Software für das Personalmanagement

HR-Software für KMU

Kleine Unternehmen tun sich oft schwer mit professionellem Personalmanagement. Die Einführung geeigneter Software sehen viele noch skeptisch. Dabei stellt sich der Return on Invest (ROI) in der Regel schnell ein.

Software für das Personalmanagement

Personalabteilungen kleiner und mittelständischer Unternehmen (KMU) machen sich häufig nicht viel aus strategischer Mitarbeiterführung und den dazu gehörenden Softwaresystemen. Dabei bietet der Markt sie längst für die verschiedenen Aufgabenstellungen. Die Hamburger Unternehmensberatung Steria Mummert kommt nach jahrelanger Marktbeobachtung zu dem Ergebnis, dass Zweidrittel der anfallenden Prozesse verbessert werden können.

So stehen bei der großen Mehrheit der Personalabteilungen noch immer reine Routineaufgaben wie eine ordnungsgemäße Gehaltsabrechnung, Arbeitszeiterfassung oder die Regelung der Urlaubsansprüche ganz oben auf der Agenda. Wichtige Aufgaben wie Eignungsdiagnostik, Personalgespräche und Mitarbeiterentwicklung bleiben vielfach auf der Strecke.

„Es wird zu wenig wertschöpfend gearbeitet“, kritisiert Berater Dr. Sven Fitz von Steria Mummert Consulting. „Gehaltsabrechnungen müssen natürlich gemacht werden, bringen Unternehmen aber strategisch nicht voran. Es fehlt an qualifizierten Programmen, um die Potenziale jedes Einzelnen besser ausschöpfen zu können.“ Fitz rät den Unternehmen daher, die Abläufe in ihren Personalabteilungen radikal auf den Prüfstand zu stellen.

So empfiehlt sich zum Beispiel eine strikte Rollenaufteilung zwischen zuliefernden und wertschöpfenden Tätigkeiten. „Eine Neuaufstellung der Prozesse, wie etwa administrative Tätigkeiten mit Personalmanagementsoftware zu automatisieren, ermöglicht nicht nur Kostensenkungen. Sie schafft auch für die Personalmitarbeiter Freiräume, sich auf die immer anspruchsvolleren strategischen Aufgaben zu konzentrieren – zum Beispiel qualifizierte Fachkräfte zu finden und Mitarbeiter weiterzuentwickeln.“
 

HR-Software lohnt sich ab 100 Mitarbeitern

Für Martin Tschackert, Vertriebsmanager des internationalen Anbieters von Personalmanagementsoftware Aquire, gehören neben der Unkenntnis über den Nutzen, fehlende Erfahrung und unzureichend bereitgestelltes Budget zu den häufigsten Ursachen für mangelnde Professionalisierung der Personalführung und noch viel mehr für den Einsatz von Softwaresystemen. Dabei sind die Möglichkeiten zur Modernisierung vielfältig. „Eine Software für das Personalmanagement ist innerhalb einer Woche installiert und innerhalb ein paar Monaten mit allen relevanten Daten gefüttert. Sie lohnt sich bereits ab einer Betriebsgröße von rund 100 Mitarbeitern.“

Der OrgPublisher von Aquire liefert alle wichtigen, vergleichenden Kennzahlen auf einen Blick. Neben den Stammdaten der Mitarbeiter - die weiterhin längst nicht jedes kleinere Unternehmen elektronisch erfasst - gibt die Anwendung  Auskunft über Ausbildungsstand und Karriereschritte des Einzelnen, Einsatzgebiete und besondere Fähigkeiten, bis hinzu wie viel er und seine Abteilung erwirtschaften. Zudem verringert die digitale Speicherung die Gefahr des Datenverlustes.

Der Kunde muss auch keine Investitionen in zusätzliche Hardware und Security tätigen, da Anwendung inklusive Server vom Anbieter in Hochsicherheitsrechenzentren betrieben und gewartet werden. „Entscheidend für eine gute HR-Software ist darüber hinaus, dass sie wirklich kompatibel mit den vorhandenen IT-Systemen für die Unternehmensverwaltung ist“, betont Tschackert. „Selbst wenn das Unternehmen nur über eine Excel-Lösung verfügt, muss die HR-Software in der Lage sein, daraus regelmäßig die entscheidenden Daten zu ziehen.“

Die Einführungskosten für den OrgPublisher liegen bei 5,29 Euro netto pro Mitarbeiter. Hinzu kommen jährliche Wartungsgebühren von 89,- Euro pro 100Mitarbeiter. Darin enthalten sind Software-Upgrades und eine unbegrenzte Anzahl an Telefonaten mit der Service-Hotline. „Diese Kosten haben sich in den allermeisten Fällen spätestens nach einem Jahr amortisiert, weil die transparenten Informationen den administrativen Aufwand der Personaler verringern und ihnen als Basis für strategische Entscheidungen dienen“, so Tschackert.

Perspektivisch sieht der Vertriebsmanager noch eine ganz neue Herausforderung auf HR-Abteilungen zukommen: Personaler nutzen zunehmend mobile Geräte für ihre Arbeit. Einige der Produkte eignen sich daher schon jetzt für Smartphones und Tablet Computer. „Ein Trend, der sich verstärken wird. In drei Jahren erwarten wir dort 40 Prozent unseres Geschäfts“, meint Tschackert.

Bildquelle: © Konstantin Gastmann/Pixelio

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