Digital Office im Mittelstand

Keine Macht dem Papier

Die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen im Sinne des „Digital Office“ ist eng mit der Umsetzung einer ganzheitlichen Strategie des Enterprise Content Management (ECM) verbunden.

Frau in organgefarbenem Pullover wirft Papier

Im Rahmen von Digitalisierungsprojekten wollen immer mehr Mittelständler das Papier aus dem Büro verbannen.

Diese Strategie adressiert die Verwaltung und Organisation aller Dokumente eines Unternehmens. Diese Verwaltung übernehmen in immer mehr mittelständischen Unternehmen moderne ECM-Lösungen. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie „Digital Office im Mittelstand – Status Quo und Perspektiven von Enterprise Content Management“, die vom Bitkom Arbeitskreis Markt & Strategie mit Unterstützung der Trovarit AG bereits zum vierten Mal durchgeführt wurde. Die Studie bietet anhand der Aussagen von über 600 mittelständischen Unternehmen eine Bestandsaufnahme zur Umsetzung des digitalen Büros in Deutschland. Im Vordergrund stehen Fragen zum Begriffsverständnis, zur Verbreitung, zu Nutzen und zu Kosten von ECM-Software ebenso wie zu zukünftigen Entwicklungen und Trends rund um die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen.

Große ECM-Investitionsbereitschaft im Mittelstand

Mittelständler wollen das Papier aus ihren Büros verbannen und setzen dabei verstärkt auf Lösungen für das Digital Office. Fast jedes dritte mittelständische Unternehmen mit 20 – 499 Mitarbeitern (30 Prozent) gibt aktuell an, in nächster Zeit Investitionen in eine entsprechende umfassende Softwarelösung tätigen zu wollen. Der Anteil der Unternehmen, die erstmals die Einführung einer integrierten ECM-Lösung planen, liegt mit 23 Prozent sehr hoch (2017: 18 Prozent). Das lässt auf ein noch stärkeres Wachstum im Mittelstand schließen als es schon in den letzten beiden Jahren zu verzeichnen war. Offensichtlich werden in den Unternehmen erhebliche Effizienzpotenziale gesehen, die seitens der Unternehmen nun in Angriff genommen werden. Gleichzeitig motivieren steigende Anforderungen zur Datensicherheit und rechtskonformen Aufbewahrung von Dokumenten („Compliance“) verstärkt Investitionen in das Digital Office.

Nutzen von ECM-Lösungen für Unternehmen offensichtlich

Die Studienergebnisse lassen den Schluss zu, dass sich diese ECM-Investitionen im Mittelstand lohnen: Mittelständische Unternehmen, die eine Lösung zur Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen einsetzen, bescheinigen ihrer Software einhellig einen relevanten Beitrag zur Steigerung der Effizienz beim Zugriff auf Informationen (94 Prozent) sowie zur Verbesserung der Daten- und Informationssicherheit im Umgang mit Dokumenten (78 Prozent). Immerhin 70 Prozent der Anwender nehmen die mobile Nutzung ihrer ECM-Software als spürbaren Mehrwert wahr. 

Effizienzsteigerungen, besserer „Schutz vor Datenverlust“ und eine verbesserte „Compliance“ sind die Motivationsgründe für diejenigen, die aktuell mit dem Gedanken spielen, in eine ECM-Lösung zu investieren. Aber auch eine „höhere Datenintegration“ findet sich mittlerweile ganz oben auf der Agenda.

Die Umsetzung weitergehender Digitalisierungsansätze, wie die Teamarbeit an Dokumenten von unterschiedlichen Standorten aus („Collaboration“), die durchgängige Automatisierung von dokumentenbezogenen Vorgängen („Workflow Management“) oder gar die Potenziale von „Big Data/Smart Data“ bzw. Künstlicher Intelligenz zur Ermittlung von Verbesserungspotenzialen oder zur Prognose von Geschäftsverläufen besitzen aktuell noch enorme Potentiale, die es in Zukunft auch im Mittelstand verstärkt zu nutzen gilt.

Darüber hinaus bringt die Cloud-Transformation eine neue Dynamik in den Markt, die es vor allem auch mittelständischen Unternehmen ermöglicht, ihre Geschäftsprozesse digital aufzustellen. Mittlerweile betreiben deutlich über die Hälfte der Unternehmen ihre ECM-Lösungen in der Cloud, wobei das Modell der „Private Cloud“ sehr klar überwiegt. Damit einhergehend haben Cloud-Lösungen seit diesem Jahr im Mittelstand den On-Premise-Einsatz (44 Prozent) als führendes Betriebsmodell abgelöst, während bei den größeren Unternehmen OnPremise mit 66 Prozent der Installationen derzeit noch überwiegt.

Die Studie zeigt insgesamt, dass die in der Vergangenheit oft festgestellte Zurückhaltung in Sachen ECM-Software von mittelständischen Unternehmen in letzter Zeit abgelegt wurde. Auch wenn der Weg bis zur vollständigen Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen im Mittelstand noch weit ist – der Mittelstand hat in der jüngeren Vergangenheit erste Etappen gemeistert.

Bild: Getty Images/iStock

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