Wie Mittelständler Lizenzkosten reduzieren können

Lizenz zum Geldsparen

Software ist ein flüchtiges Produkt. Genau wie Musik oder Romane kann man sie zwar ohne Probleme erwerben und nutzen, doch nicht so ohne weiteres weiterverkaufen. Hier spielt das Urheberrecht eine entscheidende Rolle – und diese Sonderrolle machen sich die Hersteller im Kleingedruckten der Geschäftsbedingungen zunutze.

Gerade in mittelständischen Unternehmen ist es beim besten Willen alles andere als einfach, die vielen unterschiedlichen Lizenzrestriktionen der vielen Hersteller zu beachten, deren Software auf den mobilen und stationären Computern zum Einsatz kommt – oder auch nicht (mehr).

Von der Software auf den IT-Systemen hängt nicht nur der reibungslose Geschäftsbetrieb eines Unternehmens ab – darin steckt auch dementsprechend viel Geld; laut Softwareinitiative Deutschland waren es 2010 unglaubliche zwei Billionen Euro. Denn Software ist zwar nützlich, aber auch kostspielig. Nicht nur bei der Anschaffung, was viele (mittelständische) IT-Leiter über Cloud Computing, Open Source oder gebrauchte Software als günstigere und flexiblere Alternativen zur klassischen Lizenz nachdenken lässt. Kostspielig können auch Betrieb, Administration und Pflege des Software-Inventars werden.

Der Grund ist einfach – „Horrormeldungen“ wie diese häufen sich: Hewlett Packard verlangt mehr als eine halbe Million Euro von der Stadt Köln, da diese 56 Programme des Konzerns ohne gültige Lizenz genutzt hatte. Die Ursache der grundsätzlich berechtigten, wenn auch vielleicht überhöhten Forderung: Der Serverbetrieb im Rechenzentrum war umgestellt worden, ohne den Lizenzvertrag aus dem Jahr 2001 genau zu studieren. Der legt die maximale Leistung der für die Software genutzte Server zugrunde und nicht die tatsächlich vom Kunden genutzte Leistung, die in diesem Fall deutlich niedriger war. Ob man sich vor Gericht sieht, ist bisher noch offen, denn die Stadt strebt eine gütliche Einigung an. Und ob der Hersteller mit dieser beinharten Gangart gut beraten ist, bleibt fraglich. Denn die Stadt überlegt jetzt im Gegenzug, die Hewlett-Packard-Programme schon 2015 durch Konkurrenzprodukte von Microsoft und Open-Source-Software zu ersetzen.

Horror ist aber nicht nur die Unterlizenzierung wie in Köln, sondern auch die Überlizenzierung. Laut der erwähnten Studie der Softwareinitiative Deutschland aus dem Jahr 2010 verschwendeten deutsche Unternehmen damals ca. 30 bis 40 Mrd. Euro einzig und allein durch nicht zutreffende Softwarelizenzierung – zum Beispiel, weil sie Lizenzen für Programme bezahlten, die gar nicht mehr genutzt wurden („Schrankware“), von weniger Nutzern als gedacht oder aber auf kleineren Rechnern als früher.

Neuere Zahlen liegen nicht vor, doch mit der wachsenden Durchdringung der Unternehmen mit Anwendungsprogrammen, der neuen Generation von Smartphones und Tablets sowie dem steigenden Tempo, das Softwarehersteller bei kostenpflichtigen Upgrades und Releases an den Tag legen, ist die Tendenz wohl eher steigend. Experten wie die Karlsruher Lutz & Grub AG glauben daher, dass deutsche Unternehmen allein durch eine Optimierung ihrer Lizenzmodelle Milliardensummen einsparen können. Der Grund ist einfach: Die rasante Verbreitung von Virtualisierungstechnologien, Cloud Computing und „Bring your own Device“ (BYOD) führt dazu, dass die Verwaltung der Softwarelizenzen immer komplizierter wird. „Mehr als 25 Prozent des Softwarebudgets eines Unternehmens werden für ungenutzte Software, falsche Lizenzzuweisung und Audit-Nachzahlungen ausgegeben“, schätzt Lizenzexperte Alan Swahn von Flexera Software. „Wer spürbare Einsparungen erzielen möchte, darf daher nicht auf eine bloße Software-Inventarisierung setzen. Vielmehr müssen die Beziehungen zwischen Softwarebeschaffung, Bestandsaufnahme, Nutzung und Berechtigungen für jede Anwendung mit dem Ziel hergestellt werden, die Lizenzbestimmungen einzuhalten und die laufenden Kosten zu senken.“

Den Lizenzstatus in einer physischen und virtualisierten Umgebung mit unterschiedlichen und wechselnden Lizenzmodellen zu ermitteln, ist eine hochkomplexe Aufgabe. „Die Virtualisierung von Servern, Desktops und Anwendungen verspricht zwar erhebliche Effizienzsteigerungen, aber die Lizenzbestimmungen der Softwarehersteller sind häufig schwer zu durchschauen und ändern sich laufend“, legt auch IDC-Expertin Amy Konary den Finger in diese Wunde. „Wenn keine ausreichenden Maßnahmen für die Verwaltung und Optimierung virtueller Lizenzen ergriffen werden, laufen Anwender Gefahr, bei einem Audit der Hersteller erhebliche Nachzahlungen leisten zu müssen.“ Ihr ist ein Fall bekannt, bei dem ein Großkonzern zwar 4 Mio. Dollar durch Virtualisierung der Hardware gespart hat, jedoch 52 Mio. Dollar wegen Verstößen gegen Softwarelizenzbestimmungen nachzahlen musste.

Komplexe Zusammenhänge

In diese Dimensionen werden Mittelständler natürlich nicht vorstoßen. Dennoch gilt es, die teilweise sehr komplexen Zusammenhänge von unterschiedlichen Lizenzmetriken, Lizenztypen und Lizenzierungsvarianten zu harmonisieren. Anbieter unterscheiden häufig zwischen CPU-, also Central-Processing-Unit-, computer- oder personenbezogenen Metriken. Erschwerend kommt hinzu: All diese Lizenzen können vielfach als OEM-, Einzel-, Unternehmens-, Test- oder Volumenlizenzen erworben worden sein – mit unterschiedlichsten Auswirkungen auf Fristen und Rechte. Weil man in der Praxis einen bunten Mix verschiedener Metriken und Typen antrifft, wird oft nicht zu wenig bezahlt, sondern viel mehr als nötig. Selbst Open Source ist nicht immer und für alle Zwecke uneingeschränkt frei verwendbar. Zwar fallen tatsächlich keine Lizenzgebühren an; es werden aber implizit andere Forderungen gültig, die ein Lizenzmanagement sinnvoll machen.

Und: Kauf und Verkauf von gebrauchter Software beschäftigt immer noch die Gerichte; erst Mitte Juli hatte der Bundesgerichtshof (BGH) dem Handel mit „gebrauchter“ Software grundsätzlich zugestimmt (siehe Artikel „BGH erlaubt „gebrauchte“ Software") und damit höchstrichterlich die Weichen in die Richtung gestellt, die vom Europäischen Gerichtshof vorgegeben war. Es sind aber noch wichtige Details zu klären, etwa ob das Recht des Verkäufers auf Updates, Patches und Wartung auch dem Käufer zusteht.

Die Software-Industrie in ihrem Gewinnstreben hat bisher die Lizenzbedingungen zu diktieren versucht. Hochprofitable Konzerne wie Microsoft, Oracle, Adobe oder SAP geben mit ihren komplizierten Vertragswerken die Richtung vor. Und die Hoffnung, dass Cloud Computing hier Abhilfe schaffen könnte, scheint allzu trügerisch. Die Softwarekonzerne erwarten davon mehr Umsatz und mehr Profit durch monatlich sprudelnde Mieteinnahmen, was im Umkehrschluss höhere Kosten für die Mittelständler vermuten lässt. Zudem erhalten die Hersteller ein völlig neues Faustpfand als Druckmittel, hat der Kunde doch – anders als beim Kauf – nach Ablauf der Mietfrist keine Software mehr, mit der er die vielleicht über Jahre damit erarbeiteten Daten nutzen könnte.

Redliches Bemühen zum Scheitern verurteilt

„Deutsche Unternehmen bemühen sich redlich, die Vorgaben der Hersteller umzusetzen“, weiß Gebrauchtsoftwarehändler Axel Susen aus täglicher Erfahrung. Doch ist dies eine Sisyphusaufgabe, denn „die Lizenzbedingungen der Hersteller sind so unterschiedlich wie die Anwendungen selbst“. Das Interesse an einer korrekten Lizenzierung ist in fast jedem Unternehmen vorhanden – ein einheitliches Bild in puncto Lizenzmanagement gibt es jedoch nicht. Zu unterschiedlich sind die Lizenzen der eingesetzten Softwareprodukte, die organisatorische und technische Ausgangslage und die Ziele der Unternehmen. „Im Mittelstand ist die Nachfrage nach gebrauchten Softwarelizenzen besonders hoch und konstant steigend“, konstatiert Boris Vöge, Vorstand der Preo Software AG. „Einerseits wird hier nach pragmatischen Lösungen gesucht – oftmals nicht der Erwerb der neuesten Releases, sondern der Ausbau bestehender Softwareversionen. Andererseits agieren Mittelständler traditionell kosteneffizient und kaufen gern günstig gebrauchte Lizenzen ein.“

Vielen Mittelständlern ist durchaus bewusst, dass in der Software auch ein Risikopotential schlummert und sie etwas tun müssten, aber nur wenige handeln wirklich konsequent. „Häufig erfolgt die Reaktion erst, wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, sprich: die letzte Mahnung von Microsoft ins Haus flattert“, beobachtet Sebastian Weber, Produktmanager beim Lizenz-Management-Spezialisten Aagon Consulting. „Meistens wird dann das Thema Lizenzmanagement unüberlegt und nicht konsequent erledigt.“

„Es wird mehr und mehr darüber gesprochen und die Notwendigkeit eingesehen, aber derzeit sind die Mittelständler noch zurückhaltend in der Umsetzung“, pflichtet ihm Michael Kleist bei, Managing Director Central Europe bei Novell. „Oft rutscht ein solches Projekt immer wieder in der Priorität nach unten, solange ‚nichts passiert’ ist.“ Michael Grötsch, Vorstand der Circle Unlimited AG, hält den Mittelstand mit Blick auf die Softwarelizenzen gar für zweigeteilt. „Ein Teil hat noch wenig Kontrolle über den Einsatz der vorhandenen IT-Ressourcen. Es fehlen Richtlinien und Vorgehensweisen sowie die entsprechenden Werkzeuge und personellen Ressourcen“, so Grötsch. „Der andere Teil hat bereits erste Lizenz-Management-Prozesse implementiert und arbeitet für deren Realisierung mit Tools bzw. Datenbanken von Drittanbietern.“ Allerdings werde die Erkenntnisse aus dem Lizenzmanagement bisher nur in geringem Maß für kaufmännische Entscheidungen oder zur Erfüllung der rechtlichen Vorgaben herangezogen. „Es geht mehr um die reine Erfassung und Nachverfolgung der eingesetzten IT-Ressourcen, ohne Konsequenz für das unternehmerische Handeln“, bemängelt Grötsch.

Für „sehr groß“ dagegen hält Carsten Bernhardt, Presales Consultant bei HP Software, das Spektrum des Reifegrads im Lizenzmanagement. „Es reicht von nicht vorhanden bis hin zum Abbilden des gesamten Software-Lifecycles“, so Bernhardt. „Beim Gros der Mittelständler ist das Lizenzmanagement jedoch nicht durchgängig für alle eingesetzten Softwarehersteller umgesetzt. Oftmals fehlt es an einem Lizenzmanager und an den entsprechenden Prozessen. Bedingt durch die Zunahme von Audits verschiedener Softwarehersteller zeichnet sich aus unserer Sicht ab, dass der Mittelstand für das Thema Lizenzmanagement immer stärker sensibilisiert ist.“

Schlichte Werkzeuge für Open Source und Linux

Bei Open Source wurde dem Lizenzmanagement bisher kaum Bedeutung beigemessen. Vielleicht auch deshalb hat man im Linux-Markt für das Management der ausgerollten Softwarepakete bisher schlichtere Werkzeuge genutzt. „Mit der schnell wachsenden Anzahl von Linux-Servern im Rechenzentrum braucht man jetzt aber effizientere Werkzeuge“, sieht Michael Jores, Regional Director Central Europe bei Novells Linux-Tochter Suse, hier einen deutlichen Nachholbedarf. „Dabei ist oftmals die fehlende Transparenz – was wo installiert ist – für Kunden ein großer Treiber.“ Und eher nicht die Compliance zu den Lizenzverträgen.

Es gibt also viel Handlungsbedarf, damit Mittelständler beim Software-Einsatz nicht unfreiwillig zum „Lizenzsünder“ werden, zumal oft ein- und derselbe Hersteller dem Kunden oft diverse Lizenzmodelle und Unterscheidungen in der Lizenzierung aufdrängt. „Eine Falschlizenzierung kann auch dadurch verursacht werden, dass das Unternehmen eine Software z.B. falsch nutzt“, warnt Aagon-Experte Weber. „So lässt sich Microsoft Office nicht ohne weiteres für eine Softwarevirtualisierung verwenden, denn bei einer virtuellen Software-Infrastruktur benötigt man zu den normalen Office-Lizenzen noch die sogenannte ‚Software Assurance’. Nur dann ist die Lizenzierung korrekt.“

Ein weiteres Handlungsfeld sieht Weber bei der Organisation des Lizenzmanagements, denn allzu oft werde ein Systemadministrator damit beauftragt, ein Lizenz-Management-Projekt umzusetzen. „Gerade im Mittelstand sind die administrativen Mitarbeiter nicht immer für eine derartige organisatorische Aufgabe gerüstet“, weiß Weber. „Hier gilt es, den Projektleiter mit mehr Kompetenz auszustatten und dafür zu sorgen, dass er für die Lizenzverwaltung die notwendige unternehmensweite Durchsetzungskraft erhält.“ Nach der organisatorischen Regelung ist zudem die Einarbeitung in die Lizenzbedingungen notwendig. Ein Lizenzvertrag schreibt ja nicht nur die Anzahl der Installationen vor, sondern schränkt oft auch den Softwarebereitstellungsweg ein. Solche Problemfelder sind zu identifizieren – zudem sollte man durch eine Neuordnung der Beschaffungs- und Bereitstellungsprozesse dafür sorgen, dass das Unternehmen „compliant“ ist.

Vielerorts Handlungsbedarf

Den größten Handlungsbedarf sieht Compliance-Experte Grötsch aber bei Aufbau und Pflege des Hardware- und Software- sowie Lizenzinventars. „Die Pflege ist Voraussetzung für jede wertige Beschaffungsentscheidung sowie für optimale, verlässliche Compliance-Checks, die Über- und Unterlizenzierungen aufzeigen.“ Beim Aufbau des Lizenzinventars seien vor allem die Anforderung von Software und deren Verteilung gut zu organisieren. So lässt sich auch die kostspielige Überlizenzierung längst ausgemusterter oder von den Nutzern nicht akzeptierter „Schrankware“ vermeiden, von der eigentlich nur die wenigen Anbieter einschlägiger Tools reden. Die Global Player der Softwarebranche sprechen lieber über „Unterlizenzierung“, also den entgangenen und nicht den über Gebühr eingestrichenen Gewinn. Beides ist grundsätzlich ein Risiko im Mittelstand – und beides kann teuer werden. „Besonders groß ist der Handlungsbedarf in hybriden IT-Umgebungen“, warnt HP-Manager Bernhardt. „Wir beobachten häufig, dass Unternehmen, deren Lizenzmanagement eigentlich in Ordnung ist, bestehende Systeme nicht anpassen, wenn sie vorhandene virtualisierte Umgebungen weiter ausbauen bzw. neue Cloud-Services implementieren. Das ist ein echtes Risiko: Lizenzmanagement ist schließlich auch ‚in der Wolke’ wichtig.“

Letztlich können aber nur die Softwarehersteller selbst diesen Schlamassel beheben – durch die dringend notwendige Vereinfachung ihrer viel zu komplizierten Kauf- und Mietverträge. „Die Lizenzmodelle sind oft so unübersichtlich, dass man schon für einige Herstellerprodukte allein ein Studium benötigt“, übt Novell-Manager Kleist Selbstkritik an seiner Branche. „Das dann für alle eingesetzten Produkte leisten zu müssen, überfordert viele Mittelständler.“

Einsicht ist der erste Schritt zur Besserung. Vielleicht trägt aber auch das Cloud Computing sein Scherflein dazu bei, denn wenn die Software per Mausklick als Service aus der Steckdose kommen soll, kann es ja wohl nicht sein, dass zuvor wochenlang die Lizenzverträge studiert werden müssen. Vielleicht tun aber auch die Richter ihr übriges, nachdem jetzt nach dem europäischen Gerichtshof auch der BGH den Handel mit gebrauchter Software für zulässig erklärt hat. Der umtriebige Unternehmer Axel Susen jedenfalls fühlt sich ermutigt, SAP jetzt wegen fragwürdiger Lizenzklauseln in den allgemeinen Geschäftsbedingungen zu verklagen.

Bildquelle: © Thinkstock/iStockphoto

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