Drei Fragen an...

Keine Fragen offen lassen

Alexander Obert von SoftwareONE und Peter Meivers von der Baramundi Software AG im Gespräch über Software-Lizenzen, kurzfristige Audits und Strategien gegen unerwartete Nachzahlungen.

  • Bürokräfte an einem Laptop

    Gut vorbereitet und richtig gepflegt lassen Tools für das Lizenzmanagement keine Fragen zum ordnungsgemäßen und effektiven Gebrauch von Software offen. ((Bildquelle: Getty Images/iStock))

  • Peter Meivers, Produkt-manager bei der Baramundi Software AG

    Peter Meivers, Produktmanager bei der Baramundi Software AG ((Bildquelle: Baramundi Software AG))

  • Alexander Obert,  Service Line Manager bei SoftwareONE

    Alexander Obert, Service Line Manager bei SoftwareONE ((Bildquelle: SoftwareONE))

Software-Lizenzen bleiben – trotz des Hypes um die Cloud – ein Problemfeld für jeden IT-Leiter. Dafür sorgen allein schon die nervigen und zeitraubenden Audits der großen Hersteller, allen voran Adobe, Microsoft, Oracle und SAP. Schlagzeilen über sechs- oder gar siebenstellige Nachzahlungen machen deutlich, wie kostspielig fahrlässige Schludrigkeit hier werden kann.

Allerdings ist „Compliance“, eines der Zauberworte dieser Tage, leichter gesagt als erreicht. Das Problem sind nicht nur die ellenlangen Vorgaben im Kleingedruckten der allgemeinen Geschäftsbedingungen, sondern auch die komplizierten Ausnahmeregelungen, die unterschiedlichen Vertragslaufzeiten und die ständigen Änderungen der Lizenzbedingungen durch die Hersteller. SAP mit „Indirect Access“ oder die korrekte Umsetzung von Oracles strikt prozessorbasierten Lizenzregeln in der heutigen, weitgehend virtualisierten IT-Welt sind nur zwei traurige Beispiele dafür.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 6/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Also muss der IT-Leiter in den sauren Apfel beißen und ein Tool für das Asset- und Lizenzmanagement anschaffen, dass all die willkürlich gewählten Bezugsgrößen für die Lizenzpreise – User, Systemleistung, Transaktionen, Schnittstellen und vieles mehr – für all die verschiedenen Software-Produkte verwaltet. Anders sind folgende Fragen kaum korrekt zu beantworten, auch nicht im Mittelstand: Erlaubt oder nicht? Günstig oder teuer?

Gut vorbereitet und richtig gepflegt lassen Tools für das Lizenzmanagement keine Fragen zum ordnungsgemäßen und effektiven Gebrauch von Software offen – und verhindern Probleme wie Unter- und Überlizenzierung. Zudem steckt in dieser Arbeit viel Potential, denn immerhin rund ein Viertel der gesamten IT-Kosten gehen im Durchschnitt auf das Konto von Lizenzen und Wartung. Diese Kosten quer im Unternehmen transparent und verständlich zu machen, ist also durchaus lohnenswert. Wir haben deshalb zwei Experten um Rat gebeten.

ITM: Wo sehen Sie die größeren Herausforderungen für IT-Chefs im Mittelstand und warum: beim Lizenzmanagement für die dezentral genutzten unterschiedlichen Office- und Produktivitäts-Tools (von Herstellern wie Adobe, Apple und Microsoft) oder bei den zentralen ERP- und CRM-Systemen und ihren Modulen (von Herstellern wie SAP, Infor, Oracle, Salesforce.com und Microsoft)?
Peter Meivers: Zentral und dezentral genutzte Anwendungen unterscheiden sich bei der Lizenzkomplexität hauptsächlich in Qualität und Quantität: ERP- und CRM-Systeme sind von den Installationen her sehr überschaubar, enthalten mitunter aber sehr anspruchsvolle Lizenzregelwerke. Dezentral genutzte Installationen sind im Einzelnen leichter zu durchschauen, können aber durch die schiere Masse die Komplexität der zentral genutzten Anwendungen sehr leicht übersteigen. Insofern stellen vor allem dezentrale Installationen die größte Herausforderung dar, da hier der Überblick am leichtesten verloren gehen kann. Daher ist es entscheidend – unabhängig ob zentral oder dezentral –, eine grundsätzliche und regelmäßig aktualisierte Übersicht über das Lizenzgeschehen im eigenen Haus zu erstellen. Nur so können unangenehme Überraschungen bei plötzlichen Audits und ungeplante Nachzahlungen, aber auch unnötige Überlizenzierungen verhindert werden.

Alexander Obert: Beide Bereiche stellen ganz unterschiedliche Anforderungen an das Lizenzmanagement. Es ist also durchaus sinnvoll, sie getrennt voneinander zu betrachten. Im Bereich der Office- und Produktivitäts-Tools ist derzeit die Lizenzierung in der Cloud das aktuelle Thema. Hier stellen hybride Cloud-Umgebungen, also Mischformen bestehend aus On-Premises-Software und Cloud-Lizenzen, die Herausforderung dar. Die „alte“ On-Premises-Welt muss genauso im Blick behalten werden wie die „neue“ Welt in der Cloud. Bei Lizenzierungen in der Cloud muss beispielsweise ganz besonders auf die Abrechnung sowie Nutzung geachtet werden. Oft wird nicht im Detail geprüft, ob beispielsweise alle im Einsatz befindlichen virtuellen Maschinen noch wirklich benötigt werden.

Im Bereich der ERP- und CRM-Systeme spielt vor allem die Art und Weise der Nutzung eine entscheidende Rolle. Welche Module und/oder Optionen werden tatsächlich von wem benötigt und welche Kosten sind damit verbunden? Bevor man sich für ein ERP- oder CRM-System entscheidet, sollte man im Vorfeld unbedingt die verschiedenen Lizenzmodelle und deren Funktionsumfang prüfen.

ITM: Wie kann der IT-Chef schon bei der Software-Beschaffung, z.B. durch die Anpassung entsprechender Vertragsklauseln, dafür sorgen, dass später im laufenden Betrieb das Lizenzmanagement so einfach wie möglich wird?
Obert: Grundsätzlich sind die meisten Verträge der Software-Hersteller Standardverträge. Sie haben viele juristische Prüfungen durchlaufen und wurden bis ins kleinste Detail ausgefeilt. Damit ist eine Änderung oder Anpassung von Verträgen das letzte Mittel der Wahl.

Idealerweise wählt ein Unternehmen seine Lizenzstrategie anhand der eigenen Bedürfnisse und der seiner Mitarbeiter aus. So kann man oft schon im Vorfeld etwaige Hürden umschiffen. Hilfreich sind hierbei z.B. unsere Advisory-Services, eine strategische Bedarfsanalyse auf Basis der jeweiligen Kundensituation. Als Ergebnis erhält der Auftraggeber eine Übersicht mit Empfehlungen, welche Vertragsform am besten mit seiner Unternehmensstrategie übereinstimmt.

Meivers: Vor der Beschaffung von Software sollte ein IT-Chef versuchen, Standards im eigenen Hause zu schaffen und so die Komplexität reduzieren, die sich zwangsläufig aus dem Lizenzrecht ergibt. Dazu zählt u. a. die Vereinheitlichung der genutzten Betriebssysteme sowie der darauf laufenden Produktivitäts-Tools auf das absolute Minimum. Stellen, an denen es sich nicht vermeiden lässt, z.B. in Testumgebungen, sollten dabei gesondert betrachtet werden.

Diese Herangehensweise lohnt sich alleine schon, um den Support-Aufwand intern gering zu halten, aber auch, um die bestmöglichen Einkaufskonditionen zu erhalten, da größere Mengen umgesetzt werden können. Auch ein „Application Usage Tracking“ zahlt sich schnell aus: Es überwacht jede gewünschte Applikation auf ihre tatsächliche Nutzung. So erfahren IT-Leiter bei Bedarf auch, ob Programmlizenzen eventuell an einzelnen Stellen gar nicht verwendet werden.
 
ITM: Was ist das größte Risiko, das ein Mittelständler durch den konsequenten Einsatz von Lizenzmanagement-Tools vermeiden kann – und wie kann das gelingen?
Meivers: Kurz gesagt: Das größte Risiko für Mittelständler sind ungeplante Nachzahlungen, die durch kurzfristige Audits entstehen. Sauber geführte Lizenzübersichten sind die beste Versicherung dagegen. Denn es ist einfach essentiell, dass eine grundsätzliche Übersicht über das Lizenzgeschehen besteht. Fehlende Informationen führen sonst leicht in eine Eskalationsspirale, wenn ohne große Vorlaufzeit das Lizenzgeschehen offengelegt werden muss. 

Obert: Jedes Unternehmen ist anders, weshalb auch die verschiedenen Risiken immer unterschiedlich bewertet werden. Eine pauschale Aussage, welches das größte Risiko ist, ist daher kaum möglich. Bei einigen Unternehmen ist es der finanzielle Schaden, der bei einer ungeplanten Nachlizenzierung entstehen kann. Bei anderen sind durchaus auch Sicherheitsrisiken ein Grund. Was aber mit dem konsequenten Einsatz eines Lizenzmanagement-Tools erreicht werden kann, ist die zwingend notwendige Transparenz, um die richtigen Entscheidungen treffen zu können. Diese Transparenz steht und fällt mit der sauberen Pflege der Tools. Dies lohnt sich aber, wenn man in Betracht zieht, dass die Ergebnisse eine optimale Grundlage für wichtige Entscheidungen im gesamten Unternehmen sind – auch weit über den SAM-Bereich hinaus.

Fragen von Berthold Wesseler

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