Aufwand und Chancen einer DMS-Einführung

Lichtblick im Dokumentenmanagement

Für Mittelständler in Deutschland ist die Ausgangslage günstig, wenn sie in Content- oder Dokumentenmanagement investieren möchten. Hierzulande gibt es eine Fülle an Anbietern und deren Software, die für mittelständische Unternehmen die passenden Lösungen haben. Der Aufwand für die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems sollte aber nicht unterschätzt werden.

Es gibt Themen, da ist der Unterschied zwischen großen und mittelständischen Unternehmen kaum vorhanden. Dazu zählt die Herausforderung durch die stetig anwachsende Datenflut. Firmen jeglicher Größe haben damit zu kämpfen, dass sie täglich eine Vielzahl von elektronischen Informationen zu verarbeiten haben, die sie selbst erzeugen oder von außen erhalten. Diese Informationen liegen häufig in unstrukturierter Form vor – z. B. in E-Mails, Word-Dokumenten, Präsentationen oder Webseiten.

In großen wie mittleren Unternehmen hat dies oft zu einer chaotischen Ablage geführt. Die Dokumente werden auf den Festplatten der Arbeitsplatzrechner, auf Fileservern, in Mail-Lösungen, den Repositories von Fachanwendungen oder anderen Systemen gespeichert. Eine vollständige Aktensicht, die alle Dokumente eines bestimmten Vorgangs umfasst, ist kaum noch gegeben. Das erschwert die Auskunftsfähigkeit der Firmen. Hinzu kommt ein wachsender Druck durch rechtliche Anforderungen. Für viele der elektronischen Dokumente in der Geschäftswelt gibt es Aufbewahrungsfristen – z. B. für Steuerunterlagen.

Um in der Informationsflut bestehen zu können, brauchen Unternehmen Systeme für das Dokumentenmanagement (DMS) beziehungsweise das noch etwas umfassendere Enterprise Content Management (ECM). Solche Lösungen bieten ein breites Spektrum an Technologien (siehe Kasten), die Firmen beim Umgang mit digitalen Informationen unterstützen. Dazu zählen etwa elektronische Archive, Workflowsysteme oder Lösungen zur Digitalisierung der Eingangspost.

Die verschiedenen Technologien helfen nicht nur dabei, dem Dokumentenchaos Herr zu werden. Sie sorgen auch für effizientere Prozesse, weil dokumentenbasierte Abläufe digitalisiert werden können. Ein klassisches Beispiel dafür ist die komplett automatisierte Bearbeitung des Rechnungseingangs. Im Mittelstand wurden solche Möglichkeiten lange vernachlässigt. Auf den Prioritätenlisten standen andere IT-Themen. „Kleine und mittlere Unternehmen und Organisationen haben ein deutlich höheres Defizit an DMS/ECM-Lösungen“, sagt Bernhard Zöller, Geschäftsführer des gleichnamigen Beratungsunternehmens. Während der Markt bei Großprojekten mittlerweile seine Sättigungsgrenze erreicht habe, gebe es nun einen Boom im Mittelstand. Von dem Nachholbedarf der mittelständischen Unternehmen profitieren laut Zöller jetzt Anbieter, die dieses Segment gut bedienen können.

Die Nachfrage mittelständischer Firmen nach DMS und ECM wird von den sinkenden Preisen angetrieben. „Für viele Anwender sind die Lösungen erst in den vergangenen Jahren bezahlbar geworden“, heißt es in einer Marktübersicht, die von Zöller & Partner erstellt und vom Branchenverband Bitkom herausgegeben wurde.

Verlockende Angebote

Gerade in Deutschland profitieren die Mittelständler von einem Markt, in dem eine Vielzahl kleiner und mittelgroßer DMS- und ECM-Anbieter aktiv ist. Während die Softwareprodukte der großen Anbieter häufig überdimensioniert sind, treffen die kleineren Hersteller den Bedarf der Mittelständler besser. So stehen den kleinen und mittleren Firmen u. a. vorkonfektionierte Lösungen für bestimmte Anwendungen wie etwa Rechnungsbearbeitung zur Verfügung. Diese lassen sich schneller und ohne großen Aufwand umsetzen.

Die Funktionsvielfalt im ECM-Bereich mag besonders auf kleinere Firmen verwirrend wirken. Doch mittlerweile sind viele Komplettsysteme auf dem Markt, die die wichtigsten Technologien als Standard bieten. Solche Lösungen umfassen etwa Aktenfunktionen, E-Mail-Archivierung und Workflowkomponenten. „Vom Umfang der Standardfunktionen der kleineren Hersteller dürften sich manche der Global Player eine Scheibe abschneiden“, meint Zöller. Manchmal übertrifft der Funktionsumfang der auf den Mittelstand zugeschnittenen Lösungen sogar den der größeren Lösungen, weil mittelständische Anbieter auf spezifische regionale Anforderungen schneller reagieren. Dazu zählen laut Zöller z. B. Integrationskomponenten in Fachapplikationen, die nur im deutschsprachigen Markt vorkommen.

Die für Mittelständler verlockenden Angebote kommen aber nicht nur von ihresgleichen. Mit Sharepoint ist Softwareriese Microsoft schon seit einiger Zeit sehr erfolgreich – auch wenn die Dokumentenplattform nicht alle ECM-Funktionen abdeckt. Das System aus Redmond ist besonders für den Mittelstand interessant. Viele mittelgroße Unternehmen benötigten gar kein spezialisiertes DMS, meint Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer des Beratungshauses Project Consult. „Die Funktionalität von Sharepoint ergänzt um Scannen und Archivieren ist vielfach schon ausreichend.“

Wie bei anderen IT-Projekten im Mittelstand gilt auch für ECM und DMS: Die Systeme sollten sich möglichst einfach implementieren, verwalten und nutzen lassen. Dies war z. B. einer der Gründe, weshalb die Westdeutsche Immobilienbank ein neues elektronisches Archiv einführte, obwohl bereits ein solches installiert war. Doch sobald administrative Eingriffe in das System notwendig wurden, musste das Unternehmen einen externen Dienstleister hinzuziehen, was Kosten verursachte. Um dies zu ändern, wechselte die Westdeutsche Immobilienbank auf ein Archivsystem des Anbieters Windream. Die neue Lösung sollte sich nahtlos in das Windows-Betriebssystem integrieren sowie einfach zu installieren und zu verwalten sein – und das bei möglichst geringen Projektkosten. Das Fazit des Anwenders: Die Einführungskosten und die laufen Kosten im produktiven Bereich seien stets überschaubar gewesen. Die Datenmigration hat eigenen Angaben zufolge keine technischen Probleme bereitet.

Schnelle Nachvollziehbarkeit

ECM-Experte Kampffmeyer glaubt, dass Mittelständler beim Thema Content- und Dokumentenmanagement sogar einen Vorteil gegenüber Großunternehmen hätten. Aufgrund der geringeren Größe sei es eher möglich, eine unternehmensweite Lösung relativ kurzfristig einzuführen. „Dokumenten-Management-Projekte sind vor allem Organisationsprojekte“, so Kampffmeyer. Und entsprechende Veränderungen ließen sich in einer kleineren, übersichtlicheren Organisation einfacher, schneller und mit geringerer Komplexität umsetzen als in einem Großunternehmen. Doch mittelständische Anwender sollten den Aufwand für die Einführung eines ECM- oder DMS-Systems nicht auf die leichte Schulter nehmen. Die notwendigen Dienstleistungen für Customizing und Integration würden oft falsch eingeschätzt bzw. nicht ausreichend ermittelt, heißt es in der Marktübersicht von Zöller & Partner. Nicht jeder Anbieter versteht unter bestimmten Funktionsbezeichnungen das gleiche. Und so muss eine Lösung häufig mit mehr Aufwand an den konkreten Bedarf des Anwenderunternehmens angepasst werden.

Doch wer ein Content- oder Dokumenten-Management-System schließlich erfolgreich eingeführt hat, kann sich über den entsprechenden Nutzen freuen. Dies ist z. B. bei REA Card der Fall, einem Anbieter von Terminals für Kartenzahlungen. Das Unternehmen installierte ein ECM-System des Anbieters Elo, um das Vertragsmanagement zu verbessern und die Bearbeitung von Eingangsrechnungen zu automatisieren. Dank der zentralen Ablage seien „alle erforderlichen Unterlagen jederzeit für mehrere Mitarbeiter und Abteilungen griffbereit“, berichtet Philip Becker, Geschäftsführer von REA Card. Unter anderem erleichtere die schnelle Nachvollziehbarkeit komplexer Sachverhalte die tägliche Arbeit.



Die wichtigsten DMS-Funktionen

 Der Markt in Deutschland für Enterprise-Content- sowie Dokumentenmanagement ist groß. Eine von Bitkom und dem Beratungshaus Zöller & Partner herausgegebene Marktübersicht führt 62 Anbieter auf. Dazu gehören große Hersteller wie IBM, Microsoft, EMC oder Opentext. Aber gerade in Deutschland gibt es ein breites Feld an mittelständischen Anbietern, deren Produktportfolio besonders für kleine und mittlere Unternehmen interessant ist. Hinzu kommen kleinere Nischenanbieter, die für bestimmte Einsatzfelder die passenden Lösungen bereitstellen.

So vielfältig wie der Markt ist auch der Funktionsumfang, den Content- und Dokumenten-Management-Systeme bieten. Zwischen den Softwareherstellern gibt es in Bezug auf die angebotenen Features zum Teil große Unterschiede. 

Grundsätzlich umfasst das ECM-Spektrum vor allem folgende Funktionen:

  • Erfassung von Papier und elektronischen Unterlagen
  • Dokumentenklassifikation und Datenextraktion inklusive Rechnungseingangsbearbeitung
  • Integration mit Output-Management-Systemen
  • Archivierung und Löschfristenverwaltung
  • DMS-Funktionen inklusive Formatkonvertierung (Rendition), Check-out/Check-in und Versionierungsfunktionen
  • Rich-Client- und Web-Client-Funktionalität
  • Offline-Client-Funktionen
  • Integration mit MS Office und anderen PC-Anwendungen
  • Integration mit SAP und anderen Fachverfahren
  • Aktenverwaltung
  • server- und client-basierte E-Mail-Archivierung für MS Exchange/Outlook, IBM Domino/Notes und andere
  • Workflow
  • Collaboration
  • elektronische Signaturen
  • Sharepoint-Integration

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