Flex-Fernschule verwaltet Daten mit Cobra

Konzentration auf das Wesentliche

Seit April 1998 bereitet die Flex-Fernschule junge Menschen, die aus unterschiedlichsten Gründen nicht in einer Schule lernen, auf den Haupt- und Realschulabschluss vor. Die Verwaltung des Schulbetriebes wird vollständig in Cobra abgebildet.

Das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) hat die Flex-Fernschule als Modell auf den Weg gebracht. Flex ist eine Lernhilfe für junge Menschen, die durch die Maschen des deutschen Schulsystems gefallen sind. Äußerlich ist die Arbeitsweise an Fernunterricht angelehnt und erfordert eher eine „studentische“ Einstellung zum Lernen. Weil das für die Jugendlichen so natürlich nicht leistbar ist, arbeitet die Flex-Fernschule mit individuellen Unterstützungssystemen am Wohnort zusammen. Klar ist, welche Bildungsziele in einer bestimmten Zeit erreicht werden müssen – der Weg bleibt in vielen Bereichen den Schülern überlassen.

 „Ziel unserer Arbeit ist es, zu perspektivlosen Jugendlichen, die nach beschwerlichen Versuchen einen normalen Weg in die Zukunft einzuschlagen, mit unserem heilpädagogischen Förderkonzept einen Zugang zu finden“, so Thomas Heckner, Leiter der Flex Fernschule in Breisach-Oberrimsingen. Und auf diese Kernaufgabe soll sich die Flex-Fernschule auch konzentrieren können. Die Kommunikation mit Lernhelfern am Wohnort der Schüler, mit Behörden und Trägern sowie die Verwaltung von Adressen und Materialien wird deshalb von Cobra CRM Plus unterstützt. Mit dieser Lösung sind alle Informationen, Adressen und Kontakte strukturiert und jederzeit auffindbar. Die einfache Kommunikation per E-Mail, Telefon, Fax und Brief direkt aus Cobra soll vor allem Zeit sparen.

Verwaltung von Schülern und Lehrmaterial

Der Anbieter ist bereits seit 2001 ein verlässlicher Begleiter im Schulalltag. Damals bildete Adress Plus lediglich die sinnvolle Ausgabe und Kontrolle des Lehrmaterials sowie die Prozesse von der Anfrage bis zur Aufnahme von neuen Schülern ab. Mit der Umstellung auf CRM Plus wurden die Möglichkeiten des Programms weiter ausgeschöpft.

Alle Informationen, ausgehend von der besuchten Schulart, dem jeweiligen Programm und den unterschiedlichen Schulfächern in Verbindung mit dem zuständigen Lehrer, werden zusammengeführt. Erst dann kann das entsprechende Lehrmaterial an die Schüler versendet werden. Mit der neuen Lösung konnten aber auch weitere relevante Tätigkeitsfelder der Flex- Fernschule abgebildet werden. Neben den Kontakten mit Behörden und Trägern übernimmt Cobra die komplette Schülerverwaltung. Mittlerweile werden auch die eigenen Mitarbeiter aus Verwaltung und Lehrerschaft in cobra gepflegt.

Abbildung komplexer Workflows am Beispiel des Akquiseprozesses

Als Partner der Jugendhilfe arbeitet die Flex-Fernschule in jedem Einzelfall mit einer ganzen Reihe von Partnern zusammen: Jugendämter, Einrichtungen, Eltern, Betreuer. „Dazu kommt natürlich die Kommunikation mit den Kids selber. Bis eine Vereinbarung über eine Förderung steht, bedarf es umfangreicher Klärungen und Absprachen. Das kann sich schon mal über einige Monate hinziehen“, weiß Ulrich Ganter, Qualitätsentwickler und bei Flex zuständig für die Kundenakquise, zu berichten.

Außer ihm sind Lehrkräfte und die Verwaltung an solch einem Prozess beteiligt. Mithilfe der BSC Computersysteme GmbH wurde der gesamte Workflow in der neuen Lösung so abgebildet, dass die „To Do´s“ aus den einzelnen Prozessschritten für jeden Mitarbeiter übersichtlich aufgelistet und nach Erledigung automatisch an den Nächstzuständigen weitergereicht werden. Das soll neben Zeitersparnis auch den Überblick über den aktuellen Stand der Akquise im Einzelnen, in der Gesamtheit oder innerhalb definierter Perioden garantieren.

Auch die Pressearbeit wird mit Cobra abgewickelt. In wenigen Klicks landet beispielsweise ein Pressetext über einen vorgefertigten Verteiler bei den relevanten Journalisten und Medien. Gesammelte Veröffentlichungen über die Arbeit der Schule werden dem entsprechenden Medium als Anlage beigefügt und sind damit papierlos und strukturiert abgelegt.

www.flex-fernschule.de
www.cobra.de

Bildquelle: © Gerd Altmann/pixelio.de

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