Forderungsausfällen entgegenwirken

Internationales Liquiditätsmanagement

Vielen Mittelständlern bereiten grenzüberschreitende Forderungen Kopfzerbrechen. Denn oftmals gerät hier der Zahlungsfluss ins Stocken, weil Rechnungen erst spät oder gar nicht beglichen werden. Das Grundproblem lautet: andere Länder, andere Sitten. Wie können Mittelständler ihre Finanzen auch global im Blick behalten und Forderungsausfällen entgegenwirken?

Für Unternehmen gestaltet es sich zunehmend schwierig, das zur Darstellung der finanziellen Situation benötigte Zahlenmaterial ad hoc verfügbar zu haben. Dies wird mitunter durch viele und unterschiedliche Datenquellen sowie verschiedene operative Systeme verursacht. Abweichende gesetzliche oder regulatorische Rahmenbedingungen in den einzelnen Ländern, in denen ein Unternehmen Niederlassungen besitzt, vergrößern die Problematik zusätzlich.

„Gerade für mittelständische Unternehmen ist es aber wichtig, die Zahlen schnell und effizient zur Verfügung zu haben, um zeitnah reagieren zu können“, betont Jörn Struck, Geschäftsleitung ERP und Smart Business bei der Wilken GmbH. „Denn die Liquidität ist eine notwendige existenzielle Voraussetzung für jedes Unternehmen und daher grundsätzlich von überragender Bedeutung.“ Schließlich ist es wichtig zu wissen, welche liquiden Mittel verfügbar sind, um Verpflichtungen gegenüber den Mitarbeitern sowie Kreditoren, öffentlichen Rechtsträgern wie Finanzämtern, Krankenkassen etc. nachzukommen.

Fundiertes Wissen ist wichtig

Ein Liquiditätsplan schafft hier Transparenz über die aktuelle und zukünftige Liquiditätsentwicklung. Entscheidend sind dabei die laufende Aktualisierung der Zahlen und entsprechende Prognosen. „Weltweites Liquiditätsmanagement benötigt dabei sehr viel Erfahrung im Umgang mit den Beteiligten“, so Martin Eitzert, Leiter Kundenbetreuung bei der CSS AG, „sowie ein fundiertes Wissen über die rechtlichen Rahmenbedingungen.“ Wenn letztlich sämtliche liquiditätsrelevanten Zahlen auf einer einzigen Datenplattform vorliegen – inklusive Notizen zum Zahlverhalten, zu Lieferabsichten etc. –, dann sind aussagekräftige Auswertungen über die globalen Geldmittel sehr schnell möglich.

Um das sicherzustellen, muss ein Unternehmen die weltweiten Buchhaltungen vollständig in einer Software betreiben. Der Vorteil fortschrittlicher Lösungen liegt darin, „dass alle Vorgänge jederzeit nachvollziehbar sind“, so Tanja Hossfeld, PR-Managerin bei Infor. „Alle Aktionen sind im System gespeichert, Mitarbeiter können sich je nach ihrer Rolle im Unternehmen einen Überblick über den Status einer Transaktion oder Rechnung verschaffen.“ Das helfe Unternehmen nicht nur bei der Effizienzsteigerung, sondern auch bei Compliance-Anforderungen. Wenn allerdings keine einheitliche Plattform zur Verfügung stehe, biete sich die Verknüpfung über eine offene, standardbasierte Middleware an. „Sie ermöglicht es“, erklärt Hossfeld, „Finanzlösungen unterschiedlicher Anbieter miteinander zu verknüpfen und wiederum in einer einzigen ‚Quelle der Wahrheit’ zusammenzuführen.“

Finanzexpertise gefragt

Der Gebrauch einer geeigneten IT-Lösung zum Zwecke des Cash- und Liquiditätsmanagements ist laut Andreas Liedtke auf jeden Fall zu empfehlen. „Oftmals werden hier heute noch Excel-Tabellen genutzt, die aber hohe Fehleranfälligkeiten aufweisen“, kritisiert der Senior Manager im Bereich Finance Advisory bei KPMG. Am Markt gebe es mittlerweile eine ganze Reihe geeigneter IT-Systeme, die den Anforderungen im Mittelstand gerecht werden. „Eine Liquiditätsmanagement-Lösung stellt den Zahlungsmittelbestand und die anstehenden Zahlungsströme aktuell und vollständig dar“, ergänzt Jörn Struck. So können Liquiditätsengpässe oder -überschüsse rechtzeitig erkannt und zeitnah gezielte Maßnahmen ergriffen werden.

Der Anbieter einer Liquiditätsmanagement-Lösung sollte allerdings eine hohe Expertise im Bereich des operativen Debitoren- und Kreditorenmanagements besitzen. Die Anwendung selbst sollte mit modernen Business-Intelligence-Funktionalitäten (BI) ausgestattet sein, um alle relevanten Daten aus unterschiedlichen Quellen automatisiert extrahieren und aufbereiten oder auch weitere operative Systeme integrieren zu können.

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Ferner müssen Verantwortliche bei der Anbieterwahl darauf achten, dass die entsprechende Lösung skalierbar ist. Schließlich darf sie nicht an ihre Grenzen stoßen, wenn das Anwenderunternehmen wächst. „Ein anderer, häufig vergessener Aspekt ist eine intuitive, ansprechende Benutzeroberfläche, die leicht zu erlernen ist“, fügt Tanja Hossfeld an. „Wer daneben langwierige und kostspielige Implementierungsprozesse umgehen möchte, sollte sich nach einer cloud-fähigen Lösung umsehen.“ Es empfiehlt sich generell, einen Anbieter mit angeschlossener Consulting-Firma zu beauftragen. „Dieser verfügt sowohl über fundiertes IT- als auch Prozesswissen und ist daher in der Lage, Prozesse zu optimieren sowie diese in der IT abzubilden“, weiß Erwin Falkner, Geschäftsführer der Vynto GmbH. Das erhöhe deutlich die Einführungsgeschwindigkeit.

Nicht zuletzt ist es wichtig, dass ein modernes Liquiditätsmanagement neben den inländischen auch stets die ausländischen Kunden im Blick behält. Denn in den letzten Jahren hat das grenzüberschreitende Management von Forderungen stark an Bedeutung gewonnen – gerade auch für den Mittelstand. Gründe dafür sieht Falkner in der Globalisierung und Zunahme internationaler Warenströme. Tatsächlich gibt es einige Stolpersteine, die den Zahlungsfluss über Ländergrenzen hinweg ins Stocken bringen können. „Oft beginnt es damit, dass die deutschen Standards der Rechnungsstellung auch auf den internationalen Zahlungsverkehr übertragen werden“, so der Vynto-Geschäftsführer. „Da sind Probleme vorprogrammiert.“

Deutschland ist aufgrund seiner sehr guten wirtschaftlichen Situation kein Maßstab für die Liquiditätskontrolle der restlichen Welt. Ein Zahlungsziel, das hier kein Problem ist, stellt sich in Spanien oder China als utopisch heraus. Viele deutsche Mittelständler unterliegen bei der Bewertung von Cashflows im Ausland einem Irrtum: Sie bewerten internationales Zahlungsverhalten nach deutschen Kriterien. Ein Beispiel: In Deutschland werden Rechnungen im Schnitt nach 45 Tagen bezahlt, in Italien sind es mehr als 120 Tage. Werden derartige kulturelle Unterschiede vernachlässigt, kann es zu Liquiditätsengpässen kommen.

Sprachliche Hürden

Die Ursache ist häufig beim Rechnungssteller zu suchen. „Hat er seine Rechnung etwa nicht korrekt aufgestellt und das Zahlungsziel nicht klar definiert, entstehen Unklarheiten zur Fälligkeit“, betont Stefan Cohrs, Chef des Eos Cross-Border Center. „Zahlungsfristen sollten im Rahmen der lokal üblichen Fristen liegen.“ Da die üblichen Fristen wie beschrieben von Land zu Land teils stark variieren, kann dies auch zur Verwunderung beim Rechnungsempfänger führen und so den Zahlungsfluss ins Stocken bringen. Aber auch „sprachliche Barrieren, fremde Mentalitäten und andere Gesetzeslagen stellen die Herausforderungen in internationalen Handelsbeziehungen dar“, weiß Cohrs.

Um sprachliche Hürden und Missverständnisse zu vermeiden, sollte der Rechnungsempfänger idealerweise eine Rechnung in seiner Landessprache erhalten. Leider kann der Rechnungssteller dies häufig nicht bieten. Auch muss sichergestellt werden, dass die Dokumente auch wirklich bei der Zielperson ankommen. Deshalb ist es enorm wichtig, richtige und vollständige Adress- und Kontaktdaten vom Kunden vor Geschäftsabschluss einzufordern. Ein weiterer Punkt sind Rechnungsformate: „Große Anbieter arbeiten bereits oft mit strukturierten Daten, während kleine Kunden häufig nur PDF-Rechnungen empfangen oder gar noch auf Papier setzen“, erklärt Tanja Hossfeld. Umgekehrt haben kleine Rechnungssteller gar nicht die Ressourcen, um strukturierte Daten zu versenden. Das gilt natürlich national wie global.

Hinzu kommen regulatorische Bedingungen: Bei der Überweisung von einem Land in ein anderes können laut Andreas Liedtke beispielsweise zusätzliche Berichtsanforderungen an die Zentralbank erforderlich werden. Oder es seien Zahlungen ohne einen operativen Hintergrund – d.h. Überweisungen zwischen Gesellschaften derselben Unternehmensgruppe ohne Rechnungen – nur eingeschränkt möglich. Zumindest im SEPA-Raum sollen derartige Überweisungen in aller Regel ohne Probleme möglich sein.

Forderungen beitreiben

„Wichtig ist: Man muss die Sprache seiner Kunden sprechen“, bringt es Erwin Falkner auf den Punkt. Und damit sei viel mehr als nur die Landessprache gemeint. „Die Beherrschung der länderspezifischen Business-Etikette und die Kenntnis unterschiedlicher Rechtsnormen begünstigen einen reibungslosen grenzüberschreitenden Zahlungsfluss. Andernfalls passiert es schnell, dass man sich missversteht und nur schwer umsetzbare Verträge vereinbart.“ Und: Wer im Ausland Geschäfte tätigt, sollte nicht nur seine Prozesse, sondern auch die Mitarbeiter fit machen – beispielsweise durch Sprachkurse und Schulungen.

Doch was ist zu tun, wenn ein ausländischer Kunde tatsächlich eine Forderung partout nicht begleicht? Wie kann der Rechnungssteller seinen Anspruch trotzdem geltend machen und sein Geld eintreiben? Welches Rechtssystem greift an dieser Stelle? Zum einen ist es relevant, in welchem Land der Streitpunkt verhandelt wird. Weiterhin ist ausschlaggebend, wo die Leistung erbracht wurde. Ebenso wichtig ist es, ob der Schuldner ein Konsument oder ein Unternehmen ist. „Grundsätzlich können zwei Rechtssysteme zum Einsatz kommen“, erklärt Erwin Falkner. „Unser deutsches Rechtssystem (Civil Law) und das sehr oft anzutreffende Fallrecht (Common Law). Beide Systeme sind in der Rechtsprechung sehr unterschiedlich. Wer sich auf das jeweils andere Recht einlässt, sollte gute Gründe dafür haben oder diese Rechtsauslegung sehr gut verstehen.“

Die Beitreibung einer Forderung ist in der Regel erfolgreicher, „wenn die Ansprache des Schuldners und die Inkassomaßnahmen lokal, also im Land des Schuldners, erfolgen“, ergänzt Stefan Cohrs. „Ein zuverlässiger Inkassopartner oder Anwalt vor Ort kann eine reibungslose Kommunikation zum Schuldner in Landessprache gewähren und kennt sich mit den landestypischen Gegebenheiten und Gesetzen aus.“ Kann eine Forderung nicht vorgerichtlich geklärt werden, können rechtliche Maßnahmen initiiert werden. Hierfür ist eine enge Abstimmung zwischen dem Rechnungssteller und dem Inkassopartner bzw. Anwalt im Schuldnerland erforderlich. Denn die Grundlage eines solchen Gerichtsverfahrens stammt aus den Vertrags- und Rechnungsdokumenten des Rechnungsstellers, der Prozess findet allerdings unter Anwendung des lokalen Rechts im Land des Schuldners statt.

Standards auf EU-Ebene

Und wie schaut es in diesem Bereich grundsätzlich mit Standards aus? Laut Tanja Hossfeld gibt es zu viele. Auf Ebene der Formate sei in Europa das Edifact-Rechnungsformat sehr einflussreich, das in den siebziger Jahren entstand und heute von einer UN-Behörde gepflegt werde. Zahlreiche branchenspezifische Standards bauen auf diesem Format auf, beispielsweise das in der deutschen Automobilindustrie genutzte VDA-Format. „Aber genau hierin liegt das Problem“, meint die PR-Managerin. „Rechnungsversand über unterschiedliche Branchen hinweg gestaltet sich so sehr schwierig.“ Möglicherweise könne der neue, branchenübergreifend gestaltete Zugferd-Standard des „Forums elektronische Rechnung“ hier aber gegensteuern.

Zugleich bemüht sich die Europäische Union seit einigen Jahren um Standardisierungen und hat bereits zwei EU-Instrumente zur grenzüberschreitenden Titulierung eingeführt: Der Europäische Zahlungsbefehl wurde zur Vereinfachung und Beschleunigung grenzüberschreitender Verfahren im Zusammenhang mit unbestrittenen zivil- und handelsrechtlichen Geldforderungen und zur Verringerung der Verfahrenskosten eingeführt. „Der Europäische Zahlungsbefehl wird in allen Mitgliedsstaaten mit Ausnahme Dänemarks anerkannt und vollstreckt“, weiß Stefan Cohrs, „ohne dass es einer Vollstreckbarerklärung bedarf.“ Das europäische Verfahren für geringfügige Forderungen gelte indes für grenzüberschreitende Streitigkeiten in Zivil- und Handelssachen, in denen die Höhe der Forderungen 2.000 Euro nicht überschreitet. Das Verfahren sei seit 2009 in allen Staaten der EU mit Ausnahme Dänemarks anwendbar und stehe den Bürgern als Alternative zu den in den Mitgliedsstaaten bestehenden innerstaatlichen Verfahren zur Verfügung.

Schutz vor Liquiditätsengpässen

Um sich grundsätzlich vor Forderungsausfällen zu schützen und so Liquiditätsengpässen entgegenzuwirken, bieten sich Mittelständlern verschiedene Möglichkeiten. Hierzu gehören der Abschluss von Versicherungen, das Einholen von Bürgschaften, die Vereinbarung von Anzahlungen durch den Kunden, die Durchführung von Kunden-Scorings anhand von Wirtschaftsdaten, sprich Kreditwürdigkeitsprüfungen vor Vertragsabschluss sowie die aktive Bearbeitung von Forderungen.

Laut einer Eos-Studie gerät gut jedes achte Unternehmen in Westeuropa (13 Prozent) und nahezu jedes siebte in Osteuropa (15 Prozent) aufgrund des jährlichen Zahlungsausfalls in existenzielle Schwierigkeiten. Aus mehreren kurzfristigen Liquiditätsengpässen entsteht schnell eine existenzbedrohliche Situation. „Bietet der Verkäufer seinen Kunden nur eingeschränkte Zahlungsmodalitäten an, z.B. Vorkassen, senkt er zwar das Risiko von Forderungsausfällen, muss zugleich aber womöglich auf Neugeschäfte verzichten“, hebt Stefan Cohrs hervor. Zu empfehlen sei die Zusammenarbeit mit einem globalen Inkassospezialisten. Möglichst frühes Outsourcing von offenen Forderungen reduziere das Risiko von Zahlungsausfällen, führe Liquidität zurück und beuge Nachteile für den Kunden vor, wie etwa Preiserhöhungen.

Bildquelle: Thinkstock / iStock

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