Finanzsoftware zur Miete

Lohnabrechnung per Hosting

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung erledigen die verantwortlichen Mitarbeiter beim „DSV aktiv“ (Deutscher Skiverband) mit Sage Lohn XL. Dabei kommt die Finanzsoftware als Hostingvariante zum Einsatz.

DSV-Skiwacht

Die DSV-Skiwacht im Einsatz: Rund 250 Frauen und Männer sorgen in 60 Skigebieten für mehr Sicherheit.

Seit 1960 widmen sich DSV aktiv und die Stiftung Sicherheit im Skisport (SIS) den Bedürfnissen der Freizeitsportler. DSV aktiv ist außerordentliches Mitglied des Deutschen Skiverbands, hat 300.000 Mitglieder und zählt damit zu den weltweit größten Freizeitsportorganisationen. Am Sitz in Planegg bei München beschäftigt man aktiv rund 30 Mitarbeiter. Die Organisationen entwickeln Maßnahmen und Aktionen zur Unfallverhütung auf Skipisten und Loipen. Im Fokus stehen Unfallursachenforschung, Vorbeugeprogramme und die Unterstützung der DSV-Skiwacht. So sind in der Skisaison von Dezember bis Mai rund 250 Skiwachtfrauen und -männer an vierzig Standorten in sechzig Skigebieten im Einsatz.

Cornelia Rockstuhl verantwortet innerhalb der Geschäftsleitung die Bereiche Finanzen und Personal. Dazu gehören die dreißig Mitarbeiter in Planegg, die für den Geschäftsbereich DSV aktiv und die zugehörige Stiftung SIS zuständig sind. Tilman Brenner, Geschäftsleiter der Stiftung Sicherheit im Skisport, ist verantwortlich für die 250 Skiwachtfrauen und -männer, die jeweils während der Wintersaison bei der SIS angestellt sind. Eine solch heterogene Mitarbeiterstruktur bringt eine Reihe von Herausforderungen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit sich. „Die Dienstpläne der Skiwachtmitarbeiter werden an den vierzig Standorten lokal erstellt und anschließend in Planegg zentral erfasst“, erklärt Tilman Brenner. „Für die dreißig festangestellten Kollegen in Planegg gelten zudem unterschiedliche Berechnungsmodelle der betrieblichen Altersversorgung (bAV)“, ergänzt Cornelia Rockstuhl. „Über die in unserer neuen Finanzsoftware „Sage Lohn XL“ vorgegebenen Lohnarten können nun sowohl Alt- als auch Neuverträge einfach abgewickelt werden.“

Zuvor erfolgte die Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen über zwanzig Jahre lang teils über das ERP-System, teils – seit 2006 – über das Steuerbüro der Organisation. Die im ERP integrierten Funktionen erlaubten zwar eine vollständige Lohn- und Gehaltsabrechnung, bargen jedoch einige Nachteile. Die Lösung bot weder ein Kalendarium noch die Verwaltung von Ansparkonten. Zudem unterstützte sie die landwirtschaftlichen Krankenkassen (LKK) nicht. Diese sind für die SIS jedoch notwendig, weil in den Wintermonaten zahlreiche Landwirte als Skiwachtler arbeiten. Das Kalendarium ist ein entscheidender Faktor, um deren Arbeitstage schnellstmöglich erfassen und Ansparkonten für diejenigen, die im Mini-Jobmodell beschäftigt sind, führen zu können. Zuvor wurden diese in einer separaten Excel-Tabelle erfasst, ein aufwendiges und fehleranfälliges Verfahren. Die Meldung an die LKK erfolgte gesondert und verursachte so deutlichen Mehraufwand.

Zugriff auf die Finanzsoftware überall und jederzeit

Um diese Missstände zu beenden, entschlossen sich die Verantwortlichen Anfang 2013, den Markt für Lohn- und Gehaltssoftware zu sondieren. Dabei sollte die neue Software neben einem Kalendarium und der LKK-Unterstützung weitere manuelle Arbeiten automatisieren und vor allem den Zugriff von unterwegs und vom Home Office aus gewährleisten. „Besonders war uns wichtig, die Daten nicht mehr bei uns auf den Server abzulegen. Durch die Nutzung über ein externes Rechenzentrum können wir von zuhause aus arbeiten“, erläutert Cornelia Rockstuhl.

Vor diesem Hintergrund war also eine ASP-Lösung (Application Service Provider) gefragt, mittlerweile auch gerne Cloud Computing genannt. Auf persönliche Empfehlung erfolgte der Kontakt zu dem Anbieter Sage. Nachdem die Entscheidung für die Einführung von Lohn XL Online fiel, dauerte es zwei Monate bis zum ersten Abrechnungslauf mit der neuen Software. Durch das Cloud-Modell entfiel jegliche Implementierung, die IT-Abteilung von DSV aktiv musste lediglich die Drucker einrichten. Die Software wird in einem ISO9001- und ITIL-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland gehostet. Der Zugriff erfolgt per Browser über eine verschlüsselte Verbindung. Durch zusätzliche Verschlüsselungen, physische Schutzmaßnahmen und mehrfache Datensicherungen sind die sensiblen Mitarbeiterdaten gut geschützt. Um die Anwender der Software vorzubereiten, erfolgte eine zweitägige Inhouse-Schulung. Für die Vertiefung und Einführung in neue Funktionen nutzen die Mitarbeiter zudem regelmäßige die Sage-Fortbildungskurse. Für spontan auftretende Fragen oder mögliche Probleme steht ein fachkundiger Support telefonisch zur Verfügung.

Übersichtliche Lohnabrechnungen

„Endlich lassen sich alle Abrechnungsdaten in ein Kalendarium eintragen und die Skiwachtmitarbeiter dadurch einfacher abrechnen“, berichtet Tilman Brenner. „Auch konnten wir endgültig die manuell geführten Excel-Listen für die Ansparkonten ad Acta legen. Das ist jetzt alles in der neuen Software integriert. Das Meldewesen ist nun sehr einfach in der Handhabung, dank des gut strukturierten und übersichtlichen Meldecenters. Aus der Lohnabrechnung können wir sofort alle benötigten Bescheinigungen an die Ämter erstellen. Dies wurde vorher alles mit Hand ausgefüllt.“

In der täglichen Nutzung überzeugt die Anwender bei DSV aktiv die übersichtliche Gliederung aller für die Abrechnung benötigten Punkte und die einfache Stammdatenverwaltung. Zusätzlicher Vorteil: Es gibt eine ganze Menge an bereits vorgefertigten Auswertungslisten. Zudem lassen sich auch individuelle Auswertungslisten erstellen. „Auch finden wir gut,“, so Cornelia Rockstuhl, „dass Daten auf unterschiedliche Art und Weise eingelesen werden können. Dies spart uns besonders bei der Erfassung der Stunden der Skiwacht im Kalendarium enorm viel Zeit. Die Bearbeitung der gesamten Personaldaten lässt sich nun insgesamt schneller erledigen.“

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