Migration in Eigenregie

Hin zum neuen Archiv, weg vom externen Hosting

Bei Strategien für die Archivmigration müssen viele Parameter beachtet werden, damit die Migration reibungslos verläuft. Aufgrund der Komplexität werden damit meist spezialisierte Dienstleister beauftragt. Die Manroland Goss Web Systems GmbH ist einen anderen Weg gegangen und hat das Projekt einfach selbst durchgeführt.

  • Rollenoffset-Equipment

    Nach der Archivmigration sind die laufenden Kosten für den Spezialisten von Rollenoffset-Equipment deutlich geringer geworden.

  • Seit dem Start im Jahr 2004 wurden über die Jahre mehr und mehr Systeme von SAP bei Manroland Goss integriert.

  • Manroland Goss Web Systems GmbH

    Manroland Goss Web Systems GmbH mit Sitz in Augsburg beschäftigt ca. 1000 Mitarbeiter.

Die Gründe für eine Archivmigration sind vielfältig. Während es den einen um Kostenersparnis geht, müssen die anderen ihre Kapazität erweitern oder Sicherheitslecks beseitigen. Was viele Unternehmen in diesem Fall umtreibt, ist die Frage nach dem Projektumfang und den Kosten. Auch die Manroland Goss Web Systems GmbH aus Augsburg hat sich damit beschäftigt und die Migration in Eigenregie realisiert – lediglich durch die Software eines Dienstleisters unterstützt.

Der Spezialist aus dem Bereich Druck- und Medienindustrie bietet ein großes Angebot beim Rollenoffset-Equipment und den dazugehörigen Services. Um ihrer globalen Ausrichtung IT-seitig gerecht werden und bei der Digitalisierung Schritt halten zu können, war den Augsburgern schnell klar, dass eine Modernisierung der Infrastruktur notwendig sei: vor allem bezüglich des Zugriffs auf Dokumente und deren revisionssicherer Archivierung.

Update oder neues Archiv?

Seit dem Start im Jahr 2004 wurden über die Jahre mehr und mehr Systeme von SAP bei Manroland Goss integriert. Ursprünglich hauptsächlich im Bereich Einkauf und Qualitätsmanagement im Wareneingang eingesetzt, wurden seit dem Jahr 2015 auch das Material-management und das Lager mit elektronischem Warehousemanagement – der gesamte Service und die Produktion – in einem Komplettprojekt nach dem Greenfield-Ansatz realisiert. Das Archiv wurde zum damaligen Zeitpunkt allerdings unberührt gelassen.

Beim ursprünglich eingesetzten Archiv fielen mittlerweile Updates an und im Zuge der Umstrukturierungsaktivitäten in der IT wurde das Archivierungskonzept generell hinterfragt. Zudem sollte das System aus einem externen Hosting in das eigene Rechenzentrum überführt werden. Auf die Frage „Update oder neues Archiv?“ entschied sich das Unternehmen daher für die letztere Variante, da man hier fast kostenneutral von weiteren Vorteilen, wie z.B. einer besseren Anbindung an SAP, profitieren konnte.

Archivierung neu gedacht

Als Archivsystem entschieden sich die Verantwortlichen für den Clarc Content Server for SAP. Mit dessen Hilfe erfolgt der Zugriff auf die Dokumente über die integrierte Standardanzeige, sodass kein Absprung aus der gewohnten SAP-Umgebung notwendig ist. Nach einer ersten Grundeinrichtung waren die Systeme in der Lage, Verbindung mit der Archivlösung aufzunehmen und die Migration konnte starten. Parallel dazu wurden neue Scan-Strecken eingerichtet, um neue Dokumente einfach und sicher ins Archiv überführen zu können.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 10/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

„Do it yourself“-Archivmigration

Nach erfolgreicher Installation und Einrichtung des Archivs wurde vom Dienstleister ein Migrations-Tool zur Verfügung gestellt. Damit konnten alle Dokumente, die sich in verschiedenen Archivsystemen befanden, auf den Content Server migriert werden. Die Einrichtung des Migrations-Tools erfolgte gemeinsam. Im Anschluss wurden erste Tests durchgeführt, um mögliche Nachjustierungen umsetzen zu können. Durch die inhouse umgesetzte Migration wurden Beratungsaufwände eingespart und das Timing war in eigener Hand.

Die Migration selbst erfolgte nach Dokumenten in definierten Blöcken: Nach der Anpassung des Customizing liefen alle eintreffenden Dokumente ins neue Archiv, während das Team gleichzeitig begann, Dokumente des gleichen Typs zu migrieren. Dadurch erfolgte die Umsiedlung unbemerkt im Hintergrund ohne Beeinträchtigung der Anwender.

Moderne Scan-Strecke und sichere Archivierung

Bis November 2019 wurden etwa zwei Drittel der relevanten Dokumente migriert. Schon vor Abschluss des Prozesses  zeigte sich, dass die laufenden Kosten der neuen Archivlösung deutlich günstiger sind, als die der Vorgängerlösung. Zudem ist das System performant: Die Abfrage der Dokumente erfolgt schnell, unabhängig davon, in welchem Rechenzentrum des jeweiligen Standortes sich die Daten befinden. Nun kann weltweit sowie von mobilen Endgeräten aus auf die Daten zugegriffen werden. Ein Beispiel aus der Praxis: Die Monteure von Manroland Goss haben Tablets bei sich, mit denen z.B. Maschinenzeichnungen geöffnet werden können. Mit der neuen Lösung ist das schnell und einfach möglich. „Der User merkt die Migration bei den Dokumenten, die bereits in SAP vorlagen gar nicht. Für den Endanwender ist quasi alles gleichgeblieben – eigentlich ein großes Kompliment“, berichtet Walter Stangl, Projektleiter SAP Prozessentwicklung. Manroland Goss profitiert heute von einem zweifachen Effekt: Einer verschlankten Infrastruktur bei gleichzeitiger Kosteneinsparung.

Bildquelle: Manroland Goss Web Systems GmbH

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