Software-Audits: Interview mit Michael Drews, Amando

Lizenzbestimmungen einhalten

Im Interview berichtet Michael Drews, Geschäftsführer der Amando Software GmbH, es für den Einsatz von Softwareprodukten in virtualisierten Umgebungen oftmals besondere Lizenzbestimmungen gibt.

Michael Drews, Amando

„Die Nutzung von cloud-basierten Services wird in den nächsten Jahren sicher zunehmen und damit wird es auch bedarfsgerechtere und flexiblere Lizenzmodelle geben“, meint Michael Drews, Geschäftsführer von Amando Software.

ITM: Herr Drews, steigen mittelständische Unternehmen im Lizenzierungsdschungel ihrer verwendeten Softwarelösungen und Applikationen stets durch oder herrscht viel Unwissenheit bzw. Aufklärungsbedarf?
Michael Drews:
In aller Regel herrscht im Mittelstand große Unwissenheit und damit auch ein großer Aufklärungsbedarf beim Thema Software-Asset- und Lizenzmanagement. Großen Unternehmen haben längst begonnen, ihre IT-Prozesse strategisch zu betrachten. Dazu gehören auch die Einführung von Kennzahlensystemen und Planung von Software-Budgets. Im Mittelstand stehen dagegen meistens die technologischen Aspekte der IT im Fokus. Der Einsatz verfügbarer IT-Spezialisten ist hier deshalb eher in der IT-Administration oder bei der Umsetzung von IT-Projekten angesiedelt und weniger in den kaufmännischen Belangen rund um die Softwarelizenzierung.

ITM: Was sind häufige Irrtümer im Bereich „Lizenzierung“?
Drews:
Der größte Irrtum ist meiner Meinung nach, dass die finanziellen Auswirkungen einer Fehllizenzierung von den meisten Unternehmen völlig falsch eingeschätzt, das heißt vor allem unterschätzt werden. Gerade im Mittelstand fehlt sehr häufig das Bewusstsein dafür, dass bei einem Software-Audit durch einen Hersteller möglicherweise hohe Kosten für das Unternehmen entstehen können. Dabei spielt es auch keine Rolle, dass die Kunden hier in der Regel nicht wissentlich gehandelt haben.

ITM: Was legen die Hersteller/Software-Anbieter den Lizenzierungspreisen in der Regel zugrunde? Sprich: Wie gestalten sich typische Lizenzierungsmodelle in der Softwarewelt?
Drews:
Den Softwareherstellern geht es natürlich in erster Linie darum, eine möglichst hohe Rendite für ihre Investitionen, die sie in die Entwicklung neuer Softwareprodukte getätigt haben, zu erzielen. Der Hersteller wird also ein Lizenzmodell gestalten, mit dem er diesem Ziel möglichst nahe kommt. Solange ein Softwarehersteller dabei nicht sittenwidrig handelt oder gegen geltende Gesetze verstößt, ist der Kreativität hier kaum eine Grenze gesetzt. Derzeit sind diese Grenzen sehr weitläufig, was sich aber in den nächsten Jahren sicher verändern wird.

ITM: Heutzutage werden Serverinfrastrukturen, auf denen verschiedenste Software läuft, verstärkt virtualisiert. Welche Rolle spielt dies für den Bereich „Lizenzierung“?
Drews:
Oftmals gibt es für den Einsatz von Softwareprodukten in virtualisierten Umgebungen besondere Lizenzbestimmungen. Dies gilt vor allem für den Einsatz von Datenbanklösungen wie z.B. den Microsoft SQL Server. Für Kunden, die ihre Datenbanksysteme in virtualisierten Serverumgebungen einsetzen, ist deshalb der Einsatz einer leistungsfähigen Lizenz-Management-Lösung mit entsprechenden Funktionalitäten für das Server-Lizenz-Management unumgänglich.

ITM: Warum ist die Lizenzierung in virtuellen Umgebungen so schwierig?
Drews:
Oftmals müssen Datenbanken in Unternehmen hochverfügbar sein. Setzt der Kunden dann z.B. eine SQL Server Enterprise Edition ein, kann dies im Falle einer CPU- oder Core-basierten Lizenzierung zu sehr hohen Kosten führen. Aber auch im Bereich der Desktopvirtualisierung gibt es aus der Lizenzierungssicht wichtige Dinge zu beachten. Wenn Kunden ihren Anwendern z.B. Microsoft-Desktop-Anwendungen (Office, Visio oder Projekt) über eine Terminal-Server-Infrastruktur zur Verfügung stellen, gelten hier ebenfalls spezielle Lizenzbestimmungen. Auch hier kann eine professionelle Lizenz-Management-Lösung mit den entsprechenden Funktionalitäten dabei helfen, die Lizenzbestimmungen einzuhalten.

ITM: Inwiefern haben die Hersteller/Software-Anbieter bereits die Möglichkeiten der Virtualisierung in ihre Lizenzbedingungen überführt und ihre Modelle entsprechend angepasst?
Drews:
Die führenden Hersteller bieten ihren Kunden entsprechende Lizenzbestimmungen für den Einsatz von Software in virtuellen Umgebungen an, z.B. Microsoft für die Windows-Server-Betriebssysteme entsprechende Datacenter-Lizenzen. Im Bereich der Servervirtualisierung können Kunden damit ihre virtuellen Host-Systeme mit CPU-Lizenzen ausstatten. Dadurch werden dann keine zusätzlichen Lizenzen mehr für die virtuellen Gastsysteme benötigt. Vor allem Kunden mit einer großen Anzahl virtueller Serversysteme können dadurch erhebliche Kosten einsparen.

ITM: Alte Lizenzformen berücksichtigen oftmals nicht die Möglichkeiten der virtuellen Welt. Wie leicht lassen sie sich anpassen?
Drews:
Das kommt immer auf die jeweiligen Hersteller an. Manchmal werden hierzu passende Vertragsmodelle angeboten. Oftmals sind die speziellen Nutzungsrechte für den effizienten Einsatz in virtuellen Umgebungen jedoch in den Softwarewartungsverträgen geregelt. Damit werden die Kunden dann praktisch dazu genötigt, entsprechende Wartungsverträge abzuschließen.

ITM: Wie lässt sich Software in einer beliebigen virtualisierten Umgebung kontrollieren? Welche Verfahren/Tools/Lösungen gibt es zur sinnvollen Verwaltung der Lizenzierung in virtuellen Umgebungen?
Drews:
Ohne den Einsatz einer professionellen Lizenz-Management-Lösung ist eine sinnvolle Kontrolle kaum möglich, da der manuelle Aufwand viel zu groß wäre. Sowohl die „Miss Marple Enterprise Edition“ von Amando Software wie auch unsere Onlinelösung „e:SAM“ stellen die benötigten Funktionalitäten bereit, um den Einsatz von Softwarelizenzen in virtualisierten Umgebungen automatisiert und anwenderfreundlich zu managen. Dies gilt sowohl für die Servervirtualisierung wie auch im der Bereich der Desktopvirtualisierung.

ITM: Inwieweit sind diese Überprüfungsverfahren von den Softwareherstellern anerkannt?
Drews:
Bereits im Jahr 2012 wurde die „Miss Marple Enterprise Edition“ durch die renommierte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG zertifiziert. Dabei haben die Wirtschaftsprüfer einen Kriterienkatalog mit 200 Punkten zu Grunde gelegt. Ein wesentlicher Teil dabei war u.a. auch die Prüfung verschiedenster Szenarien in virtuellen Umgebungen. Hierbei wurden die Lizenzbestimmungen mehrerer Hersteller berücksichtigt. Software-Audits bei Kunden werden in der Regel nicht von den großen Softwareherstellern selbst durchgeführt. In den meisten Fällen greifen die Hersteller ebenfalls auf die Unterstützung durch eine namhafte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zurück. Der Einsatz einer zertifizierten Lizenz-Management-Lösung gibt dem Kunden nicht nur eine gewisse Sicherheit in Bezug auf die Zuverlässigkeit der Funktionalitäten, sondern reduziert auch den internen Aufwand für einen Audit erheblich.

ITM: Mit welchen „Strafen“ müssen Mittelständler rechnen, wenn ihre Software nicht ordnungsgemäß lizenziert ist bzw. wie teuer könnte es für einen Mittelständler werden, wenn er in eine Lizenzierungsfalle tappt?
Drews:
Im Falle einer Unterlizenzierung verlangen die Softwarehersteller in jedem Fall einen sofortigen Ausgleich, d.h. die fehlenden Lizenzen müssen sofort nachgekauft werden. Ist die festgestellte Unterlizenzierung „erheblich“, d.h. das Unternehmen hat eine große Menge Software-Anwendungen genutzt, ohne die nötigen Lizenzen zu haben, kann es vorkommen, dass die fehlenden Lizenzen zu erheblich schlechteren Konditionen nachgekauft werden müssen, als dies ggf. in einem Rahmenvertrag zwischen dem Kunden und dem Softwarehersteller im Vorfeld vereinbart wurde. Nicht selten machen Softwarehersteller auch Schadenersatzansprüche geltend. Vor allem wenn festgestellt wird, dass Kunden bereits über einen längeren Zeitraum hinweg die Software ohne die benötigten Lizenzen genutzt haben. Wird ein grob fahrlässiges oder sogar vorsätzliches Verhalten festgestellt, kann dies sogar strafrechtliche Folgen für die verantwortlichen Personen nach sich ziehen.

ITM: Bedeutet Virtualisierung an sich nicht schon grundsätzlich höhere Lizenzkosten?
Drews:
Nicht zwangsläufig. Kunden, die ihren Software-Lizenz-Bestand aktiv und effektiv managen, können hohe Einsparpotentiale durch den Einsatz in virtuellen Infrastrukturumgebungen erzielen. Leistungsfähige Lizenz-Management-Lösungen helfen nicht nur dabei, Compliance-Risiken zu erkennen und zu vermeiden, sondern stellen dem Kunden auch entsprechende Analysewerkzeuge zur Verfügung und damit eine fundierte Entscheidungsgrundlage, um Lizenzkosten langfristig zu optimieren.

ITM: Wie können sich Mittelständler letztlich am besten einen Überblick über ihre Lizenzen in virtuellen Umgebungen verschaffen? Wenden sie sich am besten direkt an die Hersteller/Software-Anbieter oder an eine unabhängige Beratung?
Drews:
Unabhängige Lizenz-Management-Spezialisten arbeiten ausschließlich zum Wohle des Kunden. Die Absicht der Softwarehersteller ist natürlich, dass die Kunden ihre Softwarelizenzen kaufen. Eine Optimierung und ggf. Reduktion der Lizenzkosten steht dazu naturgemäß in Widerspruch. Auch die Software-Reseller profitieren in der Regel davon, wenn die Kunden neue Lizenzen kaufen, da sie häufig entsprechende Provisionen von den Herstellern erhalten. Kunden sollten bei der Auswahl des richtigen Beraters also auf eine wirkliche Unabhängigkeit achten. Schließlich lassen die Kunden ihre Bilanzen und Steuererklärungen auch von einem vereidigten Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer und nicht vom Finanzamt erstellen, oder?

ITM: Welche Lizenzierungstrends sehen Sie in den kommenden Jahren? Inwiefern wird sich ein einheitliches, auf Virtualisierung abgestimmtes und für den Anwender faires Lizenzmodell durchsetzen? Und wie könnte so ein Modell aussehen?
Drews:
Ich glaube nicht daran, dass sich ein spezielles Modell durchsetzen wird. Die Nutzung von cloud-basierten Services wird in den nächsten Jahren sicher zunehmen und damit wird es auch bedarfsgerechtere und flexiblere Lizenzmodelle geben. Die weltweite Software-Industrie hat sich in der Zwischenzeit zu einem gewaltigen Multi-Milliarden-Dollar-Markt entwickelt und beherbergt sehr viele Arbeitsplätze. Die großen Software-Unternehmen, die viele Mitarbeiter beschäftigen, sind auf regelmäßige Einnahmen und auf eine möglichst langfristige Planung angewiesen. Also werden sie versuchen, ihre Kunden mit entsprechenden Verträgen möglichst langfristig zu binden. Fairness und Transparenz für die Kunden stehen dabei zunächst nicht an erster Stelle.

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