Komplexe Projekt zum Erfolg führen

„Impulse in Richtung Digitalisierung geben“

Interview mit Angela Raab, die Personalexpertin für mittelständische Unternehmen, wenn es um Recruiting, Active Sourcing und digitale Strategien im Personalwesen geht

Angela Raab, die Personalexpertin für mittelständische Unternehmen

„Im ersten Schritt ist es wichtig, die Erwartungshaltung der Anwender kennen zu lernen und die Prozesse zu erfassen“, so Personalexpertin Angela Raab.

ITM: Frau Raab, in welchen Bereichen bzw. bei welchen Themen haben Mittelständler aktuell den größten Beratungsbedarf?
Angela Raab:
Im Grunde sind es drei Themen, die vor allen im Bereich Human Resources aktuell sind. Zum einen betrifft es die Ablösung von veralteten Software-Programmen im Bereich der Personaladministration und Ersatz durch komplexe aber modulare Anwendungen, die in den verschiedenen Feldern des HR-Managements relevant sind (ERP-Systeme).

Zum anderen steigen die Anforderungen an Bewerbermanagement-Software. Hierdurch findet oft ein Wechsel auf neue Systeme statt, da diese mehr Features integriert haben, z.B. One-Klick-Bewerbung, Talentpool-Einbindung und Analyse- und SEO-Tools. Auch die Möglichkeit zur Einbindung innovativer Apps (z.B. Mitarbeiterempfehlungsprogramme, Active-Sourcing-Tools, Online-Assessment) werden immer wichtiger.

Der dritte Themenbereich betrifft die Einbindung von Tools, bei denen Elemente von Künstlicher Intelligenz (KI) integriert sind. Dies reicht von Chatbots über Matching-Systeme bis hin zu Auswertungsmöglichkeiten im Rahmen der Personalauswahl. Die Herausforderung für den Berater besteht darin, die Prozesse und Anforderungen genau zu analysieren und aufzunehmen, um dann aus der Vielzahl der zur Verfügung stehenden Anwendungen die richtige Auswahl treffen zu können.

ITM: Wie war es bislang um die Digitalisierungsbemühungen kleiner und mittlerer Unternehmen bestellt? Wer oder was stand ihnen hierbei oftmals im Weg?
Raab:
In vielen Fällen ist es einfach die Unkenntnis über die technischen Möglichkeiten, die heute bereits vorhanden sind. Bei der Vielzahl der Angebote am Markt ist es für den Personalverantwortlichen im Tagesgeschäft auch schwer, den Überblick zu erhalten. Die Unternehmen und Mitarbeitenden selbst sind ziemlich offen – allerdings bestehen oft Unsicherheiten in Bezug auf Datenschutzproblematiken. Betriebsräte sind – sofern vorhanden – meist auf die Abschwächung von Kontrollmöglichkeiten ihrer Belegschaft bedacht und natürlich auf die Frage, inwieweit die Einführung digitaler Tools Arbeitsplätze gefährden könnte. Ein großes Problem besteht zudem bei den zeitlichen Ressourcen der Mitarbeitenden. Diese sind oftmals zu knapp bemessen, da diese ja „nebenbei“ noch ihr Tagesgeschäft managen müssen. Dies führt zu Verzögerungen und nicht erledigten „To Do’s“.

ITM: Worauf sollten Mittelständler bei der Auswahl eines Digitalberaters besonders achten?
Raab:
Oftmals stellt sich heraus, dass Projekte scheitern oder in ein falsches Ergebnis (Software-Auswahl) münden, weil die Anforderungen der Anwender nicht korrekt und in Gänze erfasst wurden oder Berater und Anwender nicht dieselbe Sprache sprechen. Vor diesem Hintergrund sollten Unternehmen auf Berater zurückgreifen, die funktionsbezogene und branchenbezogene Kenntnisse haben. Je komplexer das Projekt und umso höher das Risiko einer falschen Entscheidung eingeschätzt wird, empfehle ich zudem die Einbeziehung von Beratungsunternehmen, die insbesondere im Requirement-Engineering (Anforderungs-Management) besonders geschult bzw. zertifiziert sind.

ITM: Wie gestalten sich die ersten Schritte, wenn sich Anwender und Berater „gefunden“ haben?
Raab:
Im ersten Schritt ist es wichtig, die Erwartungshaltung (Anforderungen) der Anwender kennen zu lernen und die Prozesse zu erfassen. Auch die Ängste der Anwender müssen ernst genommen und besprochen werden. Die übliche Vorgehensweise ist, dass die Anforderungen/Prozesse in Interviews und/oder in Workshops ermittelt werden. Diese werden mit Best Practices abgeglichen und ggf. angepasst.

In Interimsprojekten, in denen ich selbst aktiv eingebunden bin, analysiere und ermittle ich diese quasi „on-the-job“. Dadurch, dass ich selbst in die Prozesse eingebunden bin, kann ich schnell Optimierungsmöglichkeiten aufzeigen und erhalte die groben Anforderungen der Mitarbeiter aus Gesprächen und Besprechungen. Damit kann ich erste Impulse in Richtung Digitalisierung geben. Im Anschluss werden dann ebenso in strukturierten Interviews und Workshops die detaillierten Anforderungen ermittelt. Bei Unternehmen, die generell offen für Veränderungen und Verbesserungen sind, habe ich auf diese Weise selten mit Mitarbeiterängsten oder weiteren Schwierigkeiten zu kämpfen.

ITM: Welche konkreten Bereiche sollte ein Digitalisierungsvorhaben dann in erster Linie betreffen und warum?
Raab:
Ein Digitalisierungsvorhaben macht ja nur dann Sinn, wenn dadurch Prozesse automatisiert werden und somit eine Entlastung, d.h. höhere Schnelligkeit oder eine Kostenreduktion erzielt werden kann. Im Recruiting ist es zudem wichtig, digitale Prozesse einzuführen, durch die sich eine bessere Candidate Experience erzielen lässt. Gerade im Hinblick auf den Fachkräftemangel haben Unternehmen die Nase bei der Bewerbergewinnung vorne, die schnelle Entscheidungen treffen können und individuell mit den Kandidaten umgehen. Diese Individualität im Umgang kann nur dann erreicht werden, wenn die Recruiter im Tagesgeschäft von Routinearbeit entlastet werden.

ITM: Was sind hierbei häufige Stolpersteine und wie lassen sich diese frühzeitig umgehen?
Raab:
Zum einen sind hier die Mitarbeitenden zu betrachten, die Ängste entwickeln können, den Anforderungen in der Zukunft nicht mehr gewachsen zu sein. Werden die Ängste nicht ernstgenommen und aus der Welt geschafft, werden Digitalisierungsprojekte verzögert, wenn nicht sogar blockiert. Leider treten die Ängste oftmals gar nicht offen zutage. Daher ist es wichtig, die zu erreichenden Ziele offen zu kommunizieren. Sind tatsächlich Mitarbeitende betroffen, die ihre Tätigkeit verlieren könnten, sollte dies offen im Einzelgespräch angesprochen und gemeinsam – falls möglich – nach Lösungen (z.B. Versetzung, andere Tätigkeiten) gesucht werden. Selbst bei einem möglichen Arbeitsplatzverlust können Wege aufgezeigt werden, die diesen abfedern (z.B. Abfindungen, Outplacement-Maßnahmen). Letztlich ist es ist wichtig, den Anwendern zu vermitteln, welche Erleichterungen sie durch die Einführung digitaler Lösungen erhalten und welche neuen Perspektiven ihnen damit eröffnet werden.

Zum anderen ist bei Digitalisierungsprojekten zu beachten, dass die gestellten Anforderungen in Gänze erfasst und dann auch erfüllt werden. Dies ist nur durch eine detaillierte Aufnahme und dann im Nachgang durch eine genaue Analyse des Marktes realisierbar. Aufwand, der hierbei zu klein geschätzt wird, rächt sich später in falschen Anwendungen oder wesentlich teureren Anpassungen.

ITM: Mit welchem Aufwand (zeitlich, personell, finanziell ...) muss der Mittelstand letztlich in solchen Beratungsprojekten rechnen?
Raab:
Das kann nicht pauschaliert gesagt werden, sondern hängt von Größe und Umfang des jeweiligen Projektes ab. Mittelständische Unternehmen, die ein neues ERP-System einführen, haben mit anderen Aufwendungen zu rechnen als ein kleines Unternehmen, welches eine Bewerbermanagement-Software einführt. Beratungsunternehmen haben verschiedene Tools und Erfahrungswerte zur Verfügung, um eine seriöse Kostenschätzung vorzunehmen. Ich selbst arbeite z.B. mit einem auf Requirement Engineering spezialisiertem Beratungsunternehmen zusammen, das nur punktuell – genau dort, wo es im Projekt benötigt wird – unterstützt. Das schont die Ressourcen des Kunden und bringt die notwendige Fachexpertise sowie praxiserprobte Methoden, um auch komplexe Projekte zum Erfolg zu führen.

ITM: Auf welche weiteren Trends und Innovationen sollte der Mittelstand anno 2020 reagieren?
Raab:
Die hohe Arbeitsbelastung innerhalb einer HR-Abteilung und der Fachkräftemangel in den Unternehmen bleiben weiterhin bestehen. Deshalb ist es wichtig, Systeme und Tools zur Verfügung zu haben, die Routineaufgaben erledigen und den Prozess des Recruiting vereinfachen, verschlanken und verbessern. Da sich Recruiter immer mehr einfallen lassen müssen, um die richtigen Talente für das Unternehmen zu gewinnen, sind Candidate-Relationship-Management-Lösungen auf dem Vormarsch, da hier verschiedenste Zielgruppen angesprochen (z.B. durch einzelne Landing-Pages) und zielgerichtet betreut werden können.

Zudem werden Tools wie digitale Mitarbeiterempfehlungsprogramme wichtiger, da diese den gesamten Prozess für Mitarbeitende und Recruiter übersichtlicher, schneller und leichter handhabbar machen. Die Einbeziehung von Chatbots wird meines Erachtens stark zunehmen, da diese eine ideale Lösung darstellen, um z.B. erste Bewerberfragen zu beantworten und somit für eine bessere Candidate Experience sorgen können. Im Normalfall ist es ja meist so, dass der zuständige Recruiter telefonisch nur schwer erreichbar ist. An dieser Stelle können viele potentielle Bewerber verloren gehen, was es zu verhindern gilt. Das in vielen Unternehmen noch nicht vorhandene Recruiting-Controlling wird zunehmen. Zum einen in die Richtung der Betrachtung der gesamten Ergebnisse, zum anderen aber auch in die Richtung der Optimierung von Bewerberansprachen in Form von Stellenanzeigen, Employer-Branding-Maßnahmen, Landing-Pages und Active-Sourcing-Aktivitäten.

Bildquelle: Angela Raab/Die Personalexpertin

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