Video Collaboration

Mehr Flexibilität und Komfort bei der Arbeit

René Schulz, Head of Enterprise Central & South Europe bei Logitech, erklärt im Interview, wie Mittelständler von Modern-Workplace-Konzepten profitieren können und was Video-Collaboration-Lösungen damit zu tun haben.

René Schulz, Head of Enterprise Central & South Europe bei Logitech

René Schulz, Head of Enterprise Central & South Europe bei Logitech

ITM: Herr Schulz, gibt es für Sie einen Unterschied zwischen einem „Digital Workplace“ und einem Modern Workplace gibt und worin dieser besteht?
René Schulz:
Da es für beide Termini keine festgelegte Definition gibt, kann man gar nicht so genau sagen. Man könnte unter einem „Digital Workplace“ eher die Tool- und Technologieebene sehen und den „Modern Workplace“ stärker auf die Unternehmenskultur beziehen. Wobei sich dann natürlich auch direkt die Frage stellt, was konkret „modern“ bedeutet. Aus meiner Sicht ist ein moderner Arbeitsplatz ohne Digitalisierung heutzutage nicht mehr möglich. 

ITM: Welches sind die spezifischen Herausforderungen, die das Modern-Workplace-Konzept für den Mittelstand mit sich bringt?
Schulz:
Natürlich sind die Arbeitsweisen in einem Mittelstandsunternehmen nicht vergleichbar mit denen eines Großkonzerns oder Start-ups. Gleichzeitig stehen sie natürlich auch vor anderen Herausforderungen bei der Transformation zu einem „modern Workplace“ – wobei natürlich auch nicht alle mittelständischen Unternehmen über einen Kamm geschoren werden können.

Mittelständische Unternehmen haben oft eine lange Tradition und halten gerne an Althergebrachtem fest – was auch verständlich ist, wenn man sich die Personalstrukturen in solchen Unternehmen ansieht. Denn zum einen ist der Altersdurchschnitt der Mitarbeiter tendenziell etwas höher, zum anderen fehlt Personal, das sich dediziert mit Trends und Möglichkeiten rund um das Thema Unternehmenskultur und modernem Arbeiten beschäftigen kann.

Es ist noch nicht so lange her, da war die Einrichtung eines „modern Workplace“ mit hohen Investitionskosten und Aufwand verbunden: Plug and Play war quasi nicht vorhanden. Das hat sich inzwischen deutlich verändert. Doch in vielen Unternehmen hat sich das Bild von teuren Tools, die unzufriedenstellende Qualität abliefern, verfestigt. Inzwischen ist die Welt jedoch eine andere und gerade für KMUs wurden Lösungen entwickelt, die einfach zu bedienen, auf die Bedürfnisse angepasst und kosteneffizient sind.

ITM: Wie erklären Sie sich, dass der zunehmende digitale Fortschritt im Büro und der damit einhergehende Wandel der Denkweise viele Mitarbeiter verunsichert?
Schulz:
Da spielen meiner Erfahrung nach zwei Dinge zusammen. Zum einen gibt es nach wie vor in vielen Unternehmen Tools, die sehr kompliziert in der Anwendung sind und zu einer schlechten User Experience führen. Zum anderen wird ein solcher Wandel seitens des Managements nicht richtig vorgelebt und vorbereitet.

Ohne klare Rahmenbedingungen, Definitionen und „How to“-Beispiele fühlen sich Mitarbeiter sowohl mit der neuen Arbeitsweise an sich als auch neuen Tools schnell überfordert – und mit Überforderung geht Verunsicherung einher.

ITM: Was kann man dieser Verunsicherung in Bezug auf neue technologische Entwicklungen entgegensetzen?
Schulz:
Die Antwort ist eindeutig: Mit Plug-and-Play-Ansätzen und einer vollumfänglichen Ausstattung des Mitarbeiters. Das bedeutet: Die eingesetzten Tools müssen intuitiv bedienbar sein, einen hohen Qualitätsstandard haben und das nicht nur im Büro, sondern auch im Home Office. Inzwischen gibt es zahlreiche solcher Angebote am Markt, die auch mit verschiedenen Systemen kompatibel sind.

ITM: Viele Mittelständler fürchten auch, ein Modern Workplace mit UCC-Methoden etc. sei eine riesige Investition und mit einer großen Hardware-seitigen Umrüstung verbunden – davor scheuen sie zurück. Ist dies in Ihren Augen begründet?
Schulz:
Nein, heutzutage absolut nicht mehr! Denn inzwischen gibt es zum einen Lösungen, die speziell auf die Bedürfnisse dieser Unternehmen zugeschnitten sind – wie beispielsweise die Raumgröße der Meetingräume. In den seltensten Fällen haben Mittelständler riesige Meetingräume – und eine kleinere Lösung bedeutet natürlich auch weniger Kosten. Mit einem entsprechenden Plug-and-Play-Ansatz entfallen auch zusätzliche Kosten für Installation und Wartung.

Was dann noch bleibt, ist die Ausstattung der einzelnen Mitarbeiter. Da reichen jedoch ein gutes Headset und eine einzelne Kamera ebenfalls völlig aus. Summa summarum ergibt sich natürlich eine gewisse Investition, deren Höhe jedoch alles andere als utopisch ist. Und die Nutzen-Kosten-Rechnung fällt am Ende immer positiv aus.

ITM: Wie kann z.B. Videokonferenz-Technologie helfen, Unternehmen und Mitarbeiter zu entlasten und welchen Vorurteilen begegnet dieser Gesprächstypus anno 2019 noch?
Schulz:
Die Vorurteile decken sich leider noch mit dem bereits skizzierten Szenario: Komplex in der Installation, teuer und kompliziert in der Anwendung bei nicht optimaler Qualität. Doch hier hat sich unglaublich viel am Markt getan, sodass jedes dieser Vorurteile nicht mehr berechtigt ist. Die Vorteile, die moderne Video-Collaboration-Lösungen bieten, sind zahlreich: Mehr Flexibilität und Komfort bei der Arbeit, da Telefonate und Meetings einfach und in guter Qualität von überall aus geführt werden können. Reisezeiten werden damit beispielsweise deutlich verringert, die Arbeitszeit kann effizienter genutzt werden und Teams, die geografisch nicht am selben Ort arbeiten, können sich dennoch persönlich besprechen.

ITM: Möchte man sein Unternehmen tatsächlich zum Modern Workspace machen, welches sind die ersten Schritte, die man einplanen sollte?
Schulz:
Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme: Was zeichnet die Arbeitsweise im Unternehmen aus, wo kann Technologie einen wirklichen Mehrwert bieten und was ist das „Must Have“ und was ist das „Nice to Have. Denn alles auf einmal ist nicht nur teuer, sondern überfordert die Mitarbeiter auch schnell. Ist der Fahrplan dann klar, gilt es im zweiten Schritt, die Mitarbeiter zu informieren und über die geplanten Schritte aufzuklären. Je nach Tool kann es sinnvoll sein, erstmal mit einem Pilotprojekt zu starten.

Ein Beispiel: Möchte ein Unternehmen auf Video Collaboration setzen, die Mitarbeiterstruktur ist jedoch eher wenig technologieaffin, könnte der erste Schritt eine Installation im Meetingraum sein. Nach einiger Zeit der Anwendung gewöhnen sich die Mitarbeiter an die Technologie und neue Art der Zusammenarbeit mit beispielsweise Dienstleistern oder anderen Teams. Die Hemmschwelle, die Tools dann auch zuhause allein zu nutzen, wird mit diesen positiven Erfahrungen im Hinterkopf deutlich geringer sein.

Bildquelle: Logitech

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