Digitale Workflows

Informationsversorgung ohne Lieferengpässe

Beim Nutzfahrzeugspezialisten EBB Truck-Center unterstützt seit kurzem ein Dokumenten-Management-System (DMS) die schnelle Bereitstellung prozessrelevanter Dokumente.

  • Mitarbeiter der EBB Truck-Center GmbH

    Die Aktivitäten der EBB Truck-Center GmbH reichen vom Vertrieb von Nutzfahrzeugen über den Service und die Reparatur bis zum spezialisierten Fahrzeugbau.

  • LKWs aus dem Fuhrpark von EBB Truck-Center

    Der Mittelständler verfügt über drei Standorte sowie zahlreiche Servicepartner.

  • Thomas Hayder, IT-Leiter bei EBB Truck-Center

    „Jährlich fünfstellige Skontobeträge, die wir bislang nicht geltend machen konnten, werden jetzt eingespart.“ Thomas Hayder, IT-Leiter bei EBB Truck-Center

Gegründet im Jahr 2004 hat sich die EBB Truck-Center GmbH schnell als ausgewiesener Fachbetrieb in der Nutzfahrzeugsparte etabliert. Die Geschäftsfelder des Mittelständlers reichen vom Vertrieb von Nutzfahrzeugen über den Service und die Reparatur bis zum spezialisierten Fahrzeugbau. Nicht nur Verträge mit namhaften Nutzfahrzeugherstellern wie DAF Trucks oder im Bereich von gezogenen Einheiten mit Stas und Nooteboom, sondern auch ein beeindruckendes Firmenwachstum belegen, dass das Konzept aufgeht. Heute verfügt die EBB Truck-Center GmbH über drei Standorte sowie zahlreiche Servicepartner.

Auch bezüglich seiner IT-Infrastruktur verfolgt der Mittelständler ambitionierte Ziele. Einige der eingesetzten Geschäftsapplikationen wie beispielsweise das Intranet oder die Customer-Relationship-Management-Lösung (CRM) sind Eigenentwicklungen und für die spezifischen Anforderungen des Betriebs maßgeschneidert. Angesicht steigender Kundenzahlen und wachsender Auftragseingänge drohte dennoch das hohe Papieraufkommen die Effizienz zentraler Verwaltungsabläufe zu reduzieren.

Die EBB Truck-Center GmbH

Geschäftsfeld: Komplettangebot an Nutzfahrzeugen; zudem wird eine breite Palette an Dienstleistungspaketen rund um LKW, Auflieger, Aufbauten sowie Zubehör geboten
Gründung: 2004
Standorte: Heilbronn, Baden-Baden, Korntal-Münchingen
Mitarbeiter: rund 150

Mit dem Ziel, die Digitalisierung sämtlicher Geschäftsprozesse konsequent voranzutreiben, beschlossen die Verantwortlichen Mitte 2017 die Implementierung eines zentralen digitalen Dokumenten-Pools. Angesichts der hohen strategischen Bedeutung der Dokumenten-Management-Lösung war das Anforderungsprofil gleichermaßen umfangreich wie detailliert. Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit zählten ebenso zu den Auswahlkriterien wie eine zukunftsorientierte Entwicklungspolitik inklusive kompetenter technischer Unterstützung seitens des DMS-Anbieters.

„Einer der wichtigsten Faktoren für unsere Entscheidung zugunsten von Docuware war die anwenderfreundliche wie aus Administratorsicht einfach zu verwaltende Web-Oberfläche. Da wir unsere Geschäftsanwendungen sukzessive weiter miteinander verschmelzen wollten, haben wir uns für die On-Premises-Variante entschieden. Hinsichtlich eventueller Schnittstellenanpassungen sehen wir im Vergleich zu Docuware Cloud eine höhere Flexibilität“, erklärt Thomas Hayder, IT-Leiter der EBB Truck-Center GmbH.

Keine zusätzlichen Hardware-Investitionen

In einem ersten Projektschritt sollte die Verarbeitung von Eingangsrechnungen vollständig digitalisiert werden. In einer sechsmonatigen Projektierungsphase wurden gemeinsam mit dem Docuware-Partner Wolters Kluwer das detaillierte Anforderungsprofil ermittelt und Lösungsansätze konzipiert. Da unternehmensweit verteilt bereits zwölf Multifunktionsgeräte zur Digitalisierung von Papierunterlagen vorhanden und die Arbeitsplätze der Sachbearbeiter mit Großbildschirmen ausgestattet waren, entfielen zusätzliche Hardware-Investitionen.

Vorteilhaft erwies sich auch die Möglichkeit der Integration mit der Finanz- und Rechnungswesen-Software Addison des Docuware-Partners. Die EBB-Gruppe entwickelte hierzu eine Schnittstelle, welche eine Übergabe von Buchungssätzen direkt aus dem Dokumenten-Workflow an die Finanz-Software ermöglicht. Das führende System in der EBB-Unternehmensgruppe ist die speziell für die Automobil- und Nutzfahrzeugbranche konzipierte ERP-Software Filaks.Plus. Dank seiner Programmierkompetenz gelang es dem IT-Projektteam auch hier ein individuell angepasstes Interface für den Datenaustausch mit dem DMS zu implementieren.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 3/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Gemeinsam mit den Kollegen aller beteiligten EBB-Unternehmensbereiche wurden anschließend Workflows entwickelt, die Bearbeitungswege für Eingangsrechnungen für unterschiedliche Konstellationen abbilden. „Für diese Projektphase haben wir Abläufe genauestens analysiert und anschließend optimiert. Daraus entstanden komplexe Workflows mit bis zu 50 Abfragen und Verzweigungen. So gibt es beispielsweise Workflows, die Eingangsrechnungen in einen Reklamationsstatus versetzen und im ERP-System automatisiert überprüfen, ob eine passende Bestellung vorliegt. Ein Erinnerungs-Workflow ruft eine Eingangsrechnung nach einem einstellbaren Zeitraum erneut auf, ohne die Kontierung aufzuhalten. Alles mit dem Ziel, die digitale Verarbeitung so praxisgerecht wie möglich zu gestalten“, so Thomas Hayder. Begleitet von individuellen Trainings für alle involvierten Abteilungen startete die digitale Eingangsrechnungsbearbeitung im März 2018 in den Produktivbetrieb.

Weniger Papier und damit ein sinkender Bedarf an Aktenablagefläche zählen heute ebenso zu den Vorteilen wie eine erhöhte Arbeitseffizienz. Aufgrund der dezentralen Firmenstruktur mit mehreren Geschäftsstellen über ganz Baden-Württemberg verteilt, erwies sich die Rechnungsbearbeitung in der Vergangenheit nicht nur als zeitaufwendig, sondern auch als fehleranfällig. Belege mussten zur Prüfung an die Niederlassungen verschickt werden, waren oft tagelang unterwegs und gingen gelegentlich sogar verloren. „Ich schätze, dass wir die Bearbeitungszeiten bei der Eingangsrechnungsbearbeitung teilweise um zwei Drittel reduzieren konnten. Jährlich fünfstellige Skontobeträge, die wir in der Vergangenheit nicht geltend machen konnten, werden jetzt eingespart“, kalkuliert Thomas Hayder. Entsprechend kurz ist nach seiner Prognose der Amortisationszeitraum der DMS-Investition. Obwohl viele weiche Optimierungsfaktoren im Zusammenhang mit der Digitalisierung nur schwer zu erfassen und konkret zu kalkulieren sind, rechnet Hayder damit, dass der Return on Investment bereits nach einjährigem Produktivbetrieb erreicht wird.

Hohe Akzeptanz bei den Anwendern

Unternehmensweit arbeiten rund 70 der 150 Mitarbeiter je nach Funktion mehr oder weniger intensiv mit dem DMS. „Die von uns angestrebte praxisorientierte Umsetzung und der hohe Automatisierungsgrad, den wir durch die Digitalisierung erzielen, trifft auf Anwenderseite auf hohe Akzeptanz“, freut sich Thomas Hayder. Nach neunmonatigem Betrieb befanden sich Anfang 2019 bereits mehr als 18.000 Dokumente (Eingangsrechnungen und zugehörige Lieferpapiere) im Dokumenten-Pool.

Als Nächstes startet die Digitalisierung des gesamten Vertriebsprozesses. Zwischen 600 und 700 Nutzfahrzeuge finden bei dem Mittelständler jährlich einen Käufer. Rund um den Verkaufsprozess fallen üblicherweise mehr als 100 Seiten Dokumente und Aufzeichnungen an, die bislang – geordnet in 30 Registern – in einem klassischen Papierordner gesammelt werden. „Unser Ziel ist es nicht, diesen Ordner nach Verkaufsabschluss zu digitalisieren, sondern stattdessen ihn im Rahmen des Verkaufsprozesses von Anfang an digital aufzubauen“, erklärt Thomas Hayder seinen ambitionierten Plan.

Bildquelle: EBB Truck-Center GmbH

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