Digitalisierung braucht Strategie

Logistiker auf Kurs

In einer Studie des Enterprise-Content-Management-Anbieters D.velop zum Digitalisierungsgrad in verschiedenen Branchen belegten Logistiker 2017 im Ranking der zehn untersuchten Wirtschaftssektoren den letzten Platz. Angesichts der digitalen Zeitenwende ein kritisches Ergebnis. Dass es auch anders geht, zeigt die Greiwing Logistics For You GmbH, die dank einer umfassenden Digitalisierungsstrategie erfolgreich agiert.

  • LKW

    Seit Jahren ergänzen Logistiker ihre Angebote um Leistungen vor und nach dem Transport, da die Industrie diese sukzessive abgibt.

  • Matthias Gehrigk, Geschäftsführer bei Greiwing

    „Unser ECM-System ist eine unverzichtbare Säule der Digitalisierungsstrategie“, betont Matthias Gehrigk, Geschäftsführer bei Greiwing.

  • Smartphone

    Über eine App können Schadensmeldungen, etwa Equipment- oder Produktschäden, direkt dokumentiert werden.

Die Greiwing logistics for you GmbH ist ein Familienunternehmen mit über achtzigjähriger Tradition. Mit seinen Kontraktlogistiklösungen rund um granulierte, pulverisierte sowie staubförmige Rohstoffe, Komponenten und Produkte ist der Anbieter ein internationaler Spezialist für den Silo-, Lebensmittel- und Gefahrguttransport sowie die dazugehörigen Dienstleistungen. Mehr als 700 Mitarbeiter betreiben zu diesem Zweck an zehn wichtigen Knotenpunkten in Deutschland moderne Logistikzentren für rieselfähige Güter. Um möglichst unabhängig agieren zu können, greift man dabei auf über 200 Zugmaschinen und 550 Spezialauflieger aus dem eigenen Fuhrpark zurück.

Seit Jahren ergänzen Logistiker ihre Angebote um Leistungen vor und nach dem Transport, da die Industrie diese sukzessive abgibt. Dies führt zu der Herausforderung, Abläufe neu strukturieren und digitalisieren zu müssen. Denn die zeitnahe und vollständige weltweite Verfügbarkeit aller relevanten Daten und Dokumente ist für die reibungslose Integration in die Lieferkette entscheidend. Um dieser Herausforderung gerecht zu werden, müssen analoge Prozesse mit manuellen und papierlastigen Abläufen durch digitale Workflow-Lösungen und Dokumenten-Management-Systeme (DMS) optimiert bzw. abgelöst werden.

Greiwing verfügt über eine moderne, zentralisierte und vollständig virtualisierte IT-Infrastruktur unter VMware. Die Anwendungsbereitstellung erfolgt über Citrix, die Langzeitarchivierung über Silent Cubes. Seit 2008 arbeitet man zudem mit einer ERP-Lösung von SAP. Die Einführung des ERP-Systems führte dazu, dass erstmals digitale Daten in größerer Form anfielen und vorgehalten werden mussten. Aus diesem Grund sah man sich am Standort in Greven nach einer Lösung für die Archivierung dieser Daten um. So kam 2009 auch der Kontakt zur D.velop AG zustande. Ein maßgeblicher Punkt bei der Entscheidung für deren Enterprise-Content-Management-Lösung D.3ecm war die Möglichkeit der nahtlosen Integration in die SAP-Infrastruktur. Genutzt wurde die Lösung zunächst als integrierte Archivlösung sowie zur E-Mail-Archivierung. Im Mai 2015 entschloss man sich, mehr daraus zu machen, um die Transparenz auch im Rechnungs-Workflow zu steigern.

Der elektronische Rechnungs-Workflow

Aktuell liegt die Anzahl der Eingangsrechnungen bei jährlich rund 25.000. Dank konsequenter digitaler Verarbeitung ist es dem Logistiker heute möglich, eine Rechnung innerhalb von drei Tagen zu prüfen und zu buchen. Zuvor war daran nicht zu denken. Rechnungen wurden zu allen Standorten geschickt, was zu Rechnungsläufen von bis zu sechs Wochen führte. So traf bisweilen eine Mahnung ein, noch ehe die Rechnung überhaupt in der Buchhaltung vorlag.

Rechnungen gehen heute, kommen sie nicht via E-Mail, gesammelt bei der Posteingangsbearbeitung in der Zentrale in Greven ein. Dort werden sie so vorbereitet, dass sie direkt eingescannt werden können. Auch dieser Vorgang erfolgt zentral in Greven. Nach dem Scannen steht die Rechnung den Mitarbeitern dann elektronisch zur Verfügung. Digital hinterlegte Workflows sorgen an dieser Stelle dafür, dass die jeweiligen Informationen genau an die Mitarbeiter gehen, die sie bearbeiten können und sollen. Dabei werden verschiedene Parameter für die automatisierte Steuerung genutzt, etwa Lieferantennamen oder Kostenstellen.

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Die sachliche Prüfung einer Rechnung erfolgt direkt am Bildschirm, ein Ausdruck ist nicht erforderlich. Ein Nebeneffekt: Rechnungen können nicht mehr verloren gehen. Zudem ist der gesamte Prozess dank der durchgehenden Digitalisierung vollkommen transparent. Bei Bedarf lässt sich im Nachgang jederzeit recherchieren, wo, wann und von wem eine Rechnung bearbeitet wurde. Auch finanziell hat sich dieses Vorgehen gelohnt: Allein die Skontoerträge konnten innerhalb eines Jahres um 20.000 Euro erhöht werden.

Weitere Einsatzgebiete

Neben dem elektronischen Rechnungs-Workflow unterstützt das ECM-System die Digitalisierungsprozesse bei Greiwing an weiteren Stellen. Eine digitale Personalakte automatisiert HR-Prozesse und sorgt so für mehr Transparenz. Sie verwaltet sämtliche Personaldokumente, wodurch damit zusammenhängende Tätigkeiten deutlich beschleunigt werden. Das Spek-trum reicht dabei von den Bewerbungsunterlagen, dem Vertragswerk und den Gehaltsabrechnungen bis hin zu Krankmeldungen.

Digitale Projektakten werden genutzt, um sämtliche Dokumente zentral im elektronischen Archiv abzulegen. So sorgt ein spezifischer Logistikaktenplan für eine vorgangsbezogene Struktur, in der mit wenigen Klicks die Dokumente einer Transportakte von beliebigen Orten aus – auch mobil – zu finden sind. So können entsprechend berechtigte Mitarbeiter auch an den dazugehörigen Workflows teilnehmen. Aber auch die Archivierung von Transportdokumenten, Auftragsakten sowie weiteren Dokumenten aus den täglichen Geschäftsprozessen erfolgt über die Lösung. Der Vorteil dabei ist immer, dass Informationen in der Anwendung zur Verfügung gestellt werden, in der sich der Anwender ohnehin schon befindet, also etwa in Outlook oder dem Browser. So entfallen aufwendige Anwenderschulungen.

Informationsaustausch per App

Im Jahr 2016 wurde entschieden, im Unternehmen eine neue Plattform für den Austausch von Informationen einzuführen. Da mittlerweile nahezu jeder Mitarbeiter über ein Smartphone verfügt – bei Greiwing sind es 95 Prozent – wurde zusammen mit dem ECM-Anbieter eine eigene App entwickelt. Damit lassen sich nun auch gewerbliche Mitarbeiter ohne PC-Zugang oder von unterwegs in die Prozesse einbeziehen. So können Schadensmeldungen, etwa Equipment- oder Produktschäden, direkt über die App dokumentiert und an das Fuhrparkmanagement geschickt werden. Für die Fahrer eine große Hilfe, da Schäden sofort mit allen relevanten Informationen samt dazugehörigem Bildmaterial in der Firmenzentrale vorliegen. Außerdem dient die App dem Informationsmanagement der Fahrer und liefert Erklärungen zu Fahrtzielen, zeigt Spülstellen an und informiert dank kundenspezifischer Informationen darüber, was bei der Be- und Entladung zu beachten ist. 

Aufgrund der guten Erfahrungen ist bei Greiwing der weitere Ausbau der eingesetzten ECM-Lösungen geplant. Und dabei verfolgt man ambitionierte Ziele. So soll bis 2020 das Qualitäts-Management-System Ecoweb mit D.3ecm verbunden und für Kundenprojekte die Auftragsakte ausgeweitet werden. Und auch für die App sind neue Funktionen geplant. Matthias Gehrigk, Geschäftsführer der Greiwing Logistics For You GmbH, stellt fest: „Das ECM-System ist eine unverzichtbare Säule der Digitalisierungsstrategie unseres Unternehmens. Und das soll auch so bleiben.“

Bildquelle: Thinkstock/iStock, Greiwing

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