Mehr Rechnungen sind jetzt möglich

Maschinenbauer setzt auf Scandienstleister

Die Hauni Maschinenbau GmbH verarbeitet mithilfe von Cocq Datendienst seit einigen Monaten ihre Eingangsrechnungen und koordiniert verbundene Unternehmen.

Hauni Maschinenbau GmbH

Seitdem die Eingangsrechnungen digitalisiert werden, hat sich die manuelle Nacharbeit bei der Hauni Maschinenbau GmbH erheblich reduziert.

Zunächst hatte der Maschinenbauer die Eingangsrechnungen für alle vier Unternehmen – etwa 180.000 im Jahr – selbst digitalisiert. Eine Mitarbeiterin war allein damit beschäftigt, diese zu scannen und zu validieren. „Dabei handelt es sich um einen sehr zeitintensiven Prozess. Diverse Angaben, wie Adresse und Bankdaten, auf den Belegen müssen mit den Kreditorenstammdaten abgeglichen werden. Darüber hinaus ist zu überprüfen, ob sie mit vorliegenden Bestellungen übereinstimmen. Bei fehlenden Übereinstimmungen müssen wir tiefer in die Materie einsteigen“, erläutert Julia Beatrice Bolloff-Albrecht, Group Manager Accounts Payable bei Hauni.

„Wir suchten nach einem Dienstleister, der die Vorvalidierung übernimmt, sodass wir uns auf die buchhalterischen Tätigkeiten konzentrieren können“, erklärt Bolloff-Albrecht. Die Verantwortlichen entschieden sich für Cocq Datendienst. Ausschlaggebend dafür war, dass dieser seit 2017 erfolgreich Reisekostenbelege für Hauni Maschinenbau und seine Betriebsstätten erfasst. Da das Konzept für die Verarbeitung der Eingangsrechnungen überzeugte und das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmte, hat der Hamburger Scandienstleister im April 2019 den Auftrag erhalten. 

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Bisher mussten Mitarbeiter in der Poststelle von Hauni die Post öffnen und Rechnungen für die assoziierten Unternehmen sortieren. Anschließend holte der Dienstleister die Papierrechnungen an jedem Werktag ab und digitalisierte sie in seiner Produktionsstätte mit Hochleistungsscannern. Das ist Vergangenheit: Über eine spezielle Positionserkennung wird jetzt eine wesentlich höhere Erkennungsrate erreicht. Außerdem erhält der IT-Dienstleister die SAP-Stammdaten und Bestelldaten, mit denen die erkannten Rechnungsinformationen abgeglichen werden können. Danach stellt er die Rechnungen als PDF-Dateien zusammen mit einer XML-Datei zum direkten SAP-Import noch am selben Tag zur Verfügung. In Letzterer befinden sich Informationen wie Rechnungsdatum, Rechnungs- und Steuerbeträge sowie Bankdaten, sodass diese automatisch zur Zahlung weitergeleitet werden können. Bei Abweichungen erhält der Kunde Fehlercodes zur Prüfung.

Seit die Eingangsrechnungen digitalisiert werden, hat sich die manuelle Nacharbeit erheblich reduziert. Wurden früher 1.000 bis 1.500 Rechnungen pro Monat vollautomatisch gebucht, konnte bereits im ersten Monat die automatische Freigabequote auf das Vierfache des Vormonats gesteigert werden. „Von den etwa 10.000 Rechnungen, die jetzt monatlich für alle vier Gesellschaften eingehen, sind 80 Prozent bestellbezogen und davon können 67 Prozent aufgrund der Vorarbeiten automatisch verbucht werden“, resümmiert  Bolloff-Albrecht.

Hauni Maschinenbau GmbH
Branche: Maschinen- und Anlagenbau (Tabakindustrie)
Mitarbeiterzahl: rund 4.500
www.hauni.com

Bildquelle: Hauni Maschinenbau

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