Mittelstand muss nachbessern

Mangelnde Dokumentensicherheit

Der Mittelstand hat Nachholbedarf bei der Dokumentensicherheit, wie eine Umfrage im Auftrag von Kyocera Document Solutions ergeben hat. Dabei hat mehr als die Hälfte der befragten Büroangestellten regelmäßig Zugriff auf Dokumente und Informationen, die nicht für sie bestimmt sind.

Sicherheitsrisiko: Druckerausgabefach

Oftmals unterschätztes Sicherheitsrisiko: Das Ausgabefach des Druckers

Die Gewährleistung der IT-Sicherheit steht weit oben auf der Agenda der Unternehmensverantwortlichen. Trotzdem besteht im Mittelstand offenkundig Optimierungspotential, wenn es bei sensiblen Dokumenten wie Verträgen oder Korrespondenzen um den Schutz vor unberechtigtem Zugriff geht. Zu diesem Ergebnis kommt eine Umfrage des Statistikportals Statista im Auftrag von Kyocera. Im Rahmen der Untersuchung wurden von August bis September dieses Jahres 1.000 Büroangestellte mit Computerarbeitsplatz zu ihrem Umgang mit vertraulichen Informationen befragt.

Das Ergebnis: Mehr als 70 Prozent der deutschen Büroangestellten kommt oft bzw. täglich mit sensiblen Dokumenten in Berührung. Besonders heikel: 53 Prozent gaben an, mindestens einmal pro Woche Zugriff auf nicht für sie bestimmte Dokumente zu haben. „Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen liegen Dokumente häufig in Netzwerkordnern, auf die jeder Zugriff hat. Diese Informationen können dann nicht nur leicht eingesehen, sondern auch kopiert oder weitergeleitet werden. Dies ist natürlich ein Risiko – insbesondere bei unzufriedenen oder unvorsichtigen Mitarbeitern“, kommentiert David Pütz, Produktmarketing Manager bei Kyocera Document Solutions die Ergebnisse der Befragung.

Sicherheitsrisiko: Ausgabefach des Druckers

Neben Netzwerkordnern entpuppen sich aber auch Bürodrucker bzw. Multifunktionssysteme als Sicherheitsrisiko: So hat jeder fünfte Befragte (18 Prozent) schon einmal Ausdrucke von Kollegen im Ausgabefach des Druckers gefunden, die dort vergessen wurden. 28 Prozent gaben sogar an, dass sie hier oft bzw. regelmäßig auf sensible Dokumente stoßen, die nicht für ihre Augen bestimmt sind.

Die Umfrage zeigt, dass vor allem kleine und mittlere Unternehmen Nachholbedarf beim Thema Dokumentensicherheit haben. So gaben 40 Prozent der Beschäftigten in Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern an, dass ihr Betrieb keinerlei Maßnahmen zur Verbesserung der Dokumentensicherheit ergriffen hat. In Firmen mit mehr als 500 Mitarbeitern sind es hingegen nur neun Prozent. David Pütz: „Obwohl die Verbesserung der IT-Sicherheit seit langem zu den wesentlichen Herausforderungen in deutschen Unternehmen gehört, zeigt die Umfrage, dass gerade beim Umgang mit sensiblen Dokumenten noch Nachholbedarf besteht. Dabei lassen sich beispielsweise mit Print-&-Follow-Lösungen oder Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) Prozesse nicht nur effizienter, sondern auch sicherer gestalten.“

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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