschutz gestellt worden. ERP Novum entwickelte kurzfristig eine Lösung, mit der Musik Meyer die umfangreichen gesetzlichen Anforderungen, insbesondere Dokumentationspflichten, erfüllen kann. Diese stand dann rechtzeitig zum aktualisierten Live-Start-Termin zur Verfügung.

Musik Meyer GmbH
Unternehmenssitz: Marburg
Gründung: 1948
Mitarbeiterzahl: 190
Kundenzahl: 2.500 Fachhändler und Vertriebe aus ganz Europa
Geschäftsfeld: Großhandel von Musikinstrumenten und Zubehör

Schulungen für neue Software-Lösung

In den Wochen vor dem Start der neuen Software-Lösung wurden – in Abhängigkeit von der Rolle der jeweiligen Abteilung – Schulungen mit der neuen Software-Lösung abgehalten. Die Mitarbeiter konnten übungsweise Aufträge und andere Prozesse in der Testumgebung der Software erproben. Seit dem Echtstart am 1. März 2017, der nahezu reibungslos über die Bühne ging, profitiert Musik Meyer von einer durchgehenden Lösung, bei der die Prozesse in Warenwirtschaft, Service, Lagerverwaltungssystem, mehreren Webshops und dem Rechnungswesen in hohem Maße integriert sind.

Gleichzeitig kommt dem Unternehmen, welches die sich ändernden Marktbedingungen der Musikinstrumentenbranche antizipieren muss, die Anpassungsfähigkeit des neuen ERP-Systems zugute. Dass im Verlauf der Projektlaufzeit von drei Jahren mehrere Updates von Enventa ERP ohne Probleme durchliefen, zeigt, dass sich die Software-Architektur des „Maßanzugs von der Stange“, also das Zusammenspiel von Standardsoftware, Branchenlösung und kundenspezifischen Anpassungen, bereits bewährt hat.

Bildquelle: Musik Meyer

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