Ein Ohr für die Bürger

Gut gerüstet für Corona

Mit großem Bedacht wurde im Landratsamt Traunstein eine neue Kommunikationslösung ausgewählt. Für die Zukunft wollte man gerüstet sein und die Basis für moderne Arbeitsplatzkonzepte schaffen. Dann kam Corona – und die Investition in die Zukunft entpuppte sich plötzlich als wertvolles Rüstzeug für die Pandemie.

Nach einer einwöchigen Testphase ging das Landratsamt Traunstein mit der neuen Lösung in den Live-Betrieb.

Nach einer einwöchigen Testphase ging das Landratsamt Traunstein mit der neuen Lösung in den Live-Betrieb.

Als sich der Lockdown abzeichnete, war die erste Frage an die IT: „Können wir die Kollegen ins Home Office schicken?“ Eine Frage, die Peter Frimmel und seine Kollegen aus der IT-Abteilung schnell beantworten konnten: „Ja, wir bekommen das hin.“ Das IT-Team aus dem Landratsamt Traunstein hatte in der Vergangenheit bereits viele Erfahrungen mit Heimarbeitsplätzen gesammelt. Aber durch die Corona-Krise nahm das Thema „Home Office“ schlagartig ganz neue Dimensionen an: Innerhalb von kürzester Zeit mussten viele Prozesse umgestellt werden.

Hintergrund: Aufgrund der Abstandsregelungen durfte in jedem Büro nur noch ein Mitarbeiter sitzen. Dies war nur möglich, indem ein Drittel der Belegschaft ins Home Office zog. Für die IT bedeutet das aktuell nicht nur, dass jeden Tag rund 200 Mitarbeiter am heimischen Schreibtisch arbeiten. Da die Mitarbeiter sich abwechseln, mussten auf einen Schlag rund 600 Arbeitsplätze „Home-Office-fit“ gemacht werden.

Dadurch, dass das Amt fast flächendeckend bereits mit der digitalen Akte arbeitet, war eine wichtige Voraussetzung bereits erfüllt. Das drängendste Thema ist nun die Sicherstellung der Kommunikation: „Als Landratsamt ist unsere Telefonlast zu jeder Zeit überdurchschnittlich hoch“, berichtet Frimmel. „Aber in Krisenzeiten ist die Verwaltung ganz besonders gefordert, ein offenes Ohr für die Bürger zu haben.“ An nur einem Wochenende stellte die IT-Abteilung die gesamte Kommunikation der Verwaltung auf Softphone um.

„Der Vorteil ist klar: Jeder Mitarbeiter ist unabhängig von seinem Arbeitsort immer unter seiner Durchwahl erreichbar“, erklärt Frimmel. So merken die Bürger keinen Unterschied, ob ihr Anruf im Amt oder im Home Office entgegengenommen wird. „Dank Softphone reichen im Home Office Headset und PC zum Telefonieren. Und auch im Büro können sich die Kollegen praktisch an jeden beliebigen Schreibtisch setzen“, so Frimmel. „Das gibt uns die nötige Flexibilität, um die Abstandsregeln einzuhalten.“

Direkter Draht zum Hersteller

Tatsächlich war Flexibilität auch das Ziel, weswegen sich Frimmel ursprünglich für das Softphone stark gemacht hatte. Bei der Auswahl einer neuen Kommunikationslösung entschied sich das Landratsamt für die Unified-Communications-Software XPhone Connect. „Für uns waren zwei Punkte ausschlaggebend: Das flexible Softphone, das XPhone an Bord hat. Und dass der Hersteller C4B aus der Region kommt“, betont Frimmel. „Der direkte Draht zum Hersteller ist für uns ein großer Gewinn: Viele unserer Anforderungen wurden direkt umgesetzt.“

Das Softphone war zum einen gedacht, um „Außenposten“ des Landratsamts anzubinden: So telefonieren dank des Geräts auch Kollegen, die 40 Kilometer entfernt an der Landkreisgrenze sitzen, mit der gleichen Amtsvorwahl. Zum anderen verteilen sich die Amtsstellen des Landratsamts aktuell auf mehrere Gebäude. Teilen sich mehrere Mitarbeiter, die beispielsweise in Teilzeit sind oder regelmäßig im Home Office arbeiten, einen Schreibtisch, lassen sich so perspektivisch die Kosten senken.

„An nur einem Wochenende haben wir für 600 Mitarbeiter Softphones eingerichtet.“ Peter Frimmel, Landratsamt Traunstein



Eine Strategie, die sich nun viel schneller auszahlt als gedacht: Dank XPhone kann Peter Frimmel allen Mitarbeitern in kürzester Zeit ein Softphone einrichten – und das, ohne einen einzigen Arbeitsplatzrechner anfassen zu müssen. „Der Client war bereits bei fast allen Mitarbeitern installiert“, so Frimmel. „Wir mussten nur noch in der Administrationsoberfläche die Berechtigung freischalten.“

Nach einer einwöchigen Testphase ging das Landratsamt Traunstein in den Live-Betrieb. Und der brachte in Zeiten von Corona ganz neue Herausforderungen mit sich: „Im Gesundheitsamt haben uns zwischenzeitlich Mitarbeiter aus anderen Fachbereichen und Medizinstudenten unterstützt, um die Nachverfolgung der Corona-Infektionen zu bearbeiten“, berichtet Frimmel. Dank der „Any Device only“-Option brauchen User keine CTI-Leitung: So können sich die zusätzlichen Mitarbeiter komplett ohne Hardware-Telefon einrichten und direkt loslegen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 5-6/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

 

Die Kollegen trotzdem im Blick

Aber nicht nur eine funktionierende Telefonie ist entscheidend. Durch die neue Arbeitssituation ersetzt das Präsenzmanagement den schnellen Blick ins Nachbarbüro: So sehen die Mitarbeiter z.B. im Team-Panel, ob ein Kollege aktuell im Termin ist oder telefoniert. „Als ich den Kollegen gezeigt habe, dass sie sich automatisch via Popup informieren lassen können, wenn ein Kollege wieder erreichbar ist, waren sie hellauf begeistert“, freut sich Frimmel.

Ein weiteres Feature, das das Teamwork trotz räumlicher Trennung erleichtert, ist das Screen-Sharing. Mit einem Klick lässt sich der eigene Bildschirm teilen und bei Bedarf auch die Maus- und Tastatursteuerung übergeben. Eine Funktion, die das IT-Team bislang für den Helpdesk genutzt hatte – und die nun dazu beiträgt, dass Kollegen, die kein Büro mehr teilen dürfen, einen gemeinsamen Blick auf den Bildschirm werfen können. Ebenso hilfreich ist die Chat-Funktion für schnelle Abstimmungen im Team.

Natürlich hofft man auch in Traunstein auf eine möglichst baldige Rückkehr zu einem „normalen“ Arbeitsbetrieb. Aber dank digitaler Akte und einer modernen Kommunikationslösung können die Mitarbeiter des Landratsamtes auch in Krisenzeiten für den Bürger da sein.

LRA Traunstein
Sitz: Traunstein
Branche: Landratsamt
Zuständigkeitsbereiche: u.a. Jugendamt, Sozialamt, Naturschutz, Bauamt
Mitarbeiter: 650
www.traunstein.com

Bildquelle: C4B

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