Präzises Dokumenten-Management

Mit Fingerspitzengefühl Prozesse steuern

Die hochpräzise Mess-, Steuer- und Regeltechnik der Moba Mobile Automation AG ist gefragt. Bei der Steuerung zentraler Geschäftsprozesse setzt man dabei auf digitales Dokumenten-Management.

  • Atlas Copco Paver

    Die Entwicklung und Herstellung von Maschinensteuerungssystemen, Identifikations- und mobilen Wägetechnologien sowie flexiblen Software-Lösungen zählen zur Kernkompetenz des Unternehmens. ((Bildquelle: Atlas Copco))

  • Nahaufnahme einer Platine

    Die Moba Mobile Automation AG besitzt langjährige Erfahrung in der Automatisierungstechnik. Dabei beschäftigt man weltweit Experten in der Entwicklung und Herstellung von Maschinensteuerungssystemen, Identifikations- und mobilen Wägetechnologien sowie flexiblen Software-Lösungen. ((Bildquelle: Moba Mobile AG))

  • Der Hauptsitz der Moba Mobile AG.

    Der Hauptsitz der Moba Mobile AG. ((Bildquelle: Moba Mobile AG))

Als Ingenieurbüro 1972 gegründet, zählt die Moba Mobile Automation AG heute mit über 17 internationalen Tochtergesellschaften zu den weltweit ersten Adressen in der mobilen Automation. Die Entwicklung und Herstellung von Maschinensteuerungssystemen, Identifikations- und mobilen Wägetechnologien sowie flexiblen Software-Lösungen zählen zur Kernkompetenz des Unternehmens.

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Innovationen durch den gezielten Einsatz neuer Technologien voranzutreiben, ist ein zentraler Pfeiler der Firmenphilosophie und verantwortlich für das Firmenwachstum. Eine Entwicklung, die 2015 grundlegende Veränderungen der administrativen Geschäftsprozesse erforderte. „Die enorme Zunahme von Papierdokumenten, speziell im Bereich des zentralen Rechnungswesens, verzögerte nicht nur die Bearbeitungsprozesse, sondern drohte darüber hinaus, die für die Aktenarchivierung zur Verfügung stehenden Ablageflächen zu sprengen“, erklärt Judith Schweitzer, Assistentin des Vorstands und bei Moba u.a. verantwortlich für die Koordination unternehmensweiter Lean-Office-Management-Konzepte. Im Auftrag des Leiters Finanzen und Controlling begutachtete sie deshalb gemeinsam mit einer Fachkraft aus der Buchhaltung digitale Dokumenten-Management-Systeme. Gesucht wurde eine zukunftsorientierte Lösung, die das Papieraufkommen drastisch reduzieren und die Effizienz der Verwaltungsprozesse der dynamischen Firmenentwicklung anpassen sollte.

Digitale Workflows definieren

Ausschlaggebend für die Entscheidung zugunsten von Docuware war neben der Funktionalität und Skalierbarkeit der Lösung ihre weitgehend selbsterklärende Bedienoberfläche. „Das System ließ sich nahtlos in unsere vorhandenen Applikationen integrieren und ist ohne langwierige Einführungskurse intuitiv bedienbar“, fasst Judith Schweitzer zusammen. Nur geringer Anpassungsaufwand an individuelle Anforderungen und die hohe Akzeptanz seitens der Anwender spiegeln sich in einer schnellen Amortisation der Investitionen wider. „ROI-Kalkulationen, die ich für unterschiedliche Szenarien erstellt habe, zeigten, dass sich die Gesamtkosten für das DMS bereits nach einem, maximal jedoch nach zwei Jahren rentieren würden“, so Judith Schweitzer. Im Investitionsvolumen enthalten waren die Kosten für drei leistungsstarke Canon-Dokumentenscanner, die als Ergänzung bereits vorhandener Multifunktionsgeräte in den Bereichen Wareneingang, Auftragssachbearbeitung und Buchhaltung installiert wurden.

Gestartet wurde im März 2015 mit der Digitalisierung der monatlich etwa 1.200 Lieferscheine, einem der Hauptverursacher der Papierflut. „Um den intelligenten Indexierungsservice des DMS-Systems zu trainieren und von Beginn an eine möglichst hohe Trefferquote bei der automatisierten Zuordnung zu erzielen, haben wir im Vorfeld alle Lieferscheine aus 2014 über eine Aushilfskraft scannen lassen“, erklärt Judith Schweitzer, die die DMS-Einführung als Projektverantwortliche leitete.

Moba Mobile Automation AG

  • Branche: Elektroindustrie (Elektronikentwicklung)
  • Gründung: 1972
  • Standort: Limburg
  • Mitarbeiter: 530

In weiteren Projektschritten wurden ab 2016 auch die Eingangsrechnungen für Produktions- und Nichtproduktionsmaterial digitalisiert. Von den involvierten Fachabteilungen wurden gemeinsam mit dem Docuware-Partner Steigauf Daten Systeme GmbH die Bearbeitungsprozesse analysiert und digitale Workflows definiert. „Es ist wichtig, die betroffenen Sachbearbeiter in die Konzeptionsphase einzubinden, da sie am besten beurteilen können, welche Felder und Freigabestempel beispielsweise notwendig sind, um eine reibungslose Prozessabwicklung zu gewährleisten“, unterstreicht Judith Schweitzer. Nach der Kopplung des digitalen Archivs mit dem vorhandenen Warenwirtschaftssystem Microsoft Dynamics AX und Outlook werden seit 2016 auch Ausgangsrechnungen, Dokumente aus dem Bereich Auftragssachbearbeitung, etwa Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Packlisten, sowie per E-Mail eintreffende Rechnungen und Bestellungen archiviert.

Tagesaktueller Überblick

Durch die Digitalisierung der Lieferscheine und Eingangsrechnungen konnte nach Angaben von Judith Schweitzer die Wareneingangsbearbeitung beschleunigt werden. „Unstimmigkeiten, etwa im Fall von beschädigt eintreffenden Warensendungen, können heute viel schneller behoben und Skontofristen konsequent genutzt werden.“ Dies bedeutet hohe Transparenz, von der nicht nur Rechnungswesen und Auftragssachbearbeitung, sondern auch die Fachabteilungen profitieren. Während die Buchhalter sich jederzeit auf Knopfdruck über Rechnungseingänge und offene Posten informieren können, erhalten Abteilungsleiter bei Bedarf einen tagesaktuellen Überblick über getätigte Bestellungen und damit Planungssicherheit über ihre Budgets.

„Im Rahmen von Rechnungsprüfungen wurde uns die Revisionssicherheit der digital archivierten Dokumente bestätigt. Während wir in der Anfangsphase der DMS-Nutzung Papierdokumente zur Sicherheit oftmals weiterhin aufbewahrten, werden sie heute nach der Digitalisierung fachgerecht vernichtet“, so Judith Schweitzer. Auf rund 70 schätzt Judith Schweitzer die Zahl der Moba-Mitarbeiter, die das DMS tagtäglich intensiv – oder im Rahmen von Freigabeprozessen sporadisch – nutzen. Nach 3,5-jährigem Produktivbetrieb beinhaltet der digitale Dokumenten-Pool heute mehr als 150.000 oft mehrseitige Dokumente.

Parallel zur Digitalisierung der kaufmännischen Unterlagen konnte das bestehende Aktenarchiv sukzessiv reduziert werden. Positive Auswirkungen der DMS-Nutzung sieht Judith Schweitzer ebenfalls in der Kommunikation mit Partnern und Lieferanten. „Die Auskunftsfähigkeit zu einem Bearbeitungsstatus ist dank digitalem Datenzugriff selbst dann gewährleistet, wenn zuständige Sachbearbeiter wegen Urlaub oder Krankheit nicht erreichbar sind“, stellt die Projektverantwortliche fest. Geschäftsunterlagen aus der Vorstandsarbeit wie Berichte, Analysen oder Besprechungsprotokolle werden heute schon mit dem DMS archiviert.

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