Fit für die Zukunft

Mitarbeiterentwicklung für ERP-Projekte

ERP-Einführungen und Systemwechsel setzen ein breites Spektrum an Kenntnissen, Fähigkeiten und Eigenschaften voraus. Vor allem in kleineren und mittleren Unternehmen sind diese häufig nicht ausreichend vorhanden. Die gezielte Vorbereitung und Begleitung aller Beteiligten sind das A und O für den Erfolg eines Projekts.

Mitarbeiter in einem modernen Büro

Projektleiter und Key User sollten in der Einführungsphase eine Vorbildfunktion einnehmen.

ERP-Systeme werden deutlich länger als fünf Jahre genutzt. Jeder Wechsel kann einen Quantensprung bedeuten, ist aber quasi Neuland für die Unternehmen. In der Vergangenheit war man vielerorts der Meinung, dass die soziale und persönliche Kompetenz nicht wesentlich zum Erfolg beiträgt. Der Gedanke, sich damit überhaupt auseinanderzusetzen, verursacht Unsicherheit und ist unbequem, auch aufgrund fehlender Erfahrung.

Zur ERP-Fähigkeit zählt vor allem, wie Menschen im Unternehmen zusammenleben und -arbeiten. Weitreichende Veränderungen erfordern Vertrauen. Lange Zeit hat man die entstandenen Probleme wie z.B. unzureichende Kenntnis der Infrastruktur, halbherzige Schulungen, Grüppchenbildung, Insellösungen sowie gravierende Missverständnisse verdrängt und verschoben. Sie sind nie an der Basis gelöst worden und treten gegenwärtig im Mittelstand umso intensiver an die Oberfläche – vor allem, weil ein vielschichtiges ERP-Projekt gegenüber anderen internen Projekten spezielle Besonderheiten und Bedingungen aufweist.

Abteilungsgrenzen überwinden

Ein Ziel von ERP-Systemen ist die Vereinheitlichung von Geschäftsfällen, Prozessen und Tätigkeiten, mit der eine abteilungs- und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit, Verbindung und Kommunikation unterstützt werden soll. Inwiefern die Beteiligten beispielsweise in der Lage sind, auch gedanklich Abteilungsgrenzen zu überwinden, ist eine ganz andere Frage und kann sehr oft mit „Gar nicht” beantwortet werden. Komplikationen sind vorprogrammiert. Eine ERP-Einführung kann als willkommener Anlass für das Erreichen von mehr Qualität im gemeinschaftlichen Arbeitsalltag genommen werden, die für alle Beteiligten fortwährend ein echter Mehrwert ist. Ein veränderter Umgang miteinander ist der stärkste Motivator, weil allein die Mitarbeiter für Aktivität im ERP-System sorgen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 7-8/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Die unterschätzte Hauptaufgabe des Kernteams aus Key Usern, Projektleiter und anderen ist die Vorbildfunktion. Das Team sollte die (anvisierten) Erfolge mit hohen sozialen Standards vorleben, um Interesse und Motivation bei Kollegen zu wecken. Dazu ist Inspiration nötig und inspirierend wirkt nur, was wahrhaftig, authentisch und ansprechend ist. Eine ERP-fähige Arbeitskultur bildet das Fundament für exzellente Zusammenarbeit, Menschenführung sowie persönliche Integrität.

Diese Komponente scheint sich zwar nicht unmittelbar auf den Umsatz auszuwirken, ist aber bei mangelhafter Erfüllung eine der häufigsten Quellen für nicht lokalisierbare Störungen, Qualitätsprobleme, instabile bzw. langsame Prozesse und alte Gewohnheiten. Die Mitarbeiter müssen nicht nur motiviert werden, sondern die Prozesse letztlich auch leben können.

Key User als Wegbereiter

Die Verantwortung der Key User besteht darin, die Zukunft des Unternehmens zu entwickeln. Sie lernen Prozesse und Bedienung, legen Regeln und Workflows fest, schulen und begleiten ihre Kollegen. Vom Erarbeiten und Lernen bis zum erfolgreichen Vermitteln werden stillschweigend wichtige Kompetenzen erwartet. Fehlende Kenntnisse in der Erwachsenenbildung sind oft die Ursache für eine ineffektive Schulung der Kollegen. Die Beteiligten müssen ebenfalls mit dem schnell steigenden Wissensgefälle umgehen können, was nicht selten Isolation, Neid und Mobbing erzeugt, zumal das Tagesgeschäft der Key User auf ihre Kollegen mitübertragen wird.

Den Wandel umsetzen müssen letztlich die Führungskräfte. Daher gelingt die Veränderung nur, wenn die Führungskräfte von der neuen Lebensweise absolut überzeugt sind. Hier taucht ein Paradox auf, weil diese selten in Teams arbeiten, die Teamfähigkeit aber vorleben sollen. Das Aneignen dieser Kompetenzen lässt sich durch Gruppenarbeit sehr gut in die Systemschulungen integrieren.

Der zentrale Punkt im ERP-System ist der Mensch und der sollte die bestmögliche Unterstützung in seinem Wohlbefinden, seiner Kompetenz und Entwicklung bekommen. Mit der richtigen ERP-Philosophie bietet sich dafür eine hervorragende Chance, denn ERP spricht konkrete Handlungsfelder hinsichtlich der Personalentwicklung an. In der Praxis finden sich aber noch viele unbeholfene Fortbildungsmaßnahmen.

Kompetenzen aufbauen, Potentiale abschöpfen

Eine ERP-Einführung bedeutet eine Neuausrichtung für die nächsten zehn bis 15 Jahre. Der kritische Punkt ist dabei die (zwischen-)menschliche Ebene. Darauf muss sich ein Unternehmen vorbereiten, denn noch ist das Leistungspotential von ERP-Systemen größer, als es die Unternehmenskompetenzen erlauben zu nutzen.

Viele Firmen stehen vor einer Evolution der Unternehmenskultur, die keine optionale Entwicklung darstellt, sondern Voraussetzung für den langfristigen Erfolg der gesamten ERP-Lösung ist. Hier ist ein Lern- und Informationsdefizit entstanden, das durch gezielte Schulungen und Begleitung durch Experten aufgefangen werden kann. Je besser der aktuelle Wandel verinnerlicht wird, desto besser wird man auf die nächste ERP-Generation vorbereitet sein. Dieses Thema wird auch ausführlich im Buch „ERP-System einführen – Einfacher gesagt als getan?“ beschrieben, das zu einer gemeinsamen Gesprächsbasis für die Mitarbeiterentwicklung im ERP-Bereich beiträgt.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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