Interview mit Nico Wittmann, Prego Services

Mit IT-Outsourcing schnellem Wachstum begegnen

Im Interview schildert Nico Wittmann, Bereichsleiter Anforderungsmanagement & Organisation bei Prego Services, wie Mittelständler, die ein schnelles Unternehmenswachstum verzeichnen, von IT-Dienstleistungen und IT-Outsourcing-Strategien profitieren können.

„Prinzipiell ist die Auslagerung des Einkaufs möglich, um beispielsweise durch Mengenbündelung Preisvorteile zu erlangen“, meint Nico Wittmann von Prego Services.

ITM: Herr Wittmann, durch welche Faktoren tritt die Situation ein, dass Mittelständler in kurzer Zeit einem schnellen Unternehmenswachstum begegnen müssen?
Nico Wittmann:
Es ist meist ein schleichender Prozess: Mittelständler arbeiten gut und sind erfolgreich, was sich durch neue Aufträge und zum Teil direkte Anschlussaufträge bemerkbar macht. Der wirtschaftliche Erfolg erfordert dann häufig Personalwachstum. Dies macht organisatorische Veränderungen notwendig, mit denen sich die Mittelständler oft zum ersten Mal befassen müssen. Dass mit dem Wachstum komplexer werdende Prozesse verbunden sind und dies ab einem gewissen Punkt zum Problem werden kann, wird in der Wachstumseuphorie oft vernachlässigt.

Ein anderer Grund für organisatorische Veränderungen ist der steigende Kostendruck. Die Veränderungszyklen im Markt sind kürzer geworden. Um mithalten zu können, sind Anpassungen notwendig. Dies gerät häufig in Konflikt mit dem Kerngeschäft – denn hierauf sollten sich Unternehmen weiterhin konzentrieren. Deshalb kann es sehr hilfreich sein, Leistungen, die nicht zum Kerngeschäft gehören, an Spezialisten weiterzureichen.

ITM: Welche Herausforderungen ergeben sich dadurch für Mittelständler?
Wittmann:
Die größte Herausforderung ist sicherlich, sich dem Kostendruck und dem Wandel bestmöglich zu stellen und dabei flexibel zu bleiben, um neuen Anforderungen auf dem Markt schnell begegnen zu können. Dies geht beispielweise mit standardisierten, aber modular aufgebauten Prozessen, flexiblen Arbeitszeitmodellen oder der Verlagerung von administrativen Leistungen.

ITM: Wie verändert eine Phase schnellen Wachstums die Unternehmensprozesse?
Wittmann:
Je mehr Mitarbeiter in das Geschäft eines Unternehmens involviert sind, desto komplexer und desto intransparenter werden die Geschäftsprozesse. Daher ist es notwendig, die bestehenden Prozesse zu analysieren, zu visualisieren und die gewünschten Soll-Prozesse zu definieren.

ITM: Inwiefern kann ein IT-Dienstleister mittelständische Unternehmen dabei unterstützen?  
Wittmann:
Wenn Unternehmen wachsen, dann ändern sich in den ERP-Systemen die Mengengerüste und die Anzahl der Prozesse. Das macht einen höheren Automatisierungsgrad notwendig und vor allem einen noch engeren Fokus auf die Kernprozesse, denn diese müssen sauber abgebildet sein. Häufig ist es auch sinnvoll, Systeme ineinander zu integrieren, um Synergien zu schaffen. IT-Dienstleister können Mittelständlern das Leben häufig schon dadurch vereinfachen, indem die IT-Infrastruktur sowie Anwendungen an den konkreten Bedürfnissen ausgerichtet werden. Durch Spezialisierung können Dienstleister dabei viele Anforderungen abdecken, die sich ein einzelnes mittelständisches Unternehmen nicht leisten kann.

ITM: Welche Prozesse oder Leistungen werden dabei besonders häufig ausgelagert?  
Wittmann:
Aus unserer Erfahrung betreffen Bestrebungen zur Auslagerung von Leistungen häufig den IT-Bereich, vor allem wenn es um Infrastruktur, Systemharmonisierungen oder spezielle Anwendungen geht, bei denen aktuelles Fachwissen gefragt ist. Aber auch Abrechnungsprozesse können gut ausgelagert werden, egal ob nun Personalabrechnung, Energieabrechnung oder ein entsprechendes Forderungsmanagement. Möglich ist daneben die Auslagerung des Einkaufs.

ITM: Viele mittelständische Unternehmen stehen dem Auslagern von Geschäftsprozessen jedoch skeptisch gegenüber ...
Wittmann:
Natürlich sind solche Entscheidungen sehr individuell und von Fall zu Fall verschieden. Im Grunde muss man zunächst alle wesentlichen wirtschaftlichen Fragen beantworten und dann eine Lösung entwickeln, mit der sich das betreffende Unternehmen verstärkt auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann und gleichzeitig von zusätzlichen Belastungen befreit wird.

ITM: Nicht jeder Mittelständler kann sich umfassende Dienstleistungen leisten – welche Services können Unternehmen mit kleinem Budget dennoch in Anspruch nehmen?  
Wittmann:
Grundsätzlich sollten man natürlich davon ausgehen, dass eine Verlagerung von Dienstleistungen unter dem Strich Ressourcen einspart und nicht mehr erfordert. Es wird freilich in der Praxis einige Zeit dauern, bis sich die positiven Effekte einstellen. Dafür stehen modulare Lösungsansätze zur Verfügung, die sich individuell auf die Bedürfnisse und das Budget der Anwender anpassen lassen. So können Mittelständler etwa zwischen dem einfachen Auslagern von Infrastruktur (ITO), der Übernahme von Anwendungen (AMO) oder dem Outsourcing von einfachen oder komplexen Geschäftsprozessen (BPO) wählen.

ITM: Was sind für Sie die Themen der Zukunft im Bereich IT-Dienstleistungen? Worauf müssen sich Mittelständler zukünftig einstellen?  
Wittmann:
Ich denke, dass Mittelständler das Thema IT-Sicherheit noch eine ganze Weile beschäftigen wird, gerade auch im Zusammenhang mit Cloud-Lösungen und der Big-Data-Problematik. Hier braucht der Mittelstand Unterstützung durch Spezialisten, sonst ist er den sich sehr rasch verändernden Anforderungen kaum gewachsen – dafür fehlen in der Regel einfach die Ressourcen.

Darüber hinaus wird Virtualisierung ein Thema bleiben – auch das Thema Bring your own Device (BYOD) in Verbindung mit mobilen Endgeräten wird gerade im Mittelstand immer wichtiger werden. Die Mitarbeiter wollen Lösungen, die einfach und pragmatisch sind, diese Erfahrung haben wir selbst gemacht und uns darauf eingestellt.

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