Personalarbeit der Zukunft

Mehr digitale Tools, weniger Aufwand für strategische Aufgaben

Deutschland arbeitet „remote“: Covid-19 hat gezeigt, wie die Digitalisierung die Arbeit in Zukunft verändert. Das gilt auch für den Personalbereich. Dabei offenbart sich schnell, wo die Chancen und Grenzen dieser Transformation für die HR-Abteilung liegen.

Mehr digitale Tools, weniger Aufwand für strategische Aufgaben

Bei der Weiterbildung können digitale Angebote eine Alternative zu Präsenzschulungen darstellen.

In der HR ist dieses Thema nicht einfach mit dem Einsatz neuer Tools erledigt, sondern ein Umdenken ist gefragt. Ohne entsprechendes Mindset und Leitlinien zur „Remote“-Arbeit, zu flexiblen Arbeitszeiten oder neuen Kommunikationsformen wie Videokonferenzen kann die Weiterentwicklung in diesem Bereich nicht gelingen.

Personalabteilungen arbeiten mit Informationen, die hochsensibel sind, beispielsweise Personal- oder Gehaltsdaten. Zu deren Schutz bilden HR-Systeme häufig Silos und werden in puncto Datenschutz gesondert behandelt, obwohl moderne Security-Konzepte mit einem ganzheitlichen Ansatz alle Unternehmensbereiche gleichermaßen schützen sollten. Bei der Integration können Enterprise-Service-Management-Lösungen helfen. Gleichzeitig verringert Automatisierung die Arbeitslast in HR und hilft, Fehler zu vermeiden. Die Digitalisierung wird auch erschwert, weil viele Dokumente wegen ihrer rechtlichen Beweiskraft unterzeichnet und dafür „remote“ zeitaufwendig hin- und hergeschickt werden müssen. Und schließlich geht es bei HR immer um Menschen, persönlicher Kontakt ist also ein wichtiger Bestandteil der Arbeit. Wie kann das künftig umgesetzt werden?

Rechtliche Grenzen digitaler Personalarbeit

Für eine schnelle Bearbeitung von Dokumenten sind elektronische Unterschriften, die von den Beteiligten eingesetzt werden, eine pragmatische Lösung, haben allerdings vor Gericht bislang keine Beweiskraft. Die HR-Verantwortlichen müssen also genau klären, wo eine digitale Unterschrift ausreicht. Wenn ein Unternehmen bereits elektronische Personalakten führt, hilft das beim virtuellen Arbeiten. Alle Personaldaten und Dokumente werden an einem zentralen, speziell gesicherten Ort gespeichert, auf den nur explizit berechtigte Personen wie z.B. Mitarbeiter der Personalabteilung zugreifen dürfen. So haben die Personalverantwortlichen auch im Home Office Zugang zu allen wichtigen Dokumenten der Mitarbeiter – wie Verträge, Zielvereinbarungen, Krankmeldungen oder Stundenbelege. Der Anteil der administrativen Arbeiten kann durch den Einsatz digitaler Tools wie Service-Management oder Self Services – bei denen der Mitarbeiter z.B. seine Adresse in den Stammdaten selbst ändert – zugunsten der strategischen Aufgaben deutlich reduziert werden.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 9/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Als Folge des Lockdowns hat der Einsatz von Videokonferenzen stark zugenommen. Diese können aber im HR-Bereich nur bedingt eingesetzt werden.

„Remote Onboarding“ mit Konzept

Auch das „Remote Onboarding“ neuer Mitarbeiter ist eine Herausforderung: Am besten gibt HR mit einem gut ausgearbeiteten Konzept den Rahmen verbindlich für alle Abteilungen vor. So wird die Qualität des „Onboardings“ unabhängig von einzelnen Vorgesetzten und unterstützt Manager in ihrer neuen Rolle als virtuelle Vorgesetzte. Die folgenden Punkte sollten dabei geregelt sein: 


Wie kommt der neue Mitarbeiter an sein Equipment?

Wie bekommt der neue Mitarbeiter ein Gefühl für die Werte und Ziele des Unternehmens?
Wie kann der neue Mitarbeiter gezielt Know-how aufbauen?

Weiterbildung ist auch bei langjährigen Mitarbeitern ein wichtiges Thema. Auch hier können digitale Angebote eine Alternative zu Präsenzschulungen darstellen. So funktionieren virtuelle Schulungsangebote für operatives Know-how gut. In den Bereichen Soft Skills wie z.B. in den Bereichen Verkaufstraining, Konfliktmanagement etc. ist dies allerdings nicht der Fall. Denn dort ist für den Trainer eine Beurteilung nur  möglich, wenn die gesamte Persönlichkeit direkt wahrgenommen werden kann. 

Bildquelle: Getty Images/iStock

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