Lauberhornrennen wird mit Cobra CRM Plus organisiert

Mit Schwung ins Ziel

Die CRM–Software von Cobra unterstützt die Organisatoren bei der Umsetzung des Ski Weltcup-Rennens am Lauberhorn in der Schweiz.

Beim Ski Weltcup-Rennen am Lauberhorn sind logistisches Fingerspitzengefühl und perfekte Organisation gefragt.

Freitag: Super-Kombination, Sonntag: Slalom, dazwischen: die längste Weltcup Abfahrt – seit 1930 zieht dieses Programm den Ski-Rennzirkus nach Wengen im Berner Oberland. Dorthin gelangen Athleten, Funktionäre, Betreuer, Helfer und Zuschauer mit der Wengeneralpbahn von Lauterbrunnen. Auch sämtliche Güter wie Rennmaterial, Tribünen, Zelte oder Sponsorenartikel werden Zug um Zug auf 1.274 Meter Höhe gefahren und von dort aus weiterverteilt – eine logistische Herausforderung, ebenso wie die gesamte Organisation des Events. An die Adress-Verwaltung, in welcher unter anderem Sponsoren, Redner, Vertragspartner und Ehrengäste verwaltet werden, stellt das Team hohe Ansprüche. Die ProIT Informatik AG aus Muttenz kümmert sich um die CRM-Lösung beim Verein Internationale Lauberhornrennen in Wengen.


Schritt für Schritt


In einer ersten Phase wurde festgelegt, welche Standardfunktionalitäten von der Software „CRM Plus“ die Bedürfnisse des Kunden abdecken und in welchen Bereichen Zusatzentwicklungen umgesetzt werden müssen. Viele Ideen wurden vorgeschlagen und mithilfe von Mindmaps ließ sich aufschlüsseln, in welchen Schritten das Ziel erreicht werden kann. Von Anfang an war klar, dass das Projekt in Etappen durchgeführt werden muss – und mit jeder Durchführung des Events neue Ideen und Wünsche dazukommen würden. Die Gästeverwaltung ist bereits seit einiger Zeit im Einsatz. Hier kann zum Beispiel über verschiedene Parameter definiert werden, welcher Gast an welchem Tag zum Rennen kommt und ob dieser namentlich erwähnt werden muss oder nicht.


Event-Organisation


Gerade bei den Helfer-Adressen handelt es sich von Jahr zu Jahr um unterschiedliche Datensätze. Mit der Im- und Export-Funktion soll es laut Anbieter einfach sein, Daten in der Adresstabelle zu bearbeiten und anschließend nach Gebrauch auch wieder aus dem Datenstamm zu entfernen.
An einem mehrtägigen Anlass wie dem Lauberhornrennen treten an verschiedenen Hotspots wie dem VIP-Zelt oder im Zielbereich zahlreiche Gastredner auf. Die dafür nötigen Listen, welcher Redner wann und wo spricht, werden ebenfalls in der CRM-Lösung erstellt.

Vertragsverwaltung

Neben der Verwaltung der Adressen war es ein Hauptziel, künftig alle Verträge innerhalb der neuen Lösung zu verwalten und auszuwerten. Für Markus Lehmann, den Geschäftsführer des Vereins, ist es wichtig, die verschiedenen Verträge jährlich in einem Tool auf ihre Wirtschaftlichkeit zu prüfen und gegebenenfalls kurzfristig Korrekturen vornehmen zu können. „Auch die Buchhaltung kann die für die Abrechnung nötigen Daten aus dem System beziehen und in verschiedenen Formaten exportieren“

Beim nächsten Rennen soll es nun möglich sein, die gesamten Daten für die Akkreditierung, welche heute in einer Drittlösung verwaltet werden, in Cobra zu migrieren. Die Tickets werden dann weiterhin in der bestehenden Lösung erstellt, die Adress-Daten inklusive der gesamten Historie aber in der neuen Lösung abgelegt, heißt es. So soll sichergestellt werden, dass von Jahr zu Jahr mehr Daten zentral verwaltet werden und damit auch zugänglich und recherchierbar sind.

www.lauberhorn.ch
www.cobra.de

Bildquelle: © Verein internationale Lauberhornrennen Wengen

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