ICS Festival Service setzt auf Projectplace

Heavy Metal organisieren

Eine gemeinsame Datenbank und gleicher Kenntnisstand für alle Beteiligten helfen bei der Organisation des Wacken Open Air Festivals.

Jedes Jahr im August empfängt die kleine Gemeinde Wacken in Norddeutschland Musikfans aus aller Welt zum Wacken Open Air, kurz W:O:A. Was 1990 in einer Kiesgrube mit rund 800 Besuchern begann, hat sich inzwischen zum weltweit größten Heavy-Metal-Festival entwickelt. Organisiert wird das Spektakel von der ICS Festival Service GmbH, deren Geschäftsführer damals die Festivalidee hatten. Mittlerweile organisiert die ICS als Veranstaltungsagentur auch Auftritte von anderen Musikstars, das W:O:A aber bleibt das Kerngeschäft. „Nach Wacken ist vor Wacken“, sagt Jürgen Lochbrunner; der Production Chief Stage Manager der Schweizer Firma Habegger AG ist verantwortlich für die gesamte (technische) Administration.

Eine gemeinsame Datenbank

Als Jürgen Lochbrunner 2004 zu ICS und zum W:O:A-Team stieß, wurde noch mit Excel und E-Mails gearbeitet. So zirkulierten Dateien mit Bühnenanweisungen, Kontaktpersonen, dem Bedarf der Bands an Technik, CAD-Planungen oder auch Brandschutzvorschriften. Die Teammitglieder aus aller Welt arbeiteten aber oft mit verschiedenen Programmversionen, hatten nicht die aktuellste Datei bearbeitet oder wurden in einer E-Mail-Runde schlicht vergessen. „Hatte jemand einen Fehler eingearbeitet, zirkulierte der oft ewig weiter“, erzählt Jürgen Lochbrunner.

Ein FTP-Server sollte als gemeinsame Datenbank Abhilfe schaffen, das gelang aber nur bedingt. Die Teilnehmer luden zwar die Dateien herunter, bearbeiteten sie, schickten sie aber dann doch wieder per E-Mail in die Runde. Außerdem ließen sich Änderungen schlecht nachvollziehen. „Es ließ sich gar nicht feststellen, wer auf welche Dateien zugegriffen und diese gelesen hatte“, so Lochbrunner. Schließlich brachte er Projectplace ins Spiel – mit der Projektsoftware hatte er bereits als Freiberufler gute Erfahrungen gemacht.

Klare Kommunikation

Heute haben alle Projektmitglieder über das Internet Zugriff auf die Informationen, unabhängig von Zeit und Ort. Rund 100 Teilnehmer hat das Wacken-Projekt, die meisten sind Externe und über den gesamten Globus verstreut – Bandmanager sind ebenso dabei wie Techniker, Behörden, Rettungsdienste oder TV-Crews.

Für Lochbrunner ist das Dokumentenmanagement das Kernstück der Software. Über die Freigabe-Funktion lässt sich sicher dokumentieren, wer was wann gelesen und bestätigt hat. „Die Kommunikation wird dadurch viel klarer: Die Dateifreigaben sind verbindlich dokumentiert. Jeder Projektteilnehmer hat – je nach Zugriffsrechten – den gleichen Kenntnisstand“, sagt Lochbrunner. „Mit der Anwendung vermeiden wir Unstimmigkeiten“. „Individuelle Fehler passieren. Ein funktionierendes Projektteam kann sie aber auffangen.“ Nicht nur, dass Fehler schneller auffallen, wenn alle Mitglieder die Dateien einsehen können. Daneben ermöglicht die Kommentarfunktion im Dokumentenverlauf eine direkte Diskussion der Dateiinhalte. „Ohne ellenlange E-Mail-Ketten.“ So kann das Team rechtzeitig reagieren. „Und wir haben vor Ort keine Unstimmigkeiten wegen verschiedener Dateiversionen.“

Die Projektmitglieder kommunizieren aber nicht allein über die Dokumente, sondern auch per Onlinemeeting. Zusammen mit dem Lichtdesigner einer Band werden so etwa die richtigen Effekte für den Auftritt diskutiert oder die Positionen auf der Bühne bestimmt. Lochbrunner schätzt dabei besonders, dass neben dem Bildschirm auch die Maus freigegeben werden kann. So kann der eine dem anderen mit dem Mauspfeil direkt zeigen, wo auf der Bühne was geschehen soll oder im CAD-Programm Objekte verschieben.

Geht es an den Bühnenaufbau, kommen die Projectplace-Apps für mobile Endgeräte zum Einsatz: „Damit lassen sich auf dem Gelände schnell die nötigen Informationen abrufen“, so der Stage Manager. Die Lösung ist im W:O:A-Team fest etabliert: „Würden wir die Arbeit mit der Projektsoftware einstellen, wäre das für manch einen so, als würde man ihm das Handy wegnehmen.“

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