Projekt bei Tier & Halter Versicherungen

Haustiere mit Cobra verwalten

Die Generalagentur Tier & Halter GmbH hat sich auf die Absicherung von Heimtieren und ihren Besitzer spezialisiert und begegnet den stetig steigenden Zuwachsraten der Branche mit der Organisation des Unternehmens durch Cobra CRM Pro.

Das Papierarchiv der Generalagentur Tier & Halter war meterlang und mannshoch. In der Vergangenheit hatte der Versicherer ganz klassisch elektronisch in und mit diversen Excelsheets sowie auf Papier gearbeitet. Für jede noch so kleine Aktivität wurde ein Papierbeleg ausgedruckt, der vom Mitarbeiter gegengezeichnet und im Papierordner abgelegt wurde. So zum Beispiel – aus Gründen der Nachweisbarkeit – der Hinweis, dass ein Kunde auf das Beratungstelefonat verzichtet oder eine Notiz, dass ein Tierarzt nach einem Beratungstelefonat noch weitere Informationen wünscht.

„Das Arbeiten mit den extrem umfangreichen Excelsheets war für den Kunden nicht einfach“, erinnert sich Martina Labuhn vom Cobra-Partner Exe GmbH, die das Kundenprojekt vertrieblich betreut hat. Das gesamte Prozedere war kompliziert, durch fehlende Automatismen langwierig und fehleranfällig, das Handling mit dem Papier extrem platzfordernd. Suchen und Recherchieren in den Excelsheets und den Papierordnern war für die Mitarbeiter der Tier & Halter GmbH immer eine Herausforderung, fehlende Workflow-Steuerungsmechanismen machten eine für alle einheitliche und geregelte Angebotswiedervorlage unmöglich.

Cobra CRM Pro für den täglichen Arbeitsprozess

Das erklärte Ziel für die Spezialagentur für Tierversicherungen war es, den Papierbergen Herr zu werden und mit einem CRM-System eine Vertriebssteuerungs- und Kundenbindungslösung zu finden, die den individuellen Ansprüchen der Generalagentur entspricht. Nachdem die Tier & Halter GmbH dem Cobra CRM-System den Zuschlag erteilt und man gemeinsam in Workshops die individuellen Anforderungen des Kunden festgelegt hatte, lief die Software nach wenigen Wochen produktiv und unterstützt die 13 Mitarbeiter der Tier-Spezialversicherungsagentur nun im täglichen Arbeitsprozess. Das Adress- und Kontaktmanagement mit Dokumentenverwaltung, Telefonieanbindung und Kundenhistorie ermöglicht ein vorbereitetes Kundengespräch, der Assistent für Serienbriefe und E-Mails ermöglicht Marketingaktionen. Freie Tabellen machen Tier- und Halterdaten samt abgeschlossener und angebotener Versicherungspolicen in Beziehungsfeldern darstellbar.

Kontaktdaten auf einen Blick

Eine große Herausforderung des CRM-Projekts bei der Spezialversicherung für das Tier und dessen menschlichen Freund war die Entwicklung einer Importschnittstelle für die Bestandsdatendatei im CSV-Format. Denn die Daten der Bestandskunden, die regelmäßig mit dem Versicherungsstammhaus in Uelzen angeglichen und aktualisiert werden, laufen im CSV-Format ein.
„Bis zur Umsetzung unserer Lösung hatten es die Anwender für die Aktualisierung mit über 40 Spalten auf dem Bildschirm zu tun. Übersichtlich ist was anderes“, erinnert sich die verantwortliche Projektleiterin Sabrina Heupgen. Mit der entwickelten Importschnittstelle lassen sich die Kundendaten nun übersichtlicher darstellen.

ELO-Schnittstelle

Zudem wurde eine ELO-Schnittstelle implementiert und mit weiteren Automatismen ausgestattet, wie z.B. „gebündelte Antragsunterlagen faxen“. Denn das im Versicherungsumfeld wichtigste Kriterium ist die Einhaltung des Versicherungsvertragsgesetzes (VVG), das spezielle Beratungs- und Dokumentationspflichten der Versicherungsbranche festschreibt. Mit der ELO-Schnittstelle können nun innerhalb der Lösung beispielsweise alle telefonischen Beratungsgespräche schriftlich fixiert und wie alle anderen erstellten Unterlagen ordnungsgemäß und revisionssicher in einem Archiv abgelegt werden. Als weitere Workflows kommen die automatisierte Angebotsaufarbeitung oder die ordnungsgemäße Verarbeitung der Kundenerklärungen mit anschließender Überwachung des Policierungsprozesses zum Einsatz.

Mit der Einführung der Lösung will die Tier & Halter GmbH das Potenzial seiner Kundenbindung verbessern und die umfassenden Anforderungen nach automatisierten Abläufen und Prozessen realisieren können. Sabine Kreft, Geschäftsführerin der Tier & Halter GmbH, freut sich vor allem auf die aktivere Betreuung ihrer Kunden. „Hier bei uns geht es vor allem um die Absicherung der Tiere, die uns so sehr ans Herz gewachsen sind. Zukünftig werden wir aktiv auf unsere Kunden zugehen können, und diese auf die besonderen Leistungen für die vierbeinigen Familienmitglieder hinweisen.“

www.tier-und-halter.de

www.cobra.de

Bildquelle: JMG / pixelio.de

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