Kare entscheidet sich für Abas

Hoher Stylefaktor

Ein neues ERP-System sorgt bei dem Designmöbelhändler Kare für deutlich schnellere Prozessdurchläufe.

Die stylischen Avantgardisten aus dem Münchner Norden setzen immer wieder neue Wohntrends und sind damit überaus erfolgreich.

Seit mehr als 20 Jahren steht der Name Kare für extravagantes Möbeldesign. Hinter dem Unternehmen aus dem Münchner Norden stehen ein Möbelgroßhandel, mehrere Einzelhandelsgeschäfte und zahlreiche Franchisenehmer auf der ganzen Welt. Dabei spielt das Internet auch beim Kauf von Designermöbeln eine immer wichtigere Rolle. Der Mittelständler hat das früh erkannt und vertreibt sein Sortiment in Ladengeschäften, aber auch über diverse Web­shops. Ein „Schmankerl“ dabei: Mittels der kostenfreien App „3D Raumplanung“ können potentielle Kunden ihr Zuhause virtuell mit Möbeln einrichten und sich von verschiedenen Kombinationen inspirieren lassen.

Ist die Bestellung erfolgt, will der Kunde die Ware möglichst schnell geliefert bekommen. 2010 erkannte Kare, dass die dafür notwendige Beschleunigung der Auslieferungsprozesse mit der alten Unternehmenssoftware nicht mehr zu machen war. Man begab sich auf die Suche nach einer neuen ERP-Software und entschied sich für die Abas-Projektierung mit der ERP-Software Abas. Das Komplettpaket aus ERP-System, Einführungsmethodik und Branchenkompetenz überzeugte. Als die neue Lösung im Sommer 2012 in den Echtbetrieb ging, geschah dies innerhalb des vorher veranschlagten Zeitrahmens. Hinsichtlich des Budgets wurde der für die Implementierung vorgesehene Betrag sogar unterschritten.

„Einmal zu viel verbogen“

„Vor dem jetzigen System besaßen wir ein ERP-Individualsystem, welches von uns selbst gepflegt und angepasst wurde“, erklärt Michael Wolf, COO bei Kare. „Die alte ERP-Lösung konnte unser Wachstum nicht mehr unterstützen ebenso wenig wie den Trend hin zur schnelleren Auslieferung der Möbel. Wir haben unser altes ERP immer wieder um die Ecke gebogen, um an Geschwindigkeit zu gewinnen, irgendwann war dann Schluss“, so Wolf weiter. Vor diesem Hintergrund beauftragte man eine Unternehmensberatung damit, einen Fragenkatalog sowie eine Vorselektion der infrage kommenden Anbieter durchzuführen. Von 15 Anbietern, die nach einem Punktesystem bewertet wurden, blieben fünf übrig. „In der Geschäftsleitung haben wir zwei Anbieter definiert, die zu Präsentationen eingeladen wurden.“ Michael Wolf berichtet: „Den Zuschlag erhielt die Abas-Projektierung mit der ERP-Komplettlösung. Die Gründe für die Entscheidung waren die räumliche Nähe des Systemhauses, der persönliche Kontakt zum späteren Projektleiter sowie das Vorhandensein einer Einführungsmethodik.“

Im Rahmen des Projekts folgte man einer Sieben-Schritte-Einführungsmethodik, die sicherstellt, dass die mit der Einführung verbundenen Ziele im vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmen realisiert werden können. Peter Koch ist IT-Entwickler bei Kare und begleitete das Projekt von Anwenderseite aus: „Aufgrund der großen Komplexität unserer Prozesse haben wir die Stufen zwei, drei und vier der Implementierungsmethodik zweimal durchlaufen.“ Die Stufe zwei überprüft die ERP-Fähigkeit der Organisation und die Infrastruktur. In der nächsten Phase lernten die Mitglieder des Projektteams in Präsenzschulungen die Standardprozesse der Software kennen und in Stufe vier wurden Soll-Abläufe bzw. Anpassungen vorgenommen sowie konkrete Anforderungen beschrieben.

Nachdem klar war, wie die Software beim Echtstart aussehen soll, nahm das Systemhaus die dafür notwendigen Modifikationen und Einstellungen vor. Peter Koch: „Anschließend habe ich überprüft, ob die Anpassung der Software gemäß dem Realisierungskonzept umgesetzt wurde und ob sich in der Zwischenzeit noch Änderungsbedarf ergeben hat. Denn es ist ein erheblicher Unterschied, ein ERP-System im Testmodus oder unter Volllast zu betreiben. Daher war es Teil unseres Einführungskonzepts, erst einmal auch das alte System am Laufen zu halten.“ Hierzu ergänzt Michael Wolf: „Beim Echtstart gab es einzelne kleine Fehler. Entscheidend war jedoch, dass die Produktivität, gemessen an der Faktura, nur ‚winzige Dellen‘ aufwies. Die Tatsache, dass unsere Lagermitarbeiter bereits am ersten Tag mit dem neuen ERP-System Waren verpacken, verschicken und Rechnungen schreiben konnten, war der größte Projekterfolg.“ Heute arbeiten 120 Concurrent User mit der Software.

Versandplanung mit Gimmicks

Der Möbelgroßhändler liefert nicht auftragsbezogen aus, da dies bei dem täglich anfallenden Warenvolumen nicht funktionieren würde. Von daher gibt es je Lieferadresse einen sogenannten Mindestbestellwert, d.h. die Ware wird für den Kunden gesammelt und erst dann verschickt, wenn der Wert erreicht ist. Zu diesem Zeitpunkt startet auch die für Kare individualisierte Versandplanung. Der Erstellungsprozess ist nicht einfach. Am Anfang steht eine Verfügbarkeitsprüfung der Artikel, die über ein Ampelsystem visualisiert wird. IT-Entwickler Koch: „Die Versandplanung kann so strukturiert werden, dass nach individuellen Prioritäten der Kunden kommissioniert werden kann. Beispielsweise kann ein Händler, der die Einrichtung einer Ausstellungskoje haben möchte, das direkt in das ERP-System eingeben. Wir haben individuelle Filtermöglichkeiten, etwa nach Kommission oder Auftragsherkunft, im System geschaffen. Visuelle Aspekte spielen ebenfalls eine Rolle. In diesem Punkt sind wir auf Vertriebsseite schon weiter als in unserem hochangepassten Altsystem. Bei der Darstellung der Plankarte sieht man jetzt viele Kleinigkeiten, die vorher nicht angezeigt wurden. Unsere Mitarbeiter im Vertrieb können sich Informationen schneller beschaffen, dadurch dass sie jetzt angezeigt werden. So können die Kollegen fundierter handeln und auch die Qualität der Aussagen ist gestiegen.“

Für Michael Wolf ist ein wesentliches Ziel der Migration erreicht, wenn der Kunde seine Möbel schneller geliefert bekommt: „Unsere Einzelhandelsgeschäfte sind jetzt in der Lage, eine Bestellung direkt im Großhandel auszulösen. Durch automatisierte Prozesse werden die Kommissionierung und die Versandplanung angestoßen. So konnten wir die Laufzeit eines Kundenauftrags von zehn auf zwei Tage reduzieren.“

Nach den guten Erfahrungen mit der Anbindung der Einzelhandelsgeschäfte sollen weitere Migrationen folgen. „Zuerst werden wir das im ERP-System voll integrierte Dokumenten-Management-System nutzen und das Business-Intelligence-Tool unseres Implementierungspartners in Betrieb nehmen. Damit können wir dann in Echtzeit Auswertungen durchführen“, so Peter Koch. Und Michael Wolf ergänzt abschließend: „Der Trend unserer Branche geht klar in Richtung Geschwindigkeit – Drop Shipping lautet das Stichwort. Deshalb wollen wir im ERP-System ein leistungsstarkes Portal entwickeln, mit dem wir die Zeit bis zur Auslieferung unserer Ware beim Kunden noch weiter reduzieren.“ 

Die Kare Design GmbH

  • Geschäftsfeld: Spezialist für Designmöbel; neben dem Großhandel gehören sechs Einzelhandels- und zwei Fundgrubengeschäfte zur Unternehmensgruppe. Darüber hinaus ist der Anbieter durch 50 Franchisenehmer auf der ganzen Welt vertreten.
  • Gründung: 1981
  • Standort: Garching bei München
  • Mitarbeiter: 400

www.kare-design.com

Bildquelle: © Kare Design GmbH

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