Antje v. Dewitz, Erwin Gutensohn und Harald Reiser, Vaude

Im Team auf Gipfelkurs

Vaude ist im Bergsport verwurzelt. Der Berg ist gleichermaßen Fundament und Symbol der Marke. Geführt als modernes Familienunternehmen, positioniert sich Vaude als Europas umweltfreundlicher Outdoor-Ausrüster. Die Verantwortung für Mensch und Natur sowie die nachhaltige Nutzung ökologischer Ressourcen stehen im Mittelpunkt der Vaude-Unternehmensphilosophie. Sie gilt für alle drei Geschäftsbereiche: Mountain Sports, Bike Sports und Packs n´ Bags.

  • Antje von Dewitz, Geschäftsführerin von Vaude, CFO Erwin Gutensohn (li.) sowie IT-Leiter Harald Reiser

  • An der Kletterwand: Vaude-Geschäftsführerin Antje von Dewitz, CFO Erwin Gutensohn sowie IT-Leiter Harald Reiser (vorne)

  • V.l.n.r.: Antje von Dewitz, Harald Reiser, Erwin Gutensohn

  • In der Firmenzentrale bietet Vaude seinen Mitarbeitern viel für eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, wie z.B. das Vaude Kinderhaus.

  • IT-Leiter Harald Reiser bei der Arbeit

  • CFO Erwin Gutensohn mit einer Mitarbeiterin

Bereits seit 2001 arbeitet das Unternehmen nach dem strengen Umweltstandard Bluesign, der die gesamte textile Wertschöpfungskette kontrolliert. Im Jahr 2008 wurde Vaude als erstes Outdoor-Unternehmen nach den von der EU entwickelten strengen Richtlinien des Eco-Management und Audit Scheme (EMAS) öko-zertifiziert. Für das Engagement in den Bereichen soziale und ökologische Nachhaltigkeit wurde Vaude mehrfach ausgezeichnet, zuletzt in der Kategorie „Deutschlands nachhaltigste Zukunftsstrategien (KMU)“ bei der Vergabe des Deutschen Nachhaltigkeitspreises 2011.

„Wir ticken, denken und handeln anders als andere und hinterfragen Konventionen und vermeintliche Grenzen des Machbaren“, charakterisiert Geschäftsführerin Antje von Dewitz das Selbstverständnis des Unternehmens. Eigenschaften, die sich nicht nur im familiären Betriebsklima, sondern auch in der eigenen IT-Infrastruktur widerspiegeln. Die geplante Nutzung moderner Videokonferenzsysteme zur Vermeidung von Flugreisen unterstreicht ebenso die Aufgeschlossenheit gegenüber neuen IT-Technologien wie der Rückgriff auf Planungs- und Reporting-Tools, um das Wachstum der Unternehmensgruppe effizient zu steuern und zu kontrollieren.  Maßgeblich beteiligt daran: CFO Erwin Gutensohn (li.) und IT-Leiter Harald Reiser.

ITM: Welchen Stellenwert hat der Einsatz moderner IT-Lösungen in den wirtschaftlich-strategischen Entscheidungen des Unternehmens?
Antje von Dewitz:
Wir haben Unternehmensziele, die wir erreichen wollen. Die IT ist ein strategischer Bereich und spielt bei der Realisierung dieser Ziele abteilungsübergreifend eine wichtige Rolle. In vielen Bereichen des Geschäftslebens sind wir Vorreiter, probieren Dinge aus, führen Pilotprojekte durch. Das ist ein lebendiger Teil unserer Unternehmensphilosophie. Wir sind immer auf der Suche nach innovativen Lösungen, das gilt natürlich auch für innovative IT-Lösungen.

Harald Reiser: Als IT-Abteilung verstehen wir uns als unterstützender Dienstleister innerhalb des Unternehmens, der die Primärbereiche Produktentwicklung, Vertrieb und Marketing bei ihrer Arbeit unterstützt. Wir beobachten sehr genau, welche neuen Produkte und Entwicklungstrends der IT-Markt hervorbringt. Jedoch immer unter dem Blickwinkel, ob die entsprechenden IT-Lösungen für uns passen und dazu beitragen können, unsere Mitarbeiter bei der Umsetzung der Unternehmensziele sinnvoll zu unterstützen.

Erwin Gutensohn: Das gilt in besonderem Maße natürlich auch für den Software-Markt. Wenn wir hier Applikationen entdecken, die nachweisbare Effizienzsteigerungen versprechen, dann wird ganz pragmatisch investiert. Unser Unternehmen befindet sich auf Wachstumskurs. Für 2011 rechnen wir mit einer Umsatzsteigerung von mehr als 20 Prozent. Um dieser Entwicklung gerecht zu werden, ist es strategisch wichtig, Geschäftsprozesse so wirtschaftlich wie möglich zu gestalten. Dem Einsatz von Software-Anwendungen, die uns dabei unterstützen, stehen wir sehr offen gegenüber.

ITM: Auf welchen Management-Ebenen werden IT-Entscheidungen getroffen?
Wer ist involviert?
von Dewitz:
Unsere Firmenphilosophie beruht darauf, dass wir allen Fachkompetenzen im Haus Gehör schenken. Das geschieht vor allem über den Austausch in unserem fachübergreifendem Gremium. Dabei ist die IT eine von sieben vertretenen Abteilungen. Neu geplante, größere IT-gestützte Lösungen werden deshalb gemeinsam in diesem Gremium diskutiert. Wenn deren Implementierung fachlich und technisch gut begründet ist, die Lösung zu unserem Unternehmen passt und sich gut integrieren lässt, wird sie genehmigt. Bei kleineren IT-Lösungen entscheidet die IT-Abteilung selbst. Ich habe eine gesunde Portion Vertrauen in die Kompetenz meiner Mitarbeiter.

Reiser: Als Mitglied des Abteilungsgremiums sehe ich eine meiner Hauptaufgaben darin, IT-Themen so aufzubereiten, dass sie auch für Nicht-IT-Spezialisten verständlich sind. Auch hier spielt Vertrauen eine große Rolle. Wenn es um technische Details geht, ist es für meine Kollegen besonders schwer. Hier bin ich mir meiner Verantwortung als Spezialist und Berater sehr bewusst, denn ein bestimmter Lösungsansatz für eine Einzelsituation muss in unsere gesamte IT-Infrastruktur passen, über die meist nur ich einen Überblick habe.

ITM: Welche Anforderungen wirtschaftlicher und technologischer Art werden bei Vaude an IT-Lösungen gestellt?
Gutensohn:
Grundsätzlich versuchen wir vorab, alle unsere Investitionen einer betriebswirtschaftlich fundierten ROI-Betrachtung zu unterziehen. Das Ziel sind klar definierte und möglichst kurze Amortisationszeiträume. Das ist nicht immer einfach, muss aber der Ansatz sein. Nur darauf zu spekulieren, dass eine IT-Lösung uns eventuell einen pauschalen Nutzen bringt, ist mir zu gefährlich. Wir befinden uns in der komfortablen Lage, stark zu wachsen, eine Entwicklung, die üblicherweise mit einer steigenden Zahl von Beschäftigten einhergeht. Bei innovativen IT-Lösungen, die es uns ohne negative Einflüsse auf die Geschäftsprozesse ermöglichen, Neueinstellungen zu vermeiden oder zumindest zu verzögern, lässt sich der ROI meist genau kalkulieren.

Reiser: Was unsere generelle IT-Strategie betrifft, so setzen wir auf ein hohes Maß an Unabhängigkeit von externen Ressourcen. Wir versuchen möglichst viel Know-how in unserem eigenen 12-köpfigen EDV-Team zu halten. Das beinhaltet neben Helpdesk und technischer Informatik die Betreuung von Schlüsselbereichen. Dazu zählen beispielsweise das technische Internet, führende Anwendungen wie das ERP-System oder auch das Produktdatenmanagement.

Natürlich greifen wir bei Bedarf auch auf die Kompetenz und die Services von Systemhäusern zurück. Aufgrund unser regionalen Lage in einer ländlichen Umgebung, sind wir hier allerdings gewissen Limitationen unterworfen. So verfügen wir zur Zeit nur über analoge Kommunikationsverbindungen und nicht über digitale Breitbandanschlüsse. Wir haben uns dahingehend beholfen, dass wir mit einem Unternehmen kooperieren, das uns eine leistungsstarke Richtfunkverbindung eingerichtet hat. Aufgrund fehlender Redu-ndanz ist mir unter diesen Umständen die Nutzung externer Cloud Services allerdings zu unsicher. Sobald wir über stabile und leistungsstarke digitale Breitbandverbindungen verfügen – eine entsprechende Infrastruktur für die Region soll im Laufe des Jahres in Betrieb genommen werden – eröffnen sich für uns neue Optionen hinsichtlich externer IT-Services.

ITM: Wie viel investiert Vaude jährlich in den Ausbau der IT-Infrastruktur? Wie haben sich die Investitionen in den vergangenen Jahren entwickelt?
Gutensohn:
Aktuell fließen jährlich ca. 1,5 Mio. Euro in die Modernisierung und den Ausbau unserer IT-Infrastruktur – Tendenz steigend. Das begründet sich zum einen durch unser stetiges Unternehmenswachstum, zum anderen auch durch das Bestreben, immer besser zu werden. Dies bedeutet, nicht nur unsere Produkte kontinuierlich weiterzuentwickeln, sondern auch unsere Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und die Qualität unser Serviceangebot gegenüber Kunden und Lieferanten auszubauen.

Demnächst werden wir beispielsweise in ein modernes Video-Konferenzsystem investieren. Wir haben bereits Erfahrungen mit Skype gesammelt. Die Nutzung dieser vergleichsweise neuen Kommunikationstechnologien ist für uns ein strategisch wichtiges Thema. Da wir in Fernost produzieren, sehen wir hier erhebliche Potentiale, Zeit und Geld einzusparen, indem wir die Zahl der teuren, zeitraubenden und natürlich auch umweltbelastenden Fernflüge deutlich reduzieren.

ITM: Im Bereich der kaufmännischen Konsolidierung und des Konzern-Controllings setzten Sie seit Herbst 2010 auf eine Software-Lösung von Lucanet. Was hat Sie dazu veranlasst, Investitionen in Planungs- und Reporting-Tools vorzunehmen?
Gutensohn:
Ausgangspunkt war ein intern aufgesetztes Business-Intelligence-Projekt (BI). Im Bestreben, mehr Transparenz in einem ersten Schritt nach innen, in einem zweiten Schritt auch nach außen zu schaffen, haben wir das gesamte Berichts-, Reporting- und Planungswesen auf den Prüfstand gestellt.

Sehr bald hat es sich gezeigt, dass es vorteilhaft ist, das Reporting und die Konzernbilanzierung von dem Bereich Planung zu trennen. Zur Abbildung der gesamten Wertschöpfungskette über mehrere Standorte in mehreren Ländern setzen wir seit mehr als zehn Jahren das ERP-System Infor AS ein. Ergänzt wird das System im Bereich der Buchhaltung durch Infor MAS 90. Es war uns daher wichtig, nach einer modernen, leistungsstarken Konsolidierungssoftware Ausschau zu halten, die sich möglichst problemlos in unsere Datenumgebung integrieren lässt.

ITM: Wie lief der Entscheidungsprozess ab und was waren die ausschlaggebenden Kriterien, die letztlich für Lucanet sprachen?
Gutensohn:
Wir sind im Rahmen einer umfassenden Angebots- und Produktanalyse auf Lucanet gestoßen. Die Software deckt sowohl die Konzernrechnungslösung wie auch das Reporting ab. Die Tatsache, dass Lucanet nicht nur einen, sondern gleich eine ganze Reihe namhafter Anbieter von BI-Lösungen über entsprechende Schnittstellen unterstützt, war für uns ein deutliches Indiz für die Flexibilität der Software. Überzeugt hat uns eine persönliche Präsentation in der Niederlassung des Anbieters, in der keine unserer zugegebenermaßen sehr detaillierten Fragen offen blieb.

Lucanet verfügt – möglicherweise aufgrund seiner Wurzeln im Consulting-Be-reich – über ein ausgesprochen fundiertes Wissen hinsichtlich der Erstellung von komplexen Konzernbilanzen. Dieses Know-how ist in die Entwicklung von Lucanet.World eingeflossen. Die Software deckt de facto alle Anforderungen im Bereich der Konzernabschlusserstellung transparent und prüfungssicher ab. Mittels eines optionalen Zusatzmoduls bietet die Software die Möglichkeit, auch die Finanzplanung in demselben Datenmodell und derselben Benutzeroberfläche abzubilden. Somit stehen alle notwendigen Funktionen für eine integrierte Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz- und Liquiditätsplanung für das Finanz- und Konzern-Controlling sowie für die legale Konsolidierung von Ist- und Plan-Daten zur Verfügung. Das in der Vergangenheit notwendige ständige Wechseln zwischen der klassischen Finanzbuchhaltung und dem Reporting-System entfällt. Mithilfe einer „Drill Down“-Funktion lassen sich während eines Planungsvorgangs bestehende Konten schnell einsehen und deren Inhalte bewerten.

ITM: Wie verlief die Implementierung und wie wurde die Lösung in die Gesamtunternehmens-IT eingebunden?
Gutensohn:
Die Produktpräsentation fand im August 2011 statt. Im September haben wir den Vertrag unterschrieben, Ende September die Schnittstellen zu den bestehenden Applikationen eingerichtet, und innerhalb von zwei Wochen war die komplette Hardware und Software installiert. Anfang November haben wir mit der Konsolidierung der betriebswirtschaftlichen Daten begonnen und diese Mitte Dezember beendet. Unterstützt wurden wir dabei von einem Spezialisten des Anbieters, der enormes Wissen im Bereich des Rechnungswesens hatte.

Reiser: Aus wirtschaftlichen wie ökologischen Aspekten habe wir unsere IT-Infrastruktur bereits vor Jahren weitgehend virtualisiert. Lucanet lässt sich problemlos in virtualisierten Umgebungen betreiben. Ein weiterer Pluspunkt der Software ist die Unterstützung von Open-Source-Datenbanken. Wo immer möglich, setzen wir seit Jahren auf den Einsatz von Open Source.

ITM: Wie konnten administrative und organisatorische Abläufe verbessert werden? Lassen sich die Vorteile quantitativ messen?
Gutensohn:
Um einen kompletten Planungsprozess umzusetzen, benötigte ich in der Vergangenheit etwa eine Woche. Das kann ich heute innerhalb eines Tages erledigen. Ein weiterer positiver Effekt besteht darin, innerhalb kürzester Zeit spezifische Reportings, beispielsweise für Banken, zu erstellen. Früher, mit MAS 90, mussten Daten erst ausgelesen und dann als Excel-Sheet aufbereitet werden, bevor sie nach außen gegeben werden konnten. Derartige Funktionalitäten sind in Lucanet bereits integriert.

Mit minimalem Aufwand lassen sich die Reportings zudem den spezifischen Anforderungen der jeweiligen Bank anpassen. Da Reportings ein wesentliches Kriterium innerhalb der Rating-Systeme jeder Bank sind, gewinnen derartige Funktionalitäten zunehmend an Relevanz. Viele Unternehmen sind nach wie vor nicht in der Lage, den Banken „wasserdichte“ Reports zu liefern und vermindern so ihre Chancen bei der Kreditvergabe. Mit unserer neuen Reporting-Lösung ist es uns gelungen, unsere Hausbank anlässlich des letzten Jahresgesprächs nachhaltig zu beeindrucken.

ITM: Welche Nutzenpotentiale ergeben sich im Unternehmensalltag?
Gutensohn:
Hier ist insbesondere der Bereich Controlling zu nennen. Die Software unterstützt zum Beispiel die Abteilungsleiter bei der monatlichen Ausarbeitung von Planungsszenarien, wohin sich Umsatzzahlen in den kommenden Jahren entwickeln und unter welchen Voraussetzungen. Daten, die früher indirekt in Form von zeitintensiv erarbeiteten Excel-Sheets dargestellt wurden, können heute direkt präsentiert werden. Bei Unklarheiten und Nachfragen, beispielsweise wenn es um Vergleiche mit Vorjahreszahlen geht, kann der Verantwortliche direkt reagieren und die gewünschten Hintergrundinformationen aufrufen.

Weitere zukünftige Einsatzmöglichkeiten sehe ich konkret im Bereich der Warenwirtschaft. Wenn es beispielsweise darum geht, Umsätze nach verschiedensten Kriterien zu untersuchen, Lagerzahlen zu analysieren oder die Entwicklung ganzer Produktlinien zu überprüfen. Das ist eine komplett andere Art von Reporting. Bislang nutzen wir hier das BI-Reporting-Tool von Aruba.

ITM: Wo sehen Sie mittel- und langfristig weitere Potentiale, die mittels innovativer IT-Lösungen genutzt werden können?
Gutensohn:
Dazu zählt sicher der Bereich des Customer Relationship Management (CRM). Wobei ich hinsichtlich konkreter Aktivitäten hier einen Zeithorizont von drei bis fünf Jahren sehe. Grund dafür ist die sehr unterschiedliche Entwicklung unserer Vertriebskanäle. Neben der ausgeprägten Fachhandelsstruktur, die wir beibehalten werden, planen wir verstärkt Vaude Stores aufzubauen und auch unsere Internet-Aktivitäten zu intensivieren. In Bezug auf CRM-Implementierungen bedeutet das, dass wir uns erst einmal über die Schwerpunkte klar werden müssen und darüber, was CRM zukünftig leisten muss.

Weitere, bislang ungenutzte Potentiale sehe ich im Bereich der Logistik. Konzepte, wie die von TradeCard finde ich hochinteressant. Dabei geht es um Logistikplattformen im Internet, über die sich Unternehmen, Lieferanten und Geldgeber austauschen. Firmen können dort ihre Aufträge für ihre Lieferanten plazieren, die sie sich dort abholen. Über diese Plattform können beispielsweise EDI-Daten, RFID-Codes, aber auch Packlisten, Rechnungen oder Lieferscheine geschleust werde. Bestell- und Liefertransaktionen werden damit schneller und transparenter.

Reiser: Im Bereich der IT-Infrastruktur sehen wir unter anderem großes Potential beim Client Management. Insbesondere im Zusammenhang mit Cloud Computing und Virtualisierung erscheinen uns Virtual-Desktop-Infrastructure-Konzepte recht interessant. Hier führen wir derzeit Tests durch, um herauszufinden, wie der Vaude-Arbeitsplatz der Zukunft aussehen könnte.

ITM: Inwieweit verändert und beeinflusst der Einsatz moderner IT-Tools die Grundwerte der Unternehmenskultur – positiv wie negativ?
von Dewitz:
Als Arbeitgeber gehört es zu meinen Aufgaben, Rahmenbedingungen zu schaffen, unter denen Mitarbeiter engagiert und motiviert arbeiten können. Aus meiner Erfahrung heraus ist räumliche und zeitliche Flexibilität dabei ein ganz wichtiger Faktor, da sie dem Mitarbeiter ein großes Maß an Selbstbestimmung gibt. Wenn ich diese Vorteile moderner IT-Tools im Vergleich zu ihren potentiellen Nachteilen bewerte, überwiegen deutlich die positiven Aspekte.

Innovative Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge unterstützen jeden Einzelnen dabei, sich als Teil der Gesamt-organisation zu fühlen und das Miteinander zu fördern. Ein klassisches Beispiel sind junge Mütter. Oft handelt es sich dabei um hochqualifizierte Fachkräfte, denen wir mit modernen Heimarbeitsplätzen ein hohes Maß an persönlicher Flexibilität bieten und sie so weiterhin an unser Unternehmen binden können.


Bildquelle: Claus Uhlendorf

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