Adobe und Microsoft kooperieren

Im Büro mit weniger Apps jonglieren

Die Digitalisierung soll den Arbeitsplatz der Zukunft übersichtlicher gestalten und Beschäftigte von Routineaufgaben entlasten. Adobe und Microsoft unterstützen Unternehmen dabei, indem sie häufig genutzte Software und Webdienste stärker ineinander verzahnen. Welche Vorteile dies Mittelständlern bietet, besprachen wir mit Rüdiger Herfrid von Adobe und Jörg Petter von Microsoft Deutschland.

  • Im Büro mit weniger Apps jonglieren

    Mit weniger Apps jonglieren: Die Digitalisierung soll den Arbeitsplatz der Zukunft übersichtlicher gestalten.

  • Jörg Petter, Microsoft Deutschland

    Jörg Petter, Business Lead Microsoft 365 Enterprise & Microsoft Teams bei Microsoft Deutschland

  • Rüdiger Herfrid, Adobe

    Rüdiger Herfrid, Group Manager Enterprise Marketing Central Europe bei Adobe

  • Einblick in die Arbeit mit Sharepoint

    Einblick in die Arbeit mit Sharepoint

ITM: Herr Herfrid, Herr Petter, inwiefern ist es sinnvoll, Software von Adobe und Microsoft zu kombinieren, statt getrennt einzusetzen?
Rüdiger Herfrid:
In vielen Betrieben gibt es noch etliche Dokumentenvorgänge, bei denen Beschäftigte Papier in die Hand nehmen. Microsoft und Adobe haben es sich zum Ziel gesetzt, durch die Digitalisierung von Dokumentenvorgängen das Leben im Büro deutlich einfacher zu machen. Indem wir häufig genutzte Anwendungen verzahnen, fällt Anwendern der Verzicht auf Papier noch viel leichter.

Jörg Petter: Weil Nutzer dadurch nicht mehr zwischen zwei Applikationswelten springen müssen, können sie jeden Tag wertvolle Zeit sparen. Wenn es uns gelingt, dass Nutzer nur noch ein oder zwei statt zehn Anwendungen öffnen müssen, ist viel gewonnen.

ITM: Nennen Sie uns bitte Anwendungsbeispiele.
Herfrid:
Zum Beispiel profitiert das Vertriebsteam wenn, es einen Vertrag direkt aus dem ERP-System Dynamics an den Kunden senden und mit dem Signaturdienst Adobe Sign elektronisch unterzeichnen lassen kann. Weil der Signaturdienst Kundendaten vor dem Versand automatisch mit LinkedIn validiert, sind aktuelle Datensätze garantiert. Das Personalwesen kann einen in Word aufgesetzten Arbeitsvertrag mit dem Dienst umgehend zum neuen Beschäftigten schicken.

Zudem ist der Zugriff auf unsere PDF-Services direkt in Sharepoint praktisch für Nutzer, die ihre Dokumente nicht in der Cloud, sondern über eigene Server teilen möchten. Das beschleunigt Vorgänge und erleichtert die Zusammenarbeit.

ITM: Warum ist das Thema Kollaboration so bedeutsam für Mittelständler?
Petter:
Die Digitale Transformation erfordert eine höhere Reaktionsgeschwindigkeit von allen Unternehmen, die in einem hochdynamischen Wettbewerbsumfeld tätig sind. Agile Strukturen gewinnen an Bedeutung. Das wirkt sich stark auf die Arbeitsorganisation aus. Die Digitalisierung erlaubt es Beschäftigten, viel flexibler zu arbeiten. Ob im Büro, zuhause oder am Flughafen – die Technologie ermöglicht ihnen überall das gleiche Produktivitätsniveau.

Außerdem ist es aus Sicht des Arbeitgeber-Marketings sinnvoll, eine moderne Arbeitsumgebung zu schaffen. Viele Berufseinsteiger sind es gewohnt, auf verschiedenen Kanälen ihrer Wahl Ideen und Dokumente auszutauschen. Mit universellen Plattformen wie „Microsoft Teams“, die mehrere Applikationskanäle bündeln, können auch Mittelständler den Wettbewerb um Talente leichter für sich entscheiden. Beispielsweise müssen Teams-Nutzer für Unterschriftsprozesse die Oberfläche nicht verlassen, sondern können sie dank einer Schnittstelle zu Adobe Sign direkt daraus anstoßen.

ITM: Wie weit ist der Mittelstand hinsichtlich der Digitalisierung?
Herfrid:
Digitalisierung geht Unternehmen aller Größen an. Dies erkennen immer mehr mittlere und selbst viele kleine Unternehmen. Zum Teil schreiten Mittelständler sogar energischer voran, weil sie sich flexibler verändern können als große Organisationen. Da fällt mir der Medizintechnikspezialist Arthrex ein, der mit unserem Signaturdienst Freigabeprozesse digitalisiert hat, weil es ihm ausdrücklich sehr wichtig war, dafür auch Mobilgeräte einsetzen zu können. Nur wenige Wochen hat er dafür benötigt.

ITM: Werden diese Digitalisierungsschritte nicht ohnehin bald hinfällig, wenn Künstliche Intelligenz alle Büroaufgaben übernimmt?
Herfrid: Künstliche Intelligenz
Künstliche Intelligenz (KI) wird den Menschen nicht ersetzen, sondern ihn von Routineaufgaben entlasten. Es gibt noch diverse Aufgaben, die viele Beschäftigte gern einer Maschine überlassen. Zum Beispiel befassen wir uns damit, PDF-Dokumente mithilfe der KI Adobe Sensei automatisch für Hör- und Sehgeschädigte zugänglich zu machen. Dadurch könnte eine riesige Dokumentenmenge barrierefrei werden, die kein Mensch manuell bearbeiten will und kann.

Petter: Ende des Jahres führen wir für Video- und Audiokonferenzen in Microsoft Teams das automatische Transkribieren von Besprechungsprotokollen ein, inklusive personalisierter Notizen für jeden Teilnehmer. Dadurch haben Beschäftigte mehr Zeit für kreative Aufgaben, die sie besser können als KI. Technologie darf kein Selbstzweck sein. Daher ist es so wichtig, bei der Digitalisierung die Beschäftigten in den Mittelpunkt zu rücken.

ITM: Wie holen Firmen ihre Beschäftigten in punkto Digitalisierung ab?
Petter:
Wichtig ist, diesen Vorgang nicht von oben anzuordnen. Er muss von den Beschäftigten mitgetragen werden. Dabei stellt sich die Frage, wie Unternehmen eine Umgebung schaffen, in der Beschäftigte gerne arbeiten können und wollen. Die entsprechende Technologie bereitzustellen, ist nur eine Voraussetzung. Eine passende Arbeitskultur und eine optimale Arbeitsumgebung gehören ebenfalls dazu.

Herfrid: Ich beobachte in der Praxis ebenfalls Digitalisierungsprojekte, die schnell und umfassend Erfolg haben, weil sie in Fachabteilungen vorangetrieben werden. Bewährt hat es sich, Vorschläge von Beschäftigten selbst unterbreiten und auswählen zu lassen.

Bildquellen: Thinkstock/iStock, Microsoft, Adobe

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