Viel Zündstoff bei den Lizenzbedingungen

Lizenzmodelle bei ERP-Software

Die Lizenzbedingungen der großen Software-Hersteller sind so kompliziert, dass sie kaum praktikabel und nur schwer verständlich sind. Außerdem ändern sie sich meistens noch schneller als die Anforderungen der Kunden an die Software, was immer wieder zu juristischen Komplikationen führt. So prüfen Sie rechtliche Optionen genau und nutzen Sie Ihren Spielraum, um bessere Verträge auszuhandeln.

  • In den Lizenzbedingungen der Software-Hersteller steckt viel Zündstoff

  • Klaus Aschauer, Vorstand des Microsoft-Partners Cosmo Consult AG

    „Obwohl cloud-basierte Subskriptionsmodelle durch ihre flexible Gestaltungsmöglichkeit immer mehr in den Focus geraten, sehen wir nach wie vor On-Premise-Lizenzierungen ganz klar vorne.“ Klaus Aschauer, Vorstand des Microsoft-Partners Cosmo Consult AG

  • Axel Susen, Geschäfts­führer der Susensoftware GmbH, Herzogenrath

    „Schon bei der Einführung ist darauf zu achten, dass während der gesetzlichen Gewährleitungsfrist gar keine oder nur eingeschränkte Software-Pflege bezahlt wird.“ Axel Susen, Geschäfts­führer der Susensoftware GmbH, Herzogenrath

Lizenzprobleme sind keine Eintagsfliegen, sondern immanent im Konstrukt des Software-Erwerbs vorprogrammiert. Sie verschwinden auch nicht, sondern erhalten mit jeder Änderung der Lizenzbedingungen neue Facetten.

  • Was ist ein User?
  • Bezahlt man auch für gelegentliche Nutzer oder Externe den vollen Preis?

Die Fragen drehen sich nicht nur um die Loslösung von physischen Servern, sondern gehen weiter:

  • Was ist mit der „indirekten Nutzung“ des ERP-Systems, etwa über den Webshop?
  • Sind „Stilllegungen“ oder „Teil-Stilllegungen“ erlaubt, beispielsweise bei Ablösung des CRM-Moduls durch eine andere Standard-Software oder nach der Aufgabe des Geschäftsbereiches im Zuge von Umstrukturierungen?
  • Was ist mit Kauf, Verkauf und Wartung „gebrauchter Software“?

Wir haben zwei Experten zu diesem brisanten Thema befragt. Unser Tipp: Prüfen Sie Ihre rechtlichen Optionen genau und nutzen Sie Ihren Spielraum, um bessere Verträge auszuhandeln!

ITM: Welche Lizenzmodelle spielen heute typischerweise bei der Anschaffung einer neuen ERP-Software eine Rolle?

Axel Susen: Schon in der Basisausführung umfasst eine typische ERP-Software relevante Module, die von einem mittelständischen Unternehmen gefordert sind. Finanzen und Controlling, Mitarbeiterverwaltung oder Materialwirtschaft sind zentrale Aufgaben in jedem Unternehmen. Entsprechend bieten Hersteller modulare Lösungen an, die der Anwender gezielt zusammenstellen und erweitern kann. Heute kommen weitere Arten der Anwendung hinzu, denn der Mitarbeiter ist mobil geworden und arbeitet über das Internet bzw. spezielle Apps.

Am Ende stellen wir fest, dass die Hersteller entsprechend kreativ werden. Sie bieten z.B. eine user-abhängige Basis-Software, leistungsbezogene Module und mengenabhängige Sonderlösungen. Vervollständigt wird das Angebot durch spätere kostenpflichtige Neudefinitionen einzelner Lizenzbestimmungen, z.B. bei Web-Modulen oder sogenannter „indirekter Nutzung“.

Neben der eigentlichen ERP-Software sollte schon im Vorfeld das Thema Software-Pflege betrachtet werden. Vor dem Einsatz einer ERP-Software erscheint das Thema nebensächlich, da jeder Beteiligte bei einer Neueinführung der Software die Unterstützung des Herstellers erwartet. Die Situation ändert sich, wenn das System einmal sechs Monate oder ein Jahr fehlerfrei durchläuft. Dieser Zustand wird zwar nicht überall erreicht, aber die Mehrheit sollte über das Verhältnis unternehmenskritischer Abläufe mit Software-Pflege und nicht kritischer Abläufe ohne Software-Pflege nachdenken. Schon bei der Einführung ist darauf zu achten, dass während der gesetzlichen Gewährleitungsfrist gar keine oder nur eingeschränkte Software-Pflege bezahlt wird.

Klaus Aschauer: Obwohl cloud-basierte Subskriptionsmodelle durch ihre flexible Gestaltungsmöglichkeit immer mehr in den Fokus geraten, sehen wir nach wie vor On-Premise-Lizenzierungen ganz klar vorn. Wir bieten unseren Kunden Subskription als alternatives Lizenzmodell zu ganz normalen Projekten an, dazu selbstverständlich weitere unterschiedliche Modelle. Und wir beraten dabei, in welchen Bereichen sich unterschiedliche Lizenzmodelle lohnen.

Mit Dynamics365.com liefern wir eine Cloud-Lösung vor allem für kleinere Unternehmen und Start-ups, denen wir komplett vorkonfigurierte ERP-Lösungen auf der Basis von Microsoft Dynamics Nav 2016 anbieten. Damit wollen wir Unternehmen bis zu etwa zehn Usern ansprechen, denen dann eine ERP-Standard-Software einschließlich unserer Branchenlösungen zur Verfügung steht, die komplett out of the Box funktioniert. Auch über die Kombination von On-Premise und Subskription oder Cloud-Lizenzierung machen wir uns hier Gedanken. Für beide Modelle gibt es bereits heute sehr flexible Ansätze für verschiedene Nutzungsvarianten.

ITM: Die Lizenzierung nach Server-Größe erscheint nicht mehr zeitgemäß, weil sich diese durch den Einsatz virtueller Maschinen ändern kann. Das Gleiche gilt für die Lizenzierung nach Named- bzw. Concurrent-Usern, weil in E-Commerce und Industrie 4.0 auch Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten mit Software arbeiten, ohne sich vorher um Lizenzfragen kümmern zu wollen. Welche Vorgehensweise empfehlen Sie bei der Ausgestaltung des Lizenzvertrages?

Aschauer: Ich kann hier nur von uns und unseren Möglichkeiten sprechen. Wir haben uns viele Gedanken gemacht, wie wir unsere Produkte einfach und auf den jeweiligen Nutzen bezogen lizenzieren können. Aus eigener Erfahrung und den Berichten unserer Kunden darüber, wie der Wettbewerb agiert, kann ich sagen, dass wir mit den Microsoft-Dynamics-Lizenzpakten in Kombination mit unseren eigenen Produkten sehr gute Ergebnisse erzielen.

Wir haben unterschiedlichste Möglichkeiten der zeitbezogenen Nutzung, der limitierten Nutzung für unterschiedlichste Anwendungsfälle, einer Portallizenzierung etwa für E-Commerce-Anwendungen oder eben einer prozessbezogenen Nutzung. Grundsätzlich bin ich der Meinung, dass wir als Beratungshaus gemeinsam mit unseren Kunden die jeweils optimalen Lizenzmodelle präzise herausarbeiten können.

Susen: Lizenzbedingungen können sich bei Software-Herstellern auch mal ändern. Ein Lizenzvertrag ist für den Anwender nur dann wirklich optimal, wenn auch er den Vertrag ohne Nachteile an veränderte Geschäftsprozesse oder eine veränderte Firmenkultur anpassen kann.

Nach meinen Erfahrungen können das nur wenige Anwender vertraglich erreichen. Deshalb empfehle ich einen Mix von unterschiedlichen Verträgen (z.B. Neuverträge und gebrauchte Verträge) und unterschiedlichen Wartungsverträgen (Drittwartung oder vom Hersteller – oder gar keine). Auch wenn die IT dadurch mehr Schnittstellen betreut kann die Lösung eines anderen Herstellers helfen; ich selber würde aber immer versuchen mit einer gebrauchten ERP-Lösung Freiheiten und Einsparungen zu erreichen, die ein Hersteller mir nicht freiwillig gibt. Neue Lizenzverträge bieten manchmal Einschränkungen in den Lizenzbedingungen, die es früher nicht gab – Stichwort: „SAP Limited Professional User“.

Für Anwender mit bis zu 300 Usern gibt es im Markt auch angepasste Lösungen kleinerer Herstellern, die überschaubare Lizenzbedingungen anbieten und trotzdem On-Premise-Anwendungen mit einer Cloud-Lösung koppeln.

ITM: Worauf müssen IT-Chefs achten, damit sie trotz verteilter Unternehmensstrukturen (z.B. Standorte, Home Offices, Mobiler Außendienst) und trotz unternehmensübergreifender ERP-Nutzung bei einem Audit keine böse Überraschung bei den Lizenzen erleben?

Aschauer: ERP-Anwendungen und deren Nutzung werden immer komplexer. Aus meiner Sicht ist es als IT-Chef nicht mehr so einfach, die unterschiedlichen Modelle zu verstehen. Ich empfehle hier dringend, ganz eng mit Beratungsunternehmen wie Cosmo Consult zusammenzuarbeiten. Wir haben alle wichtigen und möglichen Varianten parat, die auf die Bedürfnisse unserer Kunden hin entwickelt worden sind.

Susen: Am einfachsten ist es Software in ausreichendem Umfang einzukaufen und  und zu überlegen, wie ein Hersteller-Audit grundsätzlich verhindert werden kann. Tipp: Beim Kauf von gebrauchter Software fällt es sicher leichter, auch einen Überschuss an Software-Lizenzen vorzusehen.

Bildquelle: Thinkstock / iStock

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