Kommentar von Michael Bernau, Dell Software Group

Lizenzen im Blick

Im Kommentar erklärt Michael Bernau, Brand Manager DACH bei der Dell Software Group, wie Mittelständler stets den Überblick über alle Softwarelizenzen behalten können und warum sich gerade Software Asset Management Tools (SAM) dafür eignen.

Michael Bernau, Brand Manager DACH bei der Dell Software Group

Der Umgang mit Softwarelizenzen hat sich im Lauf der Zeit immer weiter verkompliziert. Die Anzahl der verschiedenen Lizenztypen hat sich vervielfacht und auch die Lizenzen selbst werden zunehmend unübersichtlich. Die wachsende Verbreitung von Virtualisierungstechnologien, Bring your own Device (BYOD) und Cloud Computing tut ein Übriges. Diese Entwicklungen stellen mittelständische Unternehmen vor zwei wesentliche Probleme: Erstens steigt die Gefahr, dass Lizenzverträge verletzt werden. Dabei stehen die Chancen, dass diese Verletzungen von den Software-Anbietern entdeckt und entsprechende Bußgelder fällig werden, nicht schlecht. Denn die Anbieter entwickeln immer neue Tools, um Vertragsverletzungen zu erkennen; viele von ihnen setzen etwa auf die Möglichkeit der Netzwerklizenzierung, um die Einhaltung der Lizenzverträge zu überwachen. Zweitens besteht die Gefahr, dass ungenutzte Lizenzen nicht bemerkt werden, brachliegen und damit unnötige Kosten verursachen.

Alle Lizenzen abgleichen

Wollen Mittelständler diese Gefahren bannen, müssen sie dazu mehrere Maßnahmen treffen. Zum einen benötigen sie einen ständig aktualisierten Überblick – und zwar über sämtliche im Unternehmen installierten Programme. Zum anderen müssen sie alle bestehenden Softwarelizenzen auflisten. Durch den Abgleich der Lizenzen mit den tatsächlichen Installationen können sie dann überprüfen und sicherstellen, dass die Vereinbarungen der Softwarelizenzen eingehalten werden. Außerdem verfügen sie im Fall eines Software-Audits über einen Nachweis ihrer Software Compliance. Eine weitere nötige Maßnahme ist, die tatsächliche Nutzung der installierten Programme zu überwachen. So können mittelständische Unternehmen wenig oder nicht genutzte Lizenzen identifizieren und diese löschen oder anderen Benutzern zuweisen, anstatt für sie neue Lizenzen zu erwerben. Eine geringe Auslastung von Lizenzen kann aber auch einen Hinweis auf mangelnde Schulung liefern oder anzeigen, dass ein Programm veraltet ist und nicht länger benötigt wird.

Aufgrund der notorisch knappen IT-Ressourcen von Mittelständlern empfiehlt es sich, diese Aufgaben mithilfe von Software Asset Management Tools (SAM) automatisiert durchzuführen. So können Anwenderunternehmen die kompletten im Unternehmensnetzwerk installierten Programme selbstständig ermitteln und ein detailliertes Software-Inventar erstellen – Informationen zu den Lizenzbedingungen lassen sich zudem zentral hinterlegen. Auf Basis dieser Daten können dann die Lizenzen automatisch den entsprechenden Anwendungen zugeordnet werden. Eine geeignete Lösung schlüsselt dabei auf, zu welchem übergeordneten Paket die Unterversion einer Software gehört, und kann dadurch die Lizenzen beispielsweise über die Hauptversionen von Microsoft-Office- oder Mac-OS-X-Software hinweg exakt nachverfolgen. Mithilfe einer Software-Suite-Erkennung lässt sich darüber hinaus ermitteln, ob eine Anwendung als Stand-alone-Lösung oder als Teil einer umfassenderen Suite installiert ist. Ebenfalls automatisch kann gemessen werden, wann eine Software genutzt wird. Auf Basis dieser Informationen kann die Software detaillierte Statistiken über die Installation von Programmen und ihre Nutzung erstellen – und IT-Verantwortliche dabei unterstützen, Lizenzeinhaltungen sicherzustellen und ungenutzte Lizenzen zu ermitteln.

Idealerweise sind diese SAM-Tools Teil einer umfassenden System-Management-Lösung. Damit kann das Thema Lizenzmanagement bei der kompletten Systemverwaltung integriert berücksichtigt werden. Bei der automatisierten Verteilung von Programmen und Software-Patches beispielsweise lässt sich mithilfe hinterlegter Richtlinien gewährleisten, dass ausschließlich zulässige, lizensierte Software im Unternehmen installiert wird.

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