Kreativbedarf digitalisiert Verkauf

Kreative Retailsoftware

Einkaufserlebnis, Service und umfangreiches Sortiment: Mit diesen Voraussetzungen haben Einzelhändler in Zeiten des Internets die besten Chancen, ihre Waren auch stationär zu verkaufen. Damit für die Kundenbetreuung im Verkaufsalltag genügend Raum bleibt, sind ein zeitgemäßes Warenwirtschaftssystem sowie schlanke Prozesse im Backoffice erforderlich. Das hat der Händler für Hobbyartikel und Künstlermaterial Rudolf Matzke erkannt und die Verkaufsabläufe in seinen Idee-Creativmarkt-Franchiseläden in Freiburg und Münster digitalisiert.

Kreative Retailsoftware

Rudolf Matzke, ein Händler für Kreativbedarf ersetzte nun in Zusamenarbeit mit der Sievers-Group sein bisheriges Warenwirtschaftssystem.

In Zusammenarbeit mit der Sievers-Group ersetzte der Händler sein vom Franchisegeber zur Verfügung gestelltes Warenwirtschaftssystem durch eine omnichannelfähige Retailsoftware:

Rund 20.000 Artikel für den Hobby- und Künstlerbedarf vertreibt Rudolf Matzke auf 400 bis 700 m² in den beiden Geschäften in Freiburg und Münster. Das Warenhandling an den beiden Standorten wurde bisher über ein ERP-System abgewickelt, das der Franchisegeber bereitstellte. Dieses kann aufgrund der Beendigung der Franchiseverträge Ende 2018 jedoch nicht länger genutzt werden. Die Herausforderung, ein neues ERP-System zu finden, bot gleichzeitig die Chance, die eigenen Prozesse mithilfe einer neuen Lösung noch besser abzudecken. „Wir haben nach einer Software gesucht, die unsere warenwirtschaftlichen Betriebsabläufe von den Kassensystemen bis hin zur Lagerlogistik gleichzeitig abbildet. Uns war wichtig, dass unsere Filialleiter auf einen Blick erkennen, welche Waren nachbestellt werden sollten, und das auch gleich mit wenig Aufwand erledigen können“, erklärt Rudolf Matzke, Geschäftsführer der Idee Creativmärkte in Freiburg und Münster. Vor diesem Hintergrund entschied er sich für die Ablösung des alten Warenwirtschaftssystems (WWS) durch LS NAV, einer ERP-Software für den Handel auf der Basis von Microsoft Dynamics NAV.

In der Sievers-Group fand der Einzelhändler den passenden Partner für die Projektumsetzung. Die Integration des neuen Systems erfolgte als Teil der Full-Managed-Services der Gruppe: Die langfristige Betreuung der gesamten IT-Umgebung liegt in den Händen des Osnabrücker Unternehmens.

Bereits in der Standardausführung decke das WWS laut Anbieter die Anforderungen des Hobbyhändlers größtenteils ab. Ohne den oftmals aufwendigen individuellen Zuschnitt der Software habe das Projekt damit nicht nur kurzfristig, sondern auch kosteneffizient realisiert werden können. Durch den Einsatz der Standardsoftware sei außerdem die Updatefähigkeit der Programmkomponenten langfristig sichergestellt.

Dennoch, so der Anbieter, habe man einige kleinere Modifikationen durchgeführt, da LS NAV im Standard beispielsweise nur eine Etikettengröße kenne. Besonders für kleine Bastelutensilien mussten daher auch kleinere Etikettengrößen hinzugefügt werden. Eine weitere Anpassung betrifft den Bestellprozess: Der Filialleiter kann im System die Abverkaufsdaten von mehr als zwölf Monaten einsehen. In der Standardausführung seien hingegen nur die Daten aus dem vergangenen Jahr hinterlegt. Die Modifikation ermögliche es, künftig den Absatz aus dem jeweiligen Vorjahresmonat in die Prognose einzubeziehen. Die Gefahr von Lagerengpässen und Out-of-Stock-Situationen lasse sich auf diese Weise verringern.

Die Software könne bei Bedarf alle Unternehmensabläufe steuern – vom Einkauf über die Kassenprozesse, die Lagerhaltung und die Inventur bis hin zum Einsatz von mobilem Datenfunk. Ebenso könnten alle buchhalterischen Vorgänge abgebildet werden. In den beiden Geschäften werden die grundlegenden Module bereits genutzt. Künftig sollen auch die Bestellungen zunehmend automatisiert ablaufen: Mittels vorab eingestellter Dispositionsparameter können nun automatisch Bestellvorschläge erzeugt werden – sowohl für Standard- als auch für Saisonware. Ein Vorteil der Softwareintegration sei die schnelle Aktualisierung der Daten: Weil die Franchiseläden heute permanent mit dem Server verbunden sind, werden Warenzu- und -abgänge sofort im System verbucht. Auch die Durchführung von Inventuren mit MDE-Geräten erfolge hierbei in Echtzeit. Alle erfassten Daten können sofort eingesehen werden. Darüber hinaus bietet das neue Warenwirtschaftssystem standardmäßig bereits etliche Auswertungen an, mit denen Informationen wie beispielsweise die aktuelle Umsatzentwicklung auf Filial- oder Warengruppenebene zur Verfügung gestellt werden können. Für zusätzliche Statistiken können die zahlreichen Im- und Exportmöglichkeiten der Software verwendet werden.

Für jeden Artikel der richtige Preis

Auch bei der Preisfindung soll LS NAV den Einzelhändler unterstützen. Unter Berücksichtigung der Einstandspreise berechne das System echte Deckungsbeiträge. Das bedeutet: Die Lösung arbeitet nicht mit Durchschnittswerten, sondern kalkuliert für jeden Artikel und Verkauf die individuelle Gewinnmarge. So erfährt der Hobbyhändler beispielsweise, ob sich Sonderposten lohnen und muss keine unnötigen Reserven einplanen. Die Angabe der genauen Beträge ermöglicht es außerdem, Informationen über den aktuellen Wert der Lagerbestände zu erhalten.

Hardware zur Bedienung ist ebenfalls Teil des Leistungsumfangs des Anbieters. Jeweils drei neue Kassen kommen in den beiden Filialen zum Einsatz. Die Touchscreen-Oberfläche ist individuell gestaltbar und sei mit visualisierten Elementen sowie ergonomischer Unterstützung einfach zu bedienen. „Uns war wichtig, dass jeder unserer rund 40 Mitarbeiter problemlos mit dem System zurechtkommt, denn nicht nur unsere Vollzeitkräfte, sondern auch die Aushilfen arbeiten an der Kasse“, erklärt Matzke. Der Aufwand zur Schulung der Mitarbeiter sei gering und konnte intern durchgeführt werden.

Abrechnung auf Knopfdruck

Einige Kunden – sogenannte berufliche Verwender, wie Schulen, Kindergärten oder soziale Einrichtungen – können auch auf Rechnung einkaufen. Die erforderlichen Kreditrechnungen erzeugt der Einzelhändler mittlerweile automatisiert mithilfe der Software. Bei Bedarf können sie auch direkt ausgedruckt werden – eine Arbeitserleichterung in der Hagener Verwaltung, wie Matzke bestätigt. Eine Vereinfachung im Tagesgeschäft biete der neue Kassenabrechnungsprozess mit der Software. Zum einen passe der Anbieter das System so an, dass Gutscheine beim Tagesabschluss an der Kasse separat ausgewiesen werden. Diese Unterscheidung sei wichtig, weil Gutscheine erst dann Umsatz generieren, wenn sie eingelöst werden. Zum anderen werden auch die Monatsauswertungen automatisiert über das System erstellt. So müssen nur noch mögliche Abweichungen beim Soll-Ist-Vergleich händisch dokumentiert werden. Dadurch spare das Unternehmen bereits heute mehrere Arbeitsstunden pro Monat ein. Auch für die weitere Geschäftsentwicklung des Händlers für Hobby- und Künstlerbedarf sei die Digitalisierung der Verkaufsabläufe eine lohnende Investition: An die omnichannelfähige Lösung lasse sich im Bedarfsfall ein Webshop anbinden. Eine Steuerung aller Vertriebskanäle auf einer zentralen Plattform sei damit langfristig gewährleistet.

Bild: gettyimages/iStock

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