04.10.2017 Zwei Experten zu Logistik-Software im Mittelstand

Logistik als Wettbewerbsfaktor

Von: Berthold Wesseler

Die Internationalisierung der Geschäfte verlangt auch eine grenzüberschreitende Zusammenarbeit der IT-Systeme, damit die Warensendungen reibungslos rollen – und zwar sowohl auf Seiten der Speditionen und Logistikdienstleister als auch auf Seiten von Industrie- und Handelsunternehmen, die teilweise sogar selbst als Dienstleister auftreten. Wir haben zwei Experten gefragt, was das für die entsprechenden Software-Systeme im Mittelstand bedeutet.

  • Die deutschen Exportweltmeister stellen höchste Ansprüche an Transport und Logistik.

    Die deutschen Exportweltmeister stellen höchste Ansprüche an Transport und Logistik.

  • Andrej Grohar, Product Manager Supply Chain Collaboration bei der  AEB GmbH

    „Unternehmen nutzen ihre Logistik als Wettbewerbsfaktor und versuchen, sich einerseits durch niedrigere Preise, andererseits durch kundenzentrierte Services von Mitbewerbern zu differenzieren.“ Andrej Grohar, Product Manager Supply Chain Collaboration bei der AEB GmbH

  • Marc Fürstner, Geschäftsführer der MHP Solution Group

    „Die meisten ERP-Systeme verfügen, wenn überhaupt, nur über Basisfunktionen innerhalb der Logistik.“ Marc Fürstner, Geschäftsführer der MHP Solution Group

ITM: Was sind die wichtigsten Argumente für den Einsatz einer Spezialsoftware für Logistik und Transport in mittelständischen Unternehmen – ergänzend zu den ohnehin genutzten Warenwirtschafts- bzw. ERP-Systemen?
Marc Fürstner:
Die meisten ERP-Systeme verfügen, wenn überhaupt, nur über Basisfunktionen innerhalb der Logistik. Dies reicht oft bei den immer komplexer werdenden Anforderungen an die Warenströme nicht mehr aus.

Die Prozesse zwischen Ein- und Auslagern, Kommissionieren und Versenden in Verbindung mit ggf. Verzollung und Sendungsverfolgung (Track & Trace) erfordern flexible und umfassende Lösungen. Dazu kommt die Notwendigkeit von qualifizierten Projektmitarbeitern auf Seiten der Software-Anbieter, um die richtigen Prozesse und Lösungen umzusetzen.

Denn die Software an sich ist nur ein Instrument. Deshalb haben wir drei Kompetenzzentren für Versand, Zoll und Warehouse  bzw. Logistik gegründet. So stehen dem Kunden Teams mit dem jeweiligen Spezialwissen zur Verfügung, ohne dass er auf eine zentrale Projektsteuerung verzichten müsste.

Andrej Grohar: ERP-Systeme sind klassischerweise sehr breit, aber in den einzelnen Fachanwendungen nicht besonders tief aufgestellt. Für das Transport-Management bedeutet das: ERP-Lösungen bringen ein Set an Funktionen mit, mit denen sie die wichtigsten Prozesse unterstützen können. Für viele Unternehmen, gerade im Mittelstand, wird dies ausreichen. Etwa, wenn diese ein überschaubares Sendungsaufkommen haben, wenige kundenspezifische Anforderungen bei Verpackung und Labels erfüllen müssen und mit nur wenigen (und selten wechselnden) Spediteuren oder Paketdiensten zusammenarbeiten.

Immer mehr Unternehmen nutzen ihre Logistik aber als Wettbewerbsfaktor und versuchen, sich einerseits durch niedrigere Preise, andererseits durch kundenzentrierte Services von Mitbewerbern zu differenzieren. Sie bieten beispielsweise individuelle Versanddokumente und Lieferservices sowie proaktive Statusinformationen an. Zudem erreichen sie durch intelligente Konsolidierung und die Kooperation mit einem Pool an geeigneten Transportpartnern niedrigere Kosten.

Dies lässt sich theoretisch auch mit einem ERP-System machen. Die dafür notwendigen Anpassungen sind aber sehr kosten- und zeitintensiv. Transport-Management-Systeme (TMS) bringen in der Regel die notwendige Funktionalität bereits mit. Unsere Erfahrung zeigt: Je komplexer und wichtiger die Logistik für ein Unternehmen ist, desto eher liefert ein TMS konkreten Nutzen bei Kosten und Service – und damit letztendlich in Sachen Kundenzufriedenheit und Wettbewerbsdifferenzierung.

ITM: Was ist bei der Gestaltung einer konkreten Lösung im Unternehmen zu vermeiden, damit Sachbearbeiter und Management bei der Planung, Steuerung, Abrechnung und Analyse von Logistiknetzwerken auch tatsächlich wie gewünscht wirkungsvoll unterstützt werden können?
Fürstner:
Nach unserer Erfahrung ist es wichtig, die geplanten Prozesse mit den betroffenen Mitarbeitern bzw. Abteilungen genau zu definieren. Dabei spielen auch eine transparente Beschreibung der Aufgabe und die Definition des Ziels eine besondere Rolle.

Hier wird oft übersehen, dass auch Abteilungen außerhalb der Logistik – z.B. der Vertrieb – betroffen sein können. Es sollte vermieden werden, in epischen Sitzungen jedes Detail zu diskutieren. Kleine Gruppen mit ausgewählten Teilnehmern und einem erfahrenen Projektleiter von Seiten des Anbieters fokussieren auf die wesentlichen Punkte und entwerfen so die konkrete Lösung. In der Umsetzung helfen die fachlichen Mitarbeiter oft, die kleinen Tücken im Projekt zu meistern, wenn sie das große Ganze kennen.

Grohar:
Ich würde die Frage lieber umdrehen und den Fokus darauf lenken, wie ein TMS-Projekt erfolgreich wird. Sinnvoll ist es dazu, mit einer Analyse und Definition der (Soll-)Prozesse zu beginnen. Darauf aufbauend gilt es, Abläufe zu verschlanken und zu optimieren. Auf diese Weise wird nicht nur die spätere Einführung der Software einfacher, sondern auch die Basis für zukünftiges Wachstum gelegt.

Wichtig ist aber auch, nicht nur die eigenen Abläufe im Blick zu haben, sondern die Supply Chain ganzheitlich zu betrachten. Wie kann ich beispielsweise sicherstellen, dass ich Informationen über den aktuellen Status einer Sendung von Transportpartnern erhalten und darüber hinaus auch auswerten, überwachen und anderen Partnern in der Lieferkette wieder zur Verfügung stellen kann?

Insgesamt spielt das Thema Transparenz für Planung, Steuerung und Abrechnung eine wichtige Rolle. Hier ist neben der Anbindung externer Partner natürlich auch die Integration in die eigene IT-Landschaft von Bedeutung, etwa der reibungslose Datenaustausch mit dem ERP-System.

ITM: Worauf muss der Mittelständler bei der Erweiterung seiner Transport- und Logistik-systeme für neue Zielmärkte achten – beispielsweise in Übersee oder auch in neuen Branchen?
Fürstner:
Gerade außerhalb der EU gibt es eine Vielzahl von regulatorischen Punkten. Dies fängt bei der Prüfung von Anti-Terror- und Embargo-Listen an, geht über Themen zur Verzollung über in die Zustellprozesse. Unabhängig davon sollte auch zwischen B2B und B2C unterschieden werden. Welche Carrier liefern in welches Land in welcher Qualität? Nur ein einheitliches Logo beschreibt nicht zwangsläufig die gewohnte Zustellleistung. Gibt es Besonderheiten im Zielland? So gibt es immer noch Länder mit einem hohen Anteil an Nachnahm-sendungen oder einer bevorzugten Anlieferung an eine Paketstation.

Unsere Kunden bewegen jedes Jahr ca. 180 Mio. Pakete weltweit mit unserer Multicarrier-Versandsoftware V-Log, deshalb kennen wir die Herausforderungen aus den Kombinationen Zoll, Compliance und Versand nur zu gut. Deshalb empfehlen wir, sich bereits in der Planungsphase unterstützen zu lassen, sofern das Know-how nicht im Unternehmen ist.

Grohar: Mit neuen Zielmärkten kommen oftmals neue Anforderungen auf ein Unternehmen zu, die in der Software abgebildet werden müssen. Die Erschließung von Auslandsmärkten bedeutet beispielsweise, dass Zollformalitäten oder Exportkontroll-prüfungen im Versandprozess miterledigt werden müssen. Idealerweise erfolgt dies in einer integrierten IT-Lösung, sodass ein Zoo von Einzelanwendungen mitsamt redundanter Datenhaltung und Schnittstellenproblemen vermieden werden kann.

Zudem können logistische Themen beim Versand ins Ausland eine wichtigere Rolle spielen. Werden Waren etwa per Seefracht transportiert, muss die Software die oftmals komplexen Frachtofferten mit diversen Zuschlägen abbilden können, um eine zuverlässige Planung und Steuerung zu ermöglichen. Häufig gibt es auch andere komplexere Anforderungen, wie Transporte konsolidiert werden – etwa bei einer mehrstufigen Belieferung mit Konsolidierung im Hauptlauf. Hier erfolgt ein gebündelter Transport in eine Region, der anschließend etwa für die Zustellung an einzelne Empfänger aufgeteilt wird.

Generell gilt: Müssen in der Software neue Prozesse abgebildet werden, ist es ein großer Vorteil, wenn sich die Lösung ohne großen Aufwand erweitern und an die neuen Anforderungen anpassen lässt. Hier hilft natürlich eine entsprechende Systemarchitektur. Zudem lohnt es sich, einen Software-Anbieter zu wählen, der einerseits in den entsprechenden Branchen Erfahrung hat und andererseits im Bereich Logistik einen Best-of-Breed-Ansatz fährt. Dann hat er zu seinem TMS passende weitere Module, beispielsweise für Zoll und Export, gleich mit im Angebot.

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