Projektmanagement beim Schienenfahrzeugausstatter

Microsoft Project Server im Praxiseinsatz

Die SMA Railway Technology GmbH aus Kassel stellt Bordnetzumrichter für Schienenfahrzeuge her. Massenproduktion und Großserien der robusten und kompakten Aggregate, die in Zügen aller Art zum Einsatz kommen, gibt es nicht. Die Individualentwicklungen im Tagesgeschäft sind somit fast komplett projektgesteuert.

Im Jahr 2008, als das Unternehmen aus seiner heutigen Muttergesellschaft SMA Solar durch Ausgründung hervorging, liefen bei SMA Railway nur maximal drei Projekte nebeneinander. Die Projektarbeit wurde damals vorwiegend mit Excel-Listen koordiniert, die innerhalb der Teams per E-Mail verbreitet wurden.

„Seither hat sich das Projektgeschäft allerdings verdreifacht – und damit gestaltete sich die Koordination mit Excel-Listen  problematisch“, erklärt Janosch Fricke, Corporate IT Solutions Office bei der SMA Solar Technology AG, die als Muttergesellschaft bei der Integration der Lösung unterstützte. „Mit wachsender Projektanzahl wurde es zunehmend schwieriger, die Übersicht zu behalten.“

Das Fehlen einer Ressourcenplanung brachte Herausforderungen mit sich. Es kam zu Überbuchungen, weil beispielsweise ein Regelungstechniker zur selben Zeit für mehrere Projekte eingeplant war. Da er nur eines davon bedienen konnte, mussten andere warten. Mitte 2013 fiel schließlich die Entscheidung für die unternehmensweite Einführung einer Projektmanagementlösung.

Bei der Suche nach einer geeigneten Lösung konnte man auf die Expertise in der Muttergesellschaft zurückgreifen. Diese setzt schon seit einigen Jahren Microsoft Project Server 2010 als Unternehmensstandard für das Projektmanagement ein. Auch in Sachen externer Einführungsunterstützung gab es bereits Erfahrungen, sodass SMA Railway mit Campana & Schott auf einen Partner mit entsprechender Projektmanagementkompetenz zurückgriff. Zum Kernteam der halbjährigen Softwareeinführung gehörten zwischen August 2013 und Januar 2014 in Spitzenzeiten jeweils drei Mitarbeiter von SMA Railway, der IT-Abteilung von SMA Solar und von Campana & Schott.

Die SMA Railway Technology GmbH
Firmengründung: 2008 (durch Ausgliederung des Geschäftsbereiches Bahntechnik aus der SMA Technologie AG)
Mitarbeiter: 250 (Stand 2013)
Produktbereiche: Bahntechnik, innovative Energieversorgung für Schienenfahrzeuge
Umsatz (2013): 36 Millionen Euro (IFRS)

Man war sich bewusst, dass die Umstellung auf ein unternehmensweit einheitliches Projektmanagement einen tiefen Eingriff in die Arbeitsroutine nahezu aller Beschäftigten bedeuten würde. Um Akzeptanz zu gewinnen, mussten unterschiedliche Mentalitäten zusammengebracht werden: Ein Projektmanager nähert sich einem Problem meist ganzheitlich aus der Vogelperspektive. Dagegen arbeitet ein Qualitäts- oder Testmanager naturgemäß eher detailorientiert. „Unser Ziel war es, in allen Fachabteilungen ein gemeinsames Verständnis über die Ablaufstrukturen der Lösung herzustellen. Deshalb holten wir schon in der Planungsphase alle Abteilungs- und Gruppenleiter mit ins Boot“, schildert Janosch Fricke.

Nie wieder doppelt gebuchte Ressourcen

Es entstand eine Lösung, die sich von Beginn an der Praxis der späteren Anwender ausrichtete. Nach mehr als einem Jahr hat sich Microsoft Project Server bei SMA Railway bewährt: Wenn die Geschäftsführung heute nach dem Stand eines bestimmten Projekts fragt, muss niemand mehr E-Mails durchforsten und telefonisch bei Teamkollegen nachfragen.

„Mit wenigen Mausklicks herrscht in den jeweiligen Projekten jederzeit Übersicht zu Status, Budget und Terminen. Verzögerungen dadurch, dass beispielsweise Ressourcen von Projektbeteiligten versehentlich doppelt gebucht wurden, können so vermieden werden“, erläutert Fricke die Vorteile der Lösung.

Doch als komplett abgeschlossen sieht er das Projekt nicht: „Nachhaltig sind solche Erfolge nur, wenn alle Mitarbeiter bei der Pflege ihrer Projektdaten die notwendige Disziplin einhalten. Dafür bedarf es stetiger Motivation – auch nach einem Jahr noch.“ 

Bildquelle: SMA

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