Microsoft Office 365

IT-Grundversorgung aus der Cloud

Bereits seit mehreren Wochen unterstützt die Microsoft Cloud die Duisburger Tafel bei der Auslieferung von Lebensmitteln an mehr als 4.500 hilfsbedürftige Menschen und soziale Einrichtungen.

IT-Grundversorgung aus der Cloud

Die Duisburger Tafel erhält ihre IT-Grundversorgung seit einigen Wochen aus der Cloud.

„Duisburg ist eine Stadt mit allen Problemlagen“, sagt Günter Spikofski, Geschäftsführer der Duisburger Tafel. „Wir unterstützen mit der Tafel jede Woche rund 4.500 Menschen mit Lebensmitteln, die sie selber zubereiten und so ihre Angehörigen und Familien versorgen können.“ Die Arbeit der Organisation wird nahezu komplett von ehrenamtlichen Helfern getragen und finanziert sich ausschließlich über Spenden.

Der Bedarf an den Angeboten der 1995 als eingetragener Verein gegründeten Tafel hat in den vergangenen Jahren deutlich zugenommen. „Die Schere zwischen arm und reich geht immer weiter auseinander“, berichtet Spikofski. „Das gilt insbesondere für eine Stadt wie Duisburg, in der es viele Arbeitslose und Hartz-IV-Empfänger sowie eine zunehmende Zahl von Armutsflüchtlingen gibt.“

Um die gespendeten Lebensmittel ohne großen administrativen Aufwand an die Hilfsbedürftigen verteilen zu können, setzt die Duisburger Tafel auf Improve WA auf der Basis von Office 365. Die vom Microsoft-Partner IT-Improvement aus Duisburg erstellte Lösung soll sowohl die Erfassung der Kunden vereinfachen und standardisieren, als auch die Warenausgabe, so dass auch die ehrenamtlichen Helfer – in den meisten Fällen absolute IT-Laien – mit der Lösung umgehen können.

Sharepoint-App hilft bei der Verwaltung

Die neuen Kunden der Tafel, pro Woche zwischen 25 und 50 Menschen, werden mit ihren persönlichen Daten und einem Foto für den Kundenausweis über eine Sharepoint-App erfasst und verwaltet. Die verschlüsselten Kundendaten werden dabei vom SQL-Server abgerufen und kurz darauf aktualisiert in der Cloud gespeichert. Zwischendurch ist keine Online-Kommunikation notwendig. „Die Möglichkeit, die Fotos von Neukunden via Webcam direkt in der App aufzunehmen, ist für uns wichtig. Denn die Menschen, die zur Tafel kommen, haben kein Geld dafür, uns Passbilder für die Kundenausweise zu geben“, so Günter Spikofski.

Der Abruf der Kundendaten bei der Ausgabe der Lebensmittel an die Bedürftigen ist einfach: Die ehrenamtlichen Helfer scannen den Barcode des Ausweises und sehen auf einer Ampelgrafik, ob und in welchem Maße die Menschen die Hilfe der Tafel in Anspruch nehmen können. Die Lösung ist so konzipiert, dass das Personal an der Produktausgabe keine Eingaben machen muss: Der Barcode auf dem Ausweis des Kunden wird per Handscanner eingelesen, und die für die Warenausgabe relevanten Kundenstammdaten werden auf dem Bildschirm angezeigt. Dabei unterstützt Microsoft die Duisburger Tafel im Rahmen seiner Angebote für gemeinnützige Organisationen mit kostenlosen Lizenzen für Office 365.

Die hybride Infrastruktur aus der Cloud und auf den lokalen Rechnern der Duisburger Tafel hilft, die Wartungskosten von Kundenerfassung und Warenausgabe zu reduzieren. Für eigene Wartungsarbeiten muss die Tafel keinen Cent der knappen Spendengelder einsetzen, denn über die Cloud steht ihr das entsprechende System zur Verfügung.

Bildquelle: Thinkstock/Ingram Publishing

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