Personalbeschaffung: Interview mit Matthias Dietrich, Rexx Systems

Mitarbeiter sind die beste Werbung

Im Interview erklärt Matthias Dietrich, Sales Manager & Partner bei Rexx Systems GmbH, warum mittelständische Unternehmen noch ohne spezifische Softwareunterstützung im Personal- und Bewerbermanagement arbeiten.

Matthias Dietrich, Sales Manager & Partner bei Rexx Systems GmbH

ITM: Vor welchen Herausforderungen stehen kleine und mittelständische Unternehme derzeit in Bezug auf das Personalmanagement?
Matthias Dietrich
: Eine zentrale Herausforderung ist sicher die Suche und Bindung von passenden Talenten und Fachexperten sowie die damit verbundene Positionierung als attraktiver Arbeitgeber.
Zusätzlich werden aber sowohl der Bedarf als auch die Erwartungshaltungen der Mitarbeiter und Bewerber an Geschwindigkeit und Transparenz in der Kommunikation bzw. an Angebote im Bereich Personalentwicklung und Karriereplanung immer größer. Diese Aufgaben sind für Personaler nicht nur eine inhaltliche, sondern auch eine administrative Herausforderung, die sich mit klassischen Office-Tools wie Excel und Outlook – wenn überhaupt – nur sehr zeitaufwändig und oft fehleranfällig bewältigen lässt. Daher beschäftigen sich immer mehr mittelständische Unternehmen mit der Frage, welche HR-Softwarelösungen dabei unterstützen könnten und welche Funktionen einen tatsächlichen Mehrwert bringen.

ITM: Welche Maßnahmen zur Personalbeschaffung halten Sie für erfolgversprechend?
Dietrich:
Diese Frage lässt sich meiner Ansicht nach nicht pauschal beantworten, sondern ist sehr stark davon abhängig, in welcher Branche und welcher Region ein Unternehmen tätig ist und welche strategische Ausrichtung verfolgt wird.

Ein Punkt der aber unabhängig von konkreten Personalmarketing-Maßnahmen immer eine wichtige Rolle spielt, ist die Kommunikation mit den Kandidaten. Die Bewerber wollen (auch bei Rückfragen im Prozess) zeitnah Feedback bekommen, wollen regelmäßig auf dem Laufenden gehalten werden und interessieren sich für individuell abgestimmte Informationen anstelle von unspezifischen, allgemeinen Nachrichten. Hier kann eine passende Recruiting Software eine große Unterstützung sein und auch die Qualität der Kommunikation verbessern. Wir hören immer wieder von Kunden, dass sie erst durch die administrative Unterstützung unserer webbasierten Lösungen genügend Freiraum haben, um auf individuelle Anfragen und Interessen der Kandidaten reagieren zu können. Davor haben viele es zeitlich nicht einmal geschafft, allen Kandidaten ein entsprechendes Absageschreiben zu senden.

ITM: Welche Defizite haben diese Unternehmen im Recruitingprozess hinsichtlich Technik, Strategie und Steuerung?
Dietrich:
Die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen, die auf uns zukommen, arbeiten noch ohne spezifische Softwareunterstützung im Personal- und Bewerbermanagement. Neue Strategien zum Beispiel im Bereich Talent Management oder Employer Branding führen dann häufig dazu, dass diese Unternehmen zur Umsetzung und Steuerung der geplanten Prozesse und Maßnahmen auch die geeignete Technik brauchen. Hier haben in den letzten Jahren zahlreiche Firmen erkannt, dass das Finden und Binden der richtigen Mitarbeiter keinesfalls mehr ein Selbstläufer ist und dass Investitionen in diesem Bereich sinnvoll und langfristig oft entscheidend für den gesunden Fortbestand im Wettbewerbsumfeld sind.

ITM: Warum wird das interne Recruiting bzw. entsprechende Weiterbildungsmaßnahmen für vakante Stellen nur selten genutzt? (Stichwort Talent-Management)
Dietrich:
Oft sind diese Maßnahmen im Mittelstand noch recht unstrukturiert und stark abhängig vom Engagement einzelner Führungskräfte. Wir begegnen immer wieder Personen in der Geschäftsleitung, die aber eine Strukturierung und Formalisierung der Themen nicht zuletzt aus der Kosten-Nutzen-Perspektive sehr skeptisch sehen. Meiner Ansicht nach liegt das aber häufig daran, dass man sich große Konzerne und deren Vorgehen als Vorbild nimmt und dieses dann – verständlicherweise – nicht zum eigenen Betrieb passt. Eine Definition gemeinsamer Ziele und Prozesse im Talent Management muss aber immer letztlich immer sehr individuell auf Herausforderungen, Kultur und Strategie des Unternehmens angepasst sein. Vor diesem Hintergrund ist es bei näherer Betrachtung auch nachvollziehbar, dass laut unserer aktuellen Trendstudie zwar 55 Prozent eine Bedarf- & Nachfolgeplanung machen, aber nur 5 Prozent einen definierten Prozess für die Nominierung von Talenten haben.

ITM: Welchen Stellenwert haben derzeit mobile Bewerbungsverfahren? Wo müssen Unternehmen umdenken bzw. das Angebot verbessern?
Dietrich:
Bei der Positionierung als Arbeitgeber spielen nicht zuletzt aufgrund der sozialen Netzwerke Zugriffe von Mobilgeräten eine immer größere Rolle. Für den tatsächlichen Bewerbungsprozess nutzen aber noch vergleichsweise wenige Kandidaten ein Tablet oder gar Smartphone. Technisch ist aber in diesem Bereich heute schon vieles möglich. So bieten wir z.B. die Möglichkeit, dass man sich direkt mit seinem Xing- oder Linkedin-Profil online bewerben kann oder auch CV-Parser für das automatisierte Ausfüllen von Formularen nutzen kann.

ITM: Welche Rolle spielen das Mediennutzungsverhalten sowie der Einsatz von Videos, Social Media und anderen modernen Medienformen in Bezug auf das Recruiting?
Dietrich:
Hier sollten meiner Ansicht nach Authentizität und Aktualität die zentralen Punkte bei allen Überlegungen sein. Also nutzen z.B. viele meiner Mitarbeiter und potentiellen Kandidaten Xing oder Linkedin, dann kann es sinnvoll sein dort auch ein Unternehmensprofil anzulegen und Jobs zu posten. Die Informationen sollten aber dann auch regelmäßig gepflegt werden und Anfragen über die Netzwerke sollten auch möglichst rasch beantwortet werden. Umgekehrt wäre es wohl wenig erfolgversprechend, wenn ich auf Facebook meine Jobs poste, aber vielleicht den Mitarbeitern im Unternehmen die Nutzung des Netzwerks während der Arbeitszeit nicht erlaube.

ITM: Und welche Chance bieten soziale Medien um sich auf dem Arbeitsmarkt besser zu positionieren?
Dietrich:
Eine der größten Chancen ist zugleich ein Risiko. Nämlich die starke Einbindung der eigenen Mitarbeiter in diesen Prozess und die damit verbundene Erhöhung der Transparenz. Mitarbeiter, die das eigene Unternehmen weiterempfehlen sind oft die beste Werbung, aber umgekehrt können viele unzufriedene Kommentare kaum durch Werbeeinschaltungen wieder kompensiert werden.

Ein Punkt der aber unabhängig von konkreten Personalmarketing-Maßnahmen immer eine wichtige Rolle spielt, ist die Kommunikation mit den Kandidaten.


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