IT aus zweiter Hand

Kosten im RZ senken mit alternativen Servicekonzepten

Herstellerunabhängige IT-Dienste wie etwa die Drittwartung von Hardware-Komponenten können die Kosten in Rechenzentren senken.

Rechenzentrums-Hardware muss nicht immer State of the Art sein, auch wenn die Hersteller gerne diesen Eindruck erwecken, um ihre Kunden zu ständiger Erneuerung zu drängen. Flexible Wartungsangebote durch Drittanbieter dagegen können den Lebenszyklus von Hardware verlängern und dafür auch günstige Hardware aus Vorbesitz nutzen.

Der Hintergrund: Ist das Konzept eines Gebrauchtwagens noch jedem eingängig, besteht in Sachen Hardware aus Vorbesitz noch Erklärungsbedarf: Sogenannte Third-Party-Maintenance-Anbieter (TPM) liefern herstellerunabhängige Servicemodelle für die Rechenzentrumsausstattung. Wenn der Originalhersteller Vertrieb und Support für ein Modell längst eingestellt hat, rückt der TPM-Anbieter im Wartungsfall als Pannenhelfer herbei und tauscht defekte Komponenten aus.

Kostenfalle Herstellerbindung

Server-, Storage- und Netzwerk-Hardware wird im Regelfall alle vier bis sechs Jahre erneuert, obwohl sie nachweislich sehr viel länger ihren Dienst tun könnte, wenn keine Hochgeschwindigkeitssysteme, sensible Datenbanktransaktionen oder Echtzeitanalysen von Big-Data-Ansammlungen gefordert sind. Die Hersteller erzeugen jedoch den Druck zu Erneuerung und Austausch, nicht zuletzt durch das Drehen an der Kostenschraube bei der Wartung. Dem scheinen gerade Mittelständler mit eingeschränkten IT-Ressourcen ausgeliefert. Sie sehen sich in der Regel gezwungen, über 80 Prozent ihres IT-Budgets für die Aufrechterhaltung des Betriebs auszugeben, anstatt angesichts der sich rapide verändernden Märkte Investitionen in Innovation zu tätigen.

Im Modell der „Drittwartung“ liegt ein möglicher Schlüssel, um Unternehmen aus diesem Dilemma zu befreien. Hier können große Einsparungen hinsichtlich des Hardware-Erwerbs (Capex) und der laufenden Kosten (Opex) für Instandhaltung und Wartung erzielt werden. Unternehmen können dadurch frei entscheiden, wann ein Gerät an seinem Lebensende angelangt ist. Dies hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab, beispielsweise von konkreten Anforderungen an Anwendungen, dem Auslastungsgrad, der Frage nach Datensicherheit und letztlich vom Anwender selbst, sofern er Zustand und Nutzen der Hardware selbst einschätzen kann.

„Second Hand“ mit erster Klasse

Voraussetzung für eine Kostenreduktion ist die Bereitschaft, in bestimmten Rechenzentrumsbereichen Second-Hand-Hardware neben neuer einzusetzen. Gebraucht ist sie dabei in den seltensten Fällen. Global aufgestellte TPM-Anbieter kaufen diese Hardware aus Vorbesitz aus Test- und Demoprojekten, Lagerbeständen, Fehllieferungen oder Rücksendungen. Wer bei Online-Auktionshäusern einkauft, kennt die Kategorien.

Unabhängig davon, ob es sich um Neuware oder um Equipment aus Vorbesitz handelt, testet beispielsweise der TPM-Anbieter Curvature jedes Gerät in seinen Labor-, Test- und Logistikzentren, bevor es an Kunden ausgeliefert wird. Dabei werden Verpackungs- und kosmetische Mängel behoben und auch kleine Reparaturen durchgeführt. Erst dann erfolgt die Typisierung und Zertifizierung durch den Drittanbieter, dessen aufbereitete („refurbished“) Hardware mit 0,5 Prozent eine niedrigere verifizierte Ausfallquote (nach Design Organisation Approval/DOA-Standard) im Vergleich zu der von Originalausrüstern aufweist.

TPM-Kunden müssen dank des Qualitätsmanagements von Drittanbietern keine Abstriche machen. Dies gilt auch für Service Level Agreements (SLA). So unterhält Curvature rund 100 regionale Distributionszentren und kann so die meisten Komponenten je nach Wartungsvereinbarung innerhalb von vier Stunden oder am nächsten Tag liefern. Größere Komplettgeräte wie Server oder Storage-Einheiten, deren Lieferung sich über Wochen hinzieht, können innerhalb weniger Werktage zur Installation bereitgestellt werden.

Flexibles Wartungskonzept

Generell sind Third-Party-Maintenance-Modelle flexibel und bedeuten kein „Alles oder Nichts“. Dem Anbieter kann die komplette Wartung übertragen werden, wenn nur ein Ansprechpartner gewünscht ist. Bisweilen bietet sich aber auch eine hybride Strategie an, bei der man den Original-Support für neue oder sensible Highend-Geräte weiterlaufen lässt und zusätzlich dem Drittanbieter erlaubt, die Wartung der Second-Level-Geräte und älteren Produkte zu übernehmen.

Im Beispiel eines Automobilzulieferers mit etwa 800 Mitarbeitern in Deutschland und fünf angebundenen Auslandsniederlassungen leistet ein Third-Party-Maintenance-Anbieter zunächst eine intensive, kostenlose Bestandsaufnahme mit seinen Spezialisten vor Ort. Dabei wurde befunden, dass 80 Prozent der ca. 400 Rechenzentrumskomponenten geeignet sind, in das Wartungsprogramm des Drittanbieters überführt zu werden. Bei sechs Prozent muss das Unternehmen weiter abwägen, ob es etwa durch eine Software-Investition oder Veränderung der SLAs Anpassungen vornimmt oder Hardware erwirbt. Dies kann wahlweise Original-Hardware aus Vorbesitz sein, neue Hardware des Originalherstellers oder baugleiche, kompatible Hardware unter der Marke des TPM-Anbieters. Der Dienstleister berät hierbei zum Software-Stand der Geräte und Ankündigungen der Hersteller über weiteren Support. Die übrigen Geräte (rund 14 Prozent), so die Empfehlung, sollen in den Händen des Originalherstellers verbleiben.
Dieser hatte – wie üblich – vorgeschlagen, abgekündigte Netzwerk-Hardware komplett auszutauschen. Der Listenpreis dafür liegt bei rund 960.000 Euro. Abzüglich eines Discounts von 45 Prozent und zuzüglichen Kosten für Installation und Wartung ergeben sich kalkulierte Kosten von rund 700.000 Euro in drei Jahren. Der Mittelständler entscheidet sich jedoch für die TPM-Alternative mit jährlichen Wartungskosten unter 15.000 Euro. Er senkt damit die aktuellen Wartungskosten auf etwa ein Viertel im Vergleich zur Neuware. Die sechsstellige Summe kann er bis 2018 zurückstellen bzw. anderweitig investieren. Mittelfristig verlängert er Austauschzyklen bei 80 Prozent seiner Netzwerk-Hardware.

Das Beispiel zeigt: Hybride Wartungsverträge über Drittanbieter (TPM) können – auch in Kombination mit Hardware aus Vorbesitz – eine Alternative für mittelständische Unternehmen sein, die einen Investitionsaufschub benötigen, die Betriebskosten senken wollen und auf die Effizienz ihrer IT-Infrastruktur achten. Voraussetzung ist in der Regel die exakte Analyse der bisherigen Zustände durch TPM-Dienstleister verbunden mit einer genauen Definition von benötigten Service-Levels.

Bildquelle: Thinkstock / Digitalvision

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